行政后勤服务标准化操作手册

行政后勤服务标准化操作手册一、办公环境维护标准化流程适用范围适用于公司各办公区域（含会议室、走廊、茶水间、前台等）的日常清洁、绿植养护、环境秩序维护等工作，保证办公环境整洁、有序、舒适。操作步骤清洁前准备后勤人员每日8:30前到岗，检查清洁工具（拖把、抹布、清洁剂、垃圾袋等）是否齐全、完好，确认当日清洁区域计划（按楼层/区域划分）。准备“清洁中”提示牌，放置于清洁区域入口，避免员工误入。分区清洁执行办公桌面与设施：用微湿抹布擦拭员工桌面（避开私人文件、物品），清洁文件柜、抽屉表面；电脑键盘、鼠标用专用清洁剂擦拭，保证无灰尘、污渍。地面清洁：干拖把拖干地面（避免湿滑），重点清理茶水间、走廊等易脏区域；若有污渍，用中性清洁剂局部处理后再拖净。公共区域：擦拭茶水间台面、微波炉、饮水机表面，清理垃圾桶（垃圾袋需扎紧，更换新袋）；整理报刊架，将报纸、杂志归类摆放。绿植养护每周一、周四上午9:00-10:00进行绿植养护：浇水（土壤湿润即可，避免积水）、擦拭叶片灰尘，检查是否有枯叶、病虫害。发觉问题绿植（如发黄、虫害），及时移至室外处理或更换，并记录在《绿植养护记录表》中。环境秩序维护每日17:00前，将公共区域座椅归位，整理散落的文具、宣传资料；关闭未使用的照明设备（如会议室、空置办公室），节约用电。检查与反馈后勤主管*每日随机抽查2-3个区域，使用《办公环境日常维护记录表》记录检查情况（地面清洁度、桌面整洁度、绿植状态等）。对不合格项（如地面有水渍、垃圾桶未清理），要求清洁人员1小时内整改，并于次日复查确认。模板表格：办公环境日常维护记录表日期区域清洁项目执行人检查人问题描述整改情况备注2023-10-013楼办公区地面清洁张*李*走廊有水渍已拖净2023-10-01会议室A桌面擦拭王*李*有咖啡渍已清洁员工使用后未清理注意事项清洁时尽量避开员工工作时间（如优先安排午休后、下班后），减少对办公的干扰。绿植养护时禁止挪动员工办公桌上的盆栽，避免影响员工工作。发觉设施损坏（如灯具不亮、水管漏水），立即上报后勤主管*，并协助联系维修。二、办公用品管理规范适用范围适用于员工因工作需要申领笔、本、文件夹、打印纸等办公用品，以及后勤部门对办公用品的采购、入库、发放、库存管理等工作，保证物资合理配置、高效使用。操作步骤需求提交员工通过OA系统“办公用品申领”模块提交申请，填写物品名称、规格、数量、申领原因（必填），部门负责人*审批截图。库存核查后勤人员*收到申请后，登录《办公用品库存台账》查询库存：若库存充足，直接进入发放流程；若库存不足，填写《办公用品采购申请表》（注明物品名称、规格、预估数量、供应商），经后勤主管*审批后交采购部门。发放登记员工凭OA审批截图至后勤仓库领取物品，后勤人员*核对物品信息（名称、数量、规格），双方在《办公用品申领与发放登记表》上签字确认。发放时需提醒员工“按需申领，杜绝浪费”，对非必需品（如豪华笔记本）可建议替代。库存更新每日17:00前，后勤人员*根据发放记录更新《办公用品库存台账》，保证“账实一致”（如发放10包A4纸，台账库存相应减少）。定期盘点每月最后一个工作日，后勤主管*组织全员盘点，编制《月度办公用品盘点表》，对盘盈（实际库存>台账库存）、盘亏（实际库存<台账库存）情况分析原因（如发放漏记、损坏），并上报行政部。模板表格：办公用品申领与发放登记表日期申领部门申领人物品名称规格数量发放人领取时间库存余量2023-10-02市场部赵*A4纸80g5包钱*14:3020包2023-10-02研发部孙*签字笔黑色2支钱*15:008支注意事项申领需按“实际工作需求”，严禁虚假申领或囤积办公用品。低值易耗品（如笔、本、便利贴）每月限领1次，耐用物品（如计算器、文件夹）以“坏换新”（需提交损坏物品）。采购需选择合格供应商，保证物品质量（如打印纸克数达标、笔出水流畅）。三、会议服务标准化操作适用范围适用于公司内部会议（部门例会、项目推进会）及外部会议（客户洽谈会、行业研讨会）的场地布置、设备调试、茶水准备等会务保障工作，保证会议顺利、高效。操作步骤会议需求确认会议组织者提前2个工作日通过OA系统提交《会议服务申请表》，注明：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人数）；服务需求（场地布置形式：U型/课桌式/圆桌式、设备：投影仪/麦克风/白板、特殊需求：横幅/座签/茶歇）。场地与设备准备提前1天布置场地：调试设备（投影仪清晰度、麦克风音量、空调温度22-26℃）；摆放座椅（按参会人数+5%空位预留，桌间距≥80cm）；准备会议资料（议程、签到表）放置于桌面右上角；悬挂横幅（内容需经会议组织者确认，位置居中、无褶皱）。