图书馆相关档案管理制度

PAGE图书馆相关档案管理制度一、总则（一）目的为加强图书馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在图书馆各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于图书馆全体工作人员及与图书馆业务相关的各类档案管理。（三）档案定义本制度所指档案是图书馆在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：图书馆档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映图书馆的工作实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立图书馆档案管理室，负责图书馆档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查找和利用。3.负责档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.按照规定办理档案的查阅、借阅、归还等手续，对档案利用情况进行登记和统计。5.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整。2.在工作活动中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行分类整理，定期移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.图书馆行政管理文件，包括上级文件、馆务会议记录、工作计划、总结、报告等。2.业务工作文件，如图书采购合同、编目数据、读者借阅记录、图书馆评估材料等。3.基本建设文件，如图书馆新建、扩建、改建项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件等。4.设备仪器文件，如设备采购合同、设备说明书、设备竣工验收文件等。5.科研项目文件，如图书馆科研项目的立项申请书、研究报告、成果鉴定文件等。6.声像档案，如图书馆活动照片、录像、录音等。7.电子档案，如办公自动化系统产生的电子文件、数据库备份等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理规范。2.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件目录。3.按照分类顺序进行装订、上架，建立档案实体分类体系。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.行政管理类：包括上级文件、馆务会议记录、工作计划、总结、报告等。2.业务工作类：包括图书采购、编目、流通、参考咨询等业务文件。3.基本建设类：包括图书馆新建、扩建、改建项目文件。4.设备仪器类：包括设备采购、验收、使用、维护等文件。5.科研项目类：包括图书馆科研项目文件。6.声像档案类：包括图书馆活动照片、录像、录音等。7.电子档案类：包括办公自动化系统产生的电子文件、数据库备份等。（二）编号规则1.采用年度类别顺序号的编号方法。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“XZ”表示行政管理类。4.顺序号：用四位数字表示，如“0001”。5.例如：“2023XZ0001”表示2023年行政管理类的第1份文件。五、档案的保管（一）保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等保管条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映图书馆主要职能活动和历史面貌的，对图书馆工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：凡是反映图书馆一般工作活动，在较长时间内对图书馆工作有查考利用价值的档案。保管期限为1年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映图书馆局部工作活动，并在较短时间内对图书馆工作有查考利用价值的档案。保管期限为1年以内。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。六、档案的利用（一）查阅规定1.本馆工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理室查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，经图书馆分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案，须经图书馆主要领导批准。3.查阅档案应在档案管理室内进行，不得擅自将档案带出室外。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。（二）借阅规定1.本馆工作人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。4.借阅期满，应按时归还档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（三）利用登记1.对档案的查阅、借阅等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案内容等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，并向上级主管部门报告。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合图书馆实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.档案价值评估：根据档案的来源、内容、时间、形式等因素，对档案的价值进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经图书馆分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并对销毁过程进行记录。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息，保存备查。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立图书馆档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为图书馆各项工作提供有力的信息支持。（二）数据录入与维护1.对馆藏档案进行全面数字化录入，建立档案数据库。2.指定专人负责档案数据的录入工作，确保数据的准确性和完整性。3.定期对档案数据库进行维护，更新数据信息，保证数据的时效性。（三）信息安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强