物资采购制度及流程规范

PAGE物资采购制度及流程规范一、总则（一）目的为了加强公司物资采购管理，规范采购行为，确保采购物资的质量和供应及时性，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证物资质量和供应的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。4.及时性原则：根据公司生产经营需要，及时采购所需物资，确保生产经营活动的顺利进行。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应根据公司年度生产经营计划、销售计划等，结合本部门实际工作需要，提前对物资需求进行预测。2.需求预测应考虑市场变化、技术发展、生产计划调整等因素，确保预测的准确性和合理性。（二）采购计划编制1.各部门根据需求预测结果，填写《物资采购计划表》，详细列出所需物资的名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.《物资采购计划表》应经部门负责人审核签字后，于每月[具体日期]前报送至采购部门。3.采购部门收到各部门报送的《物资采购计划表》后，进行汇总整理，并结合库存情况，编制公司月度采购计划。（三）采购计划审批1.公司月度采购计划编制完成后，应提交至公司领导审批。2.公司领导根据公司实际情况和资金状况，对采购计划进行审批，审批通过后方可组织实施采购。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.根据采购物资的类别和需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察和评估。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备状况、质量管理体系、人员配备等。评估指标包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等。3.采购部门根据实地考察和评估结果，选择合适的供应商，并与其签订《采购合同》。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价与考核，评价周期为[具体周期]。2.评价内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。3.考核指标应根据不同物资类别和供应商特点进行设定，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.对于考核结果为优秀的供应商，可给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等；对于考核结果为不合格的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应终止合作。（三）供应商信息管理1.采购部门应建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价与考核结果等内容。2.供应商信息档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。3.采购部门应根据供应商信息档案，对供应商进行动态管理，及时调整采购策略和合作方式。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据已审批的采购计划，填写《物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息。2.《物资采购申请表》应经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到各部门提交的《物资采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，应提交至公司领导审批。3.审批通过后的采购申请，采购部门方可组织实施采购。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争激烈的物资采购项目。采购部门应按照国家相关法律法规和公司内部招标管理规定，组织招标活动，确定中标供应商。询价采购：适用于采购金额较小、市场供应充足、价格相对透明的物资采购项目。采购部门应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价和产品质量，选择合适的供应商进行采购。竞争性谈判采购：适用于采购物资的规格、标准不明确，或者采购项目具有特殊性，需要与供应商进行谈判确定采购价格和条款的情况。采购部门应组织相关部门与供应商进行谈判，确定最终采购方案。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的情况。采购部门应按照公司内部单一来源采购管理规定，办理相关审批手续后进行采购。2.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，确保采购物资按时、按质、按量供应。3.采购人员应严格按照采购合同约定的条款进行采购，不得擅自变更采购内容和条款。如因特殊情况需要变更采购合同，应及时与供应商协商，并报公司领导审批。（四）验收入库1.物资到货后，采购部门应及时通知质量检验部门和使用部门进行验收。2.质量检验部门按照相关质量标准和检验规范，对采购物资的质量进行检验，检验合格后方可办理入库手续。3.使用部门根据采购合同和实际需求，对采购物资的数量、规格型号、外观等进行验收，验收合格后在《物资验收单》上签字确认。4.采购部门根据质量检验部门和使用部门的验收结果，办理物资入库手续。入库物资应按照类别、规格型号、批次等进行分类存放，并做好标识和记录。（五）付款结算1.采购部门应在物资验收入库后，及时与供应商核对采购金额和发票信息，并办理付款结算手续。2.付款结算应按照采购合同约定的付款方式和期限进行，不得擅自拖延付款。3.对于符合预付款条件的采购项目，采购部门应按照公司内部预付款管理规定，办理预付款手续，并跟踪采购进度，确保预付款的安全和有效使用。4.财务部门应根据采购合同和验收单、发票等凭证，审核采购付款申请，确保付款金额的准确性和合法性。审核通过后，按照公司财务管理制度进行付款。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.风险识别应结合公司采购业务特点和实际情况，采用多种方法进行，如问卷调查、案例分析、专家咨询等。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，应采取风险规避措施，如放弃采购项目、更换采购方式等。风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度较小的风险，可以采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善采购合同条款、增加质量检验频次等。风险转移：对于一些可以通过保险、担保等方式转移的风险，应采取风险转移措施，如购买货物运输保险、要求供应商提供银行保函等。风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，可以采取风险接受措施，如建立风险预警机制，及时关注风险变化情况。2.采购部门应定期对风险应对措施的实施效果进行评估，根据评估结果及时调整风险应对策略。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对物资采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计监督应采用定期审计和专项审计相结合的方式，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。（二）纪检监察监督1.公司纪检监察部门应加强对物资采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。2.纪检监察部门应建立举报机制，鼓励员工对采购过程中的不正当行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（三）采购部门自查1.采购部门应定期对本部门的采购工作进行自