干部人事档案出入库制度

PAGE干部人事档案出入库制度一、总则（一）目的为了加强干部人事档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，规范干部人事档案的出入库流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有干部人事档案的管理。（三）基本原则1.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保干部人事档案信息不泄露。2.规范操作原则：明确档案出入库的流程和要求，确保操作规范、严谨。3.高效服务原则：在保证档案安全和规范的前提下，为档案使用部门提供高效、便捷的服务。二、档案入库管理（一）档案接收准备1.接收通知：在接收干部人事档案前，档案管理部门应提前与档案移交部门沟通，确定档案移交的时间、地点和方式，并发出接收通知。2.人员安排：安排专人负责档案接收工作，接收人员应熟悉档案管理业务，具备良好的责任心和保密意识。3.场地准备：清理档案接收场地，确保场地整洁、安全，具备存放档案的条件。（二）档案清点核对1.档案数量核对：档案接收人员与移交人员按照档案清单逐一核对档案数量，确保档案数量准确无误。2.档案内容核对：对档案的完整性进行检查，核对档案材料是否齐全、完整，有无缺页、破损等情况。3.档案信息核对：核对档案中的个人基本信息、履历信息、考核信息等是否准确一致，与档案清单中的信息进行比对。（三）档案整理编目1.档案整理：对接收的档案进行整理，按照档案管理的有关规定，对档案材料进行分类、排序、编目等工作。2.档案编目：编制档案目录，包括档案编号、姓名、性别、出生日期、档案内容等信息，确保档案目录清晰、准确。（四）档案入库存放1.档案上架：将整理编目的档案按照档案编号顺序上架存放，确保档案存放有序，便于查找和管理。2.库房管理：加强档案库房的管理，保持库房清洁、通风、防潮、防虫等，确保档案安全。三、档案出库管理（一）档案借阅申请1.借阅申请：因工作需要借阅干部人事档案的部门或个人，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、借阅原因、借阅时间等信息。2.审批流程：档案借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门负责人根据档案借阅的必要性和保密性等因素进行审批，审批通过后方可办理借阅手续。（二）档案借阅登记1.借阅登记：档案管理部门根据审批通过的借阅申请表，对档案借阅情况进行登记，包括借阅时间、借阅人姓名、档案名称、归还时间等信息。2.借阅凭证发放：为借阅人发放档案借阅凭证，借阅人凭借阅凭证领取档案。（三）档案借阅发放1.档案发放：档案管理人员根据借阅登记情况，从档案库房中取出相应档案，交借阅人当面核对档案数量和内容。2.借阅期限告知：向借阅人明确档案借阅期限，提醒借阅人按时归还档案。（四）档案归还管理1.档案归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。2.归还登记：对档案归还情况进行登记，注明归还时间、档案状态等信息。3.档案入库：核对无误后，将归还的档案及时入库上架存放。四、档案查阅管理（一）查阅申请1.查阅申请：因工作需要查阅干部人事档案的部门或个人，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、查阅原因、查阅内容等信息。2.审批流程：档案查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门负责人根据档案查阅的必要性和保密性等因素进行审批，审批通过后方可办理查阅手续。（二）查阅登记1.查阅登记：档案管理部门根据审批通过的查阅申请表，对档案查阅情况进行登记，包括查阅时间、查阅人姓名、档案名称、查阅内容等信息。2.查阅凭证发放：为查阅人发放档案查阅凭证，查阅人凭查阅凭证在指定地点查阅档案。（三）查阅现场管理1.查阅地点：档案查阅应在档案管理部门指定的查阅地点进行，查阅地点应具备良好的环境条件和安全设施。2.查阅要求：查阅人应遵守档案查阅的相关规定，不得在查阅现场拍照、复印、摘抄档案内容，不得擅自将档案带出查阅地点。3.监督管理：档案管理人员应在查阅现场进行监督，确保查阅过程规范、有序。（四）查阅结果处理1.查阅记录：查阅人查阅档案后，档案管理人员应对查阅情况进行记录，包括查阅内容、查阅结论等信息。2.查阅报告：根据查阅情况，档案管理人员可撰写查阅报告，为相关部门提供参考依据。3.档案归位：查阅结束后，档案管理人员应将档案及时归位，确保档案安全。五、档案转递管理（一）转递申请1.转递申请：因干部工作调动、离职等原因需要转递干部人事档案的，应由档案转出部门填写档案转递申请表，注明转递原因、转递对象、转递地点等信息。2.审批流程：档案转递申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门负责人根据档案转递的必要性和相关规定进行审批，审批通过后方可办理转递手续。（二）转递材料准备1.档案整理：对需要转递的档案进行整理，确保档案材料齐全、完整，符合转递要求。2.密封包装：将整理好的档案进行密封包装，并在封口处加盖档案管理部门公章。（三）转递方式选择1.专人送取：对于近距离的档案转递，可安排专人送取档案，确保档案安全。2.机要交通：对于较远地区的档案转递，应通过机要交通方式进行转递，确保档案传递的安全性和保密性。（四）转递登记与跟踪1.转递登记：档案管理部门对档案转递情况进行登记，包括转递时间、转递方式、转递对象、接收单位等信息。2.跟踪查询：定期跟踪档案转递情况，确保档案按时、安全送达接收单位。如发现档案转递过程中出现问题，应及时与相关部门沟通协调，采取措施解决问题。六、档案安全与保密管理（一）安全管理1.库房安全：加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保库房安全。2.人员安全：档案管理人员应具备安全意识，遵守安全操作规程，确保自身安全。在档案出入库过程中，应注意防止档案丢失、损坏等情况发生。3.应急处置：制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。如发生档案安全事故，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。（二）保密管理1.保密制度：建立健全档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.保密措施：对档案库房、查阅地点等进行保密管理，限制无关人员进入。在档案出入库、查阅、转递等过程中，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。3.监督检查：定期对档案保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。对违反档案保密制度的行为，应依法依规进行处理。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本职责1.负责干部人事档案的接收、整理、编目、入库、保管、查阅、转递等工作。2.严格遵守档案管理的相关法律法规和行业标准，确保档案管理工作规范、有序。3.加强对档案管理人员的业务培训和职业道德教育，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）档案接收人员职责1.负责与档案移交部门沟通协调，做好档案接收的准备工作。2.按照规定对接收的档案进行清点核对、整理编目等工作，确保档案质量。3.将整理编目的档案及时入库存放，做好库房管理工作。（三）档案借阅管理人员职责1.负责受理档案借阅申请，对借阅申请进行审核、登记等工作。2.按照规定发放档案借阅凭证，办理档案借阅手续。3.对档案借阅情况进行跟踪管理，提醒借阅人按时归还档案。（四）档案查阅管理人员职责1.负责受理档案查阅申请，对查阅申请进行审核、登记等工作。2.按照规定发放档案查阅凭证，安排查阅地点，做好查阅现场管理工作。3.对档案查阅情况进行记录，撰写查阅报告，为相关部门提供参考依据。（五）档案转递管理人员职责1.负责受理档案转递申请，对转递申请进行审核、登记等工作。2.按照规定对需要转递的档案进行整理、密封包装等工作。3.选择合适的转递方式进行档案转递，并对转递情况进行跟踪查询，确保档案安全送达接收单位。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部应建立档案管理监督检查机制，定期对干部人事档案出入库制度的执行情况进行监督检查。2.监督检查内容包括档案出入库流程的规范性、档案管理人员的职责履行情况、档案安全与保密措施的落实情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门和人员限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理考核评价制度，对档案管理部门和档案管理人员的工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理工作的质量、效率、安