刻章管理制度规范标准

PAGE刻章管理制度规范标准一、总则（一）目的为加强公司刻章管理，规范刻章行为，维护公司合法权益，防范印章使用风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及刻章相关事宜时的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保刻章行为合法合规。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级审批权限。3.安全保密原则：加强印章保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、印章种类及用途（一）公司公章1.用途：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于各类重要文件、合同、协议的签署，以及对外报送资料、证明等。2.使用范围：公司重大决策、对外投资、融资、合作项目、重要合同签订等。（二）法定代表人章1.用途：用于特定文件、合同等的签署，代表法定代表人的个人意志。2.使用范围：在法定代表人授权的特定文件或事项上使用。（三）财务专用章1.用途：专门用于公司财务核算、资金收付等财务业务。2.使用范围：各类财务报表、票据、支票、汇票、资金往来结算等。（四）合同专用章1.用途：专门用于公司各类合同的签订。2.使用范围：公司对外签订的各类经济合同、业务合同等。（五）部门章1.用途：用于各部门内部文件、资料的处理，以及与本部门业务相关的事项。2.使用范围：部门内部工作联系单、通知、报告等。三、印章的刻制（一）刻章申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《刻章申请表》，详细说明刻章的种类、用途、数量等信息。2.《刻章申请表》需经部门负责人审核签字，并报公司分管领导审批。（二）刻章审批1.公司分管领导根据申请事项的重要性和必要性进行审批，对于涉及公司重大事项的印章刻制，需报公司总经理批准。2.审批通过后，由行政部门负责统一办理刻章手续。（三）刻章选择1.行政部门应选择具有合法资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制。2.在与印章制作单位签订刻章合同时，应明确印章的规格、材质、字体、颜色等要求，以及双方的权利义务和保密条款。（四）印章备案1.新刻制的印章，行政部门应在刻制完成后及时到公安机关进行备案。2.备案所需材料包括《刻章申请表》、营业执照副本复印件、法定代表人身份证明复印件、印章样模等。3.行政部门应妥善保管印章备案回执，并将备案情况及时告知相关部门和人员。四、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，每枚印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。2.印章保管人员应具备责任心强、保密意识高的素质，不得擅自将印章交予他人保管或使用。（二）保管方式1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章应存放在公司保险柜中，由专人负责保管。2.部门章可根据实际情况，由部门指定专人保管，并报行政部门备案。（三）保管场所1.印章保管场所应安全可靠，具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。2.严禁将印章存放在不安全或易被盗取的地方，如无人值守的办公室、公共场所等。（四）印章交接1.印章保管人员因工作变动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章的名称、数量、交接时间、交接双方等信息。2.交接双方应在《印章交接清单》上签字确认，并经部门负责人和行政部门监交。3.行政部门应及时更新印章保管人员信息，并对印章交接情况进行备案。五、印章的使用（一）使用流程1.用章人填写《用章审批单》，详细说明用章事项、用章文件名称、用章份数、用章时间等信息。2.《用章审批单》需经部门负责人审核签字，并根据用章事项的审批权限报公司分管领导或总经理审批。3.审批通过后，用章人持《用章审批单》到印章保管人员处用章，印章保管人员应严格按照审批意见进行用章，并在《用章审批单》上登记用章情况。4.用章完毕后，用章人应及时将用章文件归档保存，并将《用章审批单》交回行政部门进行存档。（二）使用范围1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章的使用应严格按照本制度规定的使用范围进行，不得超出规定范围使用。2.部门章的使用应仅限于本部门内部业务，不得对外使用。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.如因特殊情况需要在空白纸张上加盖印章，必须经公司总经理批准，并在用章后及时跟踪用章文件的使用情况，确保印章安全。3.印章使用应严格遵循“谁审批、谁负责”的原则，审批人应对用章事项的真实性、合法性负责。六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用的。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用程序1.印章保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因，并报部门负责人和行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报公司分管领导或总经理批准。3.批准后，行政部门应及时通知相关部门和人员停止使用该印章，并收回印章。（三）销毁程序1.对于停用的印章，行政部门应组织专人进行销毁。2.销毁印章时，应填写《印章销毁清单》，详细记录印章的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。3.销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。4.《印章销毁清单》需经部门负责人、行政部门负责人和公司分管领导签字确认，并进行存档。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.行政部门负责定期对公司印章的保管、使用情况进行监督检查，确保印章管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括印章保管是否安全、使用是否规范、审批手续是否齐全等。3.对于检查中发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自刻章、使用印章、保管印章不当等行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.如因印章管理不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相