行政文书档案管理标准模板

行政文书档案管理标准模板适用范围与应用场景标准化操作流程一、文件收集与分类操作步骤：明确收集范围：根据组织职能及档案管理制度，确定需归档的文件类型，包括但不限于：综合管理类：上级文件、内部通知、会议纪要、工作计划与总结；人事管理类：员工入职材料、劳动合同、培训记录、奖惩文件；财务管理类：预算报告、财务分析、审计报告（避免使用“发票”等敏感词）；项目管理类：立项申请、项目方案、进度报告、验收报告；合同管理类：各类协议、合同文本及补充文件。定期收集：各部门指定档案联络员，每月末对本部门产生的文件进行初步整理，并于次月5日前提交至行政档案管理部门。分类整理：档案管理员按“一级分类+二级分类”规则对文件进行分类：一级分类按部门或职能划分（如“综合部”“人力资源部”“财务部”）；二级分类按文件类型划分（如“通知类”“会议类”“合同类”）。示例：“综合部-2023-会议纪要-001”。二、文件整理与编号操作步骤：检查文件完整性：核对文件是否齐全，手续是否完备（如签字、盖章），对缺失材料的文件及时退回原部门补充。规范文件格式：纸质文件统一使用A4纸，字迹清晰，避免使用圆珠笔书写；电子文件命名格式为“部门-年份-文件类型-序号-名称”（如“人力资源部-2023-员工履历-001-”）。编制档案编号：采用“分类代码+年份+流水号”规则，分类代码需唯一对应一级分类。分类代码示例：综合部（ZL）、人力资源部（RL）、财务部（CW）、项目部（XM）；流水号按年度重新编排，从“001”开始依次递增。最终编号示例：“ZL-2023-会议纪要-001”。三、档案录入与登记操作步骤：信息登记：将档案信息录入《档案登记总表》（见表1），内容包括文件名称、编号、形成部门、形成日期、页数、保管期限、存放位置、备注等关键字段。电子化备份：纸质档案扫描为PDF格式，电子档案存储于专用服务器，建立“档案编号-电子文件”对应关系，保证纸质与电子档案一致。建立检索目录：按分类层级电子检索目录，支持按文件名称、编号、日期、关键词等多维度查询。四、档案保管与维护操作步骤：存放管理：纸质档案存放于专用档案柜，按编号顺序排列，标注清晰分类标签；电子档案定期（每季度）进行本地备份与云端备份，备份数据至少保存2份。环境控制：档案室需保持温度（18-22℃）、湿度（45%-60%）适宜，配备防火、防潮、防虫、防盗设备，定期检查并记录环境参数。定期清点：档案管理员每半年对档案进行一次全面清点，核对实物与登记信息是否一致，对缺失档案及时追查并记录。五、档案利用与借阅操作步骤：借阅申请：因工作需要借阅档案时，借阅人需填写《档案借阅申请表》（见表2），注明借阅档案名称、编号、借阅事由、借阅期限及用途，经部门负责人审批后提交档案管理部门。借阅登记：档案管理员核对申请表信息，与借阅人当面检查档案完整性，办理借阅登记手续，明确归还日期。归还与检查：借阅到期后，借阅人需及时归还档案，档案管理员检查档案是否完好、有无涂改，确认无误后注销借阅记录。特殊档案管理：涉及保密、敏感信息的档案，需经分管领导审批，借阅时限不超过3个工作日，且仅限在档案室查阅，不得带出。六、档案鉴定与销毁操作步骤：到期鉴定：档案管理员每年对到期档案进行鉴定，根据《档案保管期限表》确定是否继续保存或销毁。销毁审批：对拟销毁档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》（见表3），经行政负责人、分管领导审批后，方可执行销毁。销毁执行：销毁时需由2名以上人员监销，保证档案信息无法恢复，销毁后在《档案销毁清单》上签字确认，清单保存期限不少于10年。核心管理工具表单表1：档案登记总表档案编号文件名称形成部门形成日期页数保管期限存放位置备注ZL-2023-0012023年度工作计划综合部2023-01-05810年A柜-01层含部门负责人签字RL-2023-001员工履历表人力资源部2023-02-155永久B柜-03层表2：档案借阅申请表借阅人部门借阅日期档案名称档案编号借阅事由借阅期限归还日期审批人*项目部2023-05-10项目验收报告XM-2023-005项目复盘3天2023-05-13*表3：档案销毁清单档案编号文件名称形成日期保管期限销毁原因监销人销毁日期备注CW-2020-0012020年度财务分析2020-12-3110年已到期无保存价值赵六、钱七2023-06-15关键管理要点与风险提示文件完整性保障：归档文件必须为最终版本，草稿、重复文件需剔除，保证档案的真实性与权威性；对关键文件（如合同、人事任免）需核对原件与复印件的一致性。编号规则统一性：档案编号一旦确定不得随意修改，新增档案需严格按规则编号，避免重复或遗漏；若需调整分类体系，需经档案管理部门备案并通知各部门执行。电子档案安全：电子档案需设置访问权限，定期查杀病毒，防止数据泄露或损坏；重要电子档案建议刻录成光盘进行异地备份。借阅权限控制：严格执行“谁借阅、谁负责”原则，借阅人不得擅自复制、涂改、抽取档案；对借阅频繁的档案可优先进行数字化，减少纸质档案损耗。销毁合规性：严禁擅自销毁档案，