如何规范外包业务制度

PAGE如何规范外包业务制度一、总则（一）目的为加强公司外包业务管理，规范外包业务流程，防范外包业务风险，保障公司合法权益，提高外包业务质量和效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外包业务活动，包括但不限于信息技术外包、业务流程外包、人力资源外包等。（三）基本原则1.合法合规原则：外包业务活动必须遵守国家法律法规及行业标准，确保公司合法经营。2.风险可控原则：对外包业务风险进行全面评估和有效控制，避免因外包导致公司利益受损。3.质量保障原则：明确外包服务质量标准，加强对外包商的监督和管理，确保外包业务质量达到公司要求。4.成本效益原则：在保证外包业务质量的前提下，合理控制外包成本，提高公司经济效益。二、外包业务的分类与定义（一）信息技术外包指公司将信息技术相关的部分或全部工作委托给专业的信息技术服务提供商，包括软件开发、系统维护、数据处理、网络管理等。（二）业务流程外包指公司将部分或全部业务流程委托给外部专业机构进行管理和运作，如财务流程外包、物流流程外包、客户服务流程外包等。（三）人力资源外包指公司将人力资源管理的部分职能委托给专业的人力资源服务机构，如招聘外包、培训外包、薪酬福利外包、社保代理等。三、外包业务的流程管理（一）外包需求评估1.业务部门提出需求：各业务部门根据工作需要，提出外包业务需求，填写《外包业务需求申请表》，详细说明外包业务的内容、范围、目标、时间要求、预算等。2.需求审核与分析：公司相关部门对业务部门提交的外包需求进行审核和分析，评估外包业务的必要性、可行性、风险等。审核内容包括但不限于业务需求的合理性、与公司战略目标的一致性、成本效益分析、对公司现有业务的影响等。3.确定外包业务范围：根据审核结果，确定外包业务的具体范围，并明确外包业务的关键绩效指标（KPI）。（二）外包商选择与评估1.制定外包商筛选标准：根据外包业务的特点和要求，制定外包商筛选标准，包括但不限于外包商的资质、信誉、业绩、技术能力、服务质量、价格水平、售后服务等。2.发布招标信息：通过公司内部网站、行业媒体、专业招标平台等渠道发布外包业务招标信息，邀请符合条件的外包商参与投标。招标信息应明确外包业务的要求、投标截止时间、评标标准等。3.外包商报名与资格审查：外包商按照招标信息要求报名，提交相关资料。公司对报名的外包商进行资格审查，筛选出符合条件的外包商进入评标环节。4.评标与定标：组织相关部门和专家组成评标小组，按照评标标准对进入评标环节的外包商进行评标。评标过程应严格按照规定程序进行，确保公平、公正、公开。根据评标结果，确定中标外包商，并签订外包合同。（三）外包合同签订1.合同起草与审核：由公司法律部门或专业律师根据评标结果起草外包合同，明确双方的权利和义务、服务内容、服务标准、服务期限、价格条款、付款方式、保密条款、违约责任、争议解决方式等。合同起草完成后，提交公司相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司要求。2.合同签订与备案：审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与中标外包商签订外包合同。合同签订后，将合同副本提交公司相关部门备案，作为后续管理和监督的依据。（四）外包业务实施1.项目启动与沟通：外包合同签订后，公司与外包商共同召开项目启动会议，明确项目目标、任务分工、工作进度安排、沟通机制等。建立定期沟通机制，及时解决项目实施过程中出现的问题。2.项目监控与管理：公司指定专人负责对外包业务项目进行监控和管理，定期检查外包商的工作进展情况、服务质量、成本控制等。对外包商提交的工作成果进行审核和验收，确保符合合同要求。质量监控：制定外包服务质量标准和验收流程，对外包商的服务质量进行定期检查和评估。要求外包商定期提交服务质量报告，及时发现和解决质量问题。进度监控：建立项目进度跟踪机制，对外包业务项目的关键节点进行监控。定期召开项目进度会议，及时协调解决项目进度滞后的问题。成本监控：对外包业务项目的成本进行监控，确保外包成本控制在预算范围内。要求外包商定期提交成本报告，分析成本变动原因，采取有效措施控制成本。3.风险管理：识别和评估外包业务项目可能面临的风险，制定相应的风险应对措施。建立风险预警机制，及时发现和处理风险事件，降低风险对公司的影响。技术风险：关注信息技术发展趋势，及时评估外包业务项目可能面临的技术风险。要求外包商提供技术支持和保障措施，确保项目技术方案的可行性和稳定性。人员风险：对外包商的人员配备和人员素质进行评估，确保外包商有足够的专业人员完成项目任务。要求外包商建立人员培训和考核机制，提高人员业务水平和服务能力。法律风险：加强对外包业务合同的管理，确保合同条款符合法律法规要求。