茶水与物资准备会议开始前30分钟：准备茶水（矿泉水常温/根据需求加热，茶杯已消毒，茶叶为绿茶/红茶）；若需茶歇，摆放小份点心（饼干、坚果）、水果（切盘，标注“自助取用”）于会场侧边。现场服务会议开始前10分钟，引导参会人员签到，发放会议资料；会议期间，后勤人员*在场外待命，及时处理突发情况：设备故障：5分钟内更换备用设备（如备用投影仪、麦克风电池）；茶水不足：10分钟内补充（矿泉水按每人2瓶准备）。会后整理会议结束后30分钟内：清理会场（回收茶杯、资料，擦拭桌椅，关闭设备电源）；整理《会议服务保障清单》（记录会议信息、服务内容、设备使用情况、反馈意见），反馈给会议组织者确认。模板表格：会议服务申请表会议名称2023年第三季度销售总结会时间2023-10-1014:00-16:00地点3楼大会议室组织者销售部*经理参会人数25人设备需求投影仪、无线麦克风、白板特殊需求横幅（内容：“2023年Q3销售总结会”）、座签（按部门排列）申请日期2023-10-08注意事项重要会议（如客户洽谈、高层会议）需提前1天彩排设备，保证无故障。茶歇需注意食品卫生（点心密封保存、水果新鲜），避免提供易过敏食物（如花生、海鲜）。禁止在会议期间随意进入会场，如需送物资需提前与组织者沟通。四、访客接待规范指引适用范围适用于外部访客（客户、合作伙伴、应聘者、人员等）到访公司时的接待、引导、信息登记等工作，展现公司专业、友好的形象。操作步骤访客预约对接部门员工*提前1个工作日通过OA系统提交《访客接待申请表》，注明：访客信息（姓名、单位、职务、联系方式）；到访时间、预计停留时长、事由；对接人员及部门。后勤部确认后回复“预约成功”，并同步至前台。到店接待访客到访后，前台接待员主动起身问候：“您好，请问是公司先生/女士吗？我是前台，已收到您的预约，请稍等。”引导访客至等候区，递上瓶装水（已开封的需更换），并提供公司宣传册（可选）。身份核实与登记核对访客证件号码件（与预约信息一致），在《访客接待登记表》上记录：姓名、单位、职务、到访时间、事由、对接人员、预计离开时间。发放《访客证》（佩戴于左胸前，注明“访客”字样），提醒“访客证仅限当日使用，离店时请归还”。引导与陪同对接人员到达后，前台接待员引导访客至对接部门，途中简要介绍：“这边是会议室，那边是茶水间，请小心台阶。”若访客需等待，告知预计等待时间，并提供茶水（如需）。送别与记录访客离开时，对接人员送至公司门口，前台接待员收回《访客证》，在《访客接待登记表》上填写实际离开时间。每日下班前，整理《访客接待登记表》，确认无遗漏后归档。模板表格：访客接待登记表日期访客姓名单位职务到访时间离开时间事由对接人员前台接待员2023-10-09周**科技有限公司总经理09:3010:15项目洽谈李*王*2023-10-09吴**人力资源公司顾问14:0015:30应聘面试张*王*注意事项前台接待员需着工装、化淡妆，保持微笑，使用礼貌用语（如“您好”“请”“谢谢”）。禁止泄露公司内部信息（如部门人数、未公开项目、财务数据）。重要访客（如大客户、领导）需提前通知对接部门负责人到场迎接。五、固定资产管理标准化流程适用范围适用于公司办公设备（电脑、打印机、投影仪）、家具（办公桌、文件柜）等固定资产的入库、领用、调拨、维护、盘点等工作，保证资产安全、完整、合理使用。操作步骤入库登记新购固定资产到货后，后勤人员*与采购人员共同核对实物（名称、规格、数量、型号）与采购清单一致，确认无误后填写《固定资产入库单》。录入《固定资产管理台账》，唯一资产编号（格式：年份-部门-序号，如“2023-销售-001”），粘贴资产标签（于设备显眼位置）。领用审批员工需领用固定资产时，填写《固定资产领用申请表》，部门负责人*审批后交后勤部。后勤人员*根据台账发放领用，领用人签字确认，台账更新“使用部门”“责任人”“领用日期”信息。日常维护每月第一个周一，后勤人员*对各部门固定资产进行检查：电脑：运行速度、系统更新、杀毒软件状态；打印机：硒鼓余量、卡纸情况、清洁状况；家具：桌椅稳定性、抽屉是否顺畅。填写《固定资产月度检查表》，发觉问题（如设备卡顿、桌椅损坏）及时联系维修，并记录维修时间、内容、费用。调拨与报废调拨：因部门调整需调拨资产时，调入部门填写《固定资产调拨申请表》，经原使用部门、调入部门负责人及后勤主管*审批后，更新台账（变更“使用部门”“责任人”）。报废：无法使用的资产（如电脑老化无法维修、桌椅损坏无法修复），由使用部门提交《固定资产报废申请表》，后勤人员*鉴定（确认无维修价值）后，经审批后报废，台账注销“资产编号”。定期盘点每季度末，后勤主管*组织全员盘点，使用《季度固定资产盘点表》核对台账与实物：盘盈（实物>台账）：分析原因（如漏录入库），补充台账；盘亏（实物<台账）：分析原因（如遗失、损坏），追究责任人（按公司规定赔偿），更新台账。模板表格：固定资产管理台账资