定期对外包业务进行法律合规检查，及时发现和解决法律风险问题。（五）外包业务验收1.验收申请：外包业务项目完成后，外包商向公司提交《外包业务验收申请报告》，申请验收。验收申请报告应包括项目完成情况、服务质量报告、成本结算报告、技术文档等相关资料。2.验收准备：公司成立验收小组，负责对外包业务项目进行验收。验收小组成员应包括业务部门代表、技术专家、财务人员等。验收小组根据外包合同要求和验收标准，制定验收方案，明确验收内容、验收方法、验收流程等。3.验收实施：验收小组按照验收方案对外包业务项目进行验收，包括对服务质量、工作成果、技术文档、成本结算等方面的检查。验收过程中，可要求外包商进行现场演示和说明，确保验收结果的准确性和可靠性。4.验收报告：验收完成后，验收小组出具《外包业务验收报告》，明确验收结论。验收结论分为验收合格和验收不合格两种。如验收合格，公司按照合同约定支付外包费用；如验收不合格，要求外包商限期整改，直至验收合格为止。整改期间，公司可根据合同约定扣除相应的外包费用。（六）外包业务结算1.费用结算依据：根据外包合同约定和验收结果，进行外包业务费用结算。费用结算应明确结算周期、结算方式、结算金额等。2.费用结算流程：外包商提交费用结算申请，附上相关证明材料。公司业务部门对费用结算申请进行审核，确认服务内容、服务质量、工作成果等符合合同要求。财务部门根据业务部门审核意见进行费用核算和支付。四、外包商管理（一）外包商资质审查1.基本资质要求：外包商应具备合法经营资格，具有独立法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照。2.专业资质要求：根据外包业务的特点和要求，外包商应具备相应的专业资质证书，如信息技术外包商应具备软件企业资质、系统集成资质等；业务流程外包商应具备相关行业资质认证等。3.信誉与业绩审查：查询外包商的信誉记录，了解其在行业内的口碑和声誉。审查外包商的业绩情况，包括以往承接的类似外包业务项目的完成情况、客户评价等。（二）外包商培训与指导1.公司文化与业务培训：为外包商提供公司文化、业务流程、管理制度等方面的培训，使其了解公司的要求和期望。培训方式可采用集中培训、现场指导、在线学习等多种形式。2.技术与业务指导：根据外包业务项目的需要，为外包商提供技术支持和业务指导。安排公司技术人员和业务骨干与外包商进行对接，及时解决外包商在项目实施过程中遇到的问题。（三）外包商考核与评价1.考核指标设定：根据外包合同约定和外包业务目标，设定外包商考核指标，包括服务质量、工作进度、成本控制、客户满意度等方面。考核指标应明确、具体、可量化。2.考核周期与方式：定期对外包商进行考核，考核周期可根据外包业务项目的长短确定，一般为季度或年度考核。考核方式可采用外包商自评、公司业务部门评价、客户评价相结合的方式进行。3.评价结果应用：根据考核评价结果，对外包商进行分类管理。对于考核评价优秀的外包商，给予表彰和奖励，优先考虑后续合作项目；对于考核评价不合格的外包商，发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可终止外包合同。五、保密与知识产权管理（一）保密协议签订1.在与外包商签订外包合同的同时，签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。保密协议应包括保密范围、保密期限、保密措施违约责任等内容。2.保密范围应涵盖公司的商业秘密、技术秘密、客户信息、业务数据等重要信息。（二）保密措施要求1.要求外包商建立健全保密制度，采取有效的保密措施，确保公司信息安全。保密措施应包括物理安全措施、网络安全措施、数据加密措施、人员管理措施等。2.对外包商的工作人员进行保密培训，提高其保密意识和保密技能。要求外包商工作人员签订保密承诺书，明确其保密责任。（三）知识产权归属1.在合同中明确外包业务项目所涉及的知识产权归属。对于由公司提供技术、数据等支持的外包业务项目，知识产权归公司所有；对于外包商独立完成的工作成果，知识产权归属按照合同约定执行。2.要求外包商在项目实施过程中尊重公司的知识产权，不得侵犯公司的知识产权。如因外包商原因导致公司知识产权受到侵害，外包商应承担相应的法律责任。六、监督与检查（一）内部监督机制1.建立健全公司内部监督机制，明确各部门在外包业务管理中的职责和权限。业务部门负责提出外包需求、对外包商进行日常管理和监督；采购部门负责外包商选择与招标工作；财务部门负责外包业务费用结算和成本控制；法律部门负责外包合同审核和法律风险防范。2.定期对外包业务进行内部审计和检查，检查内容包括外包业务流程执行情况、外包商管理情况、保密与知识产权管理情况、费用结算情况等。发现问题及时整改，确保外包业务规范运作。（二）外部监督与评估1.关注行业监管要求和政策变化，及时