移动档案柜管理制度规范

PAGE移动档案柜管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司移动档案柜的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有使用移动档案柜的部门和个人。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案在存储和移动过程中的安全，防止档案信息泄露。2.规范有序原则：对移动档案柜的使用、维护等进行规范，保证档案管理工作有序开展。3.高效利用原则：便于档案的查找、调阅，提高档案利用效率。二、移动档案柜的配置与管理（一）配置标准1.根据公司档案存储需求，合理配置移动档案柜的数量、规格和型号。2.移动档案柜应具备良好的密封性、防火性、防盗性等。（二）采购与验收1.由档案管理部门提出移动档案柜的采购申请，经相关领导审批后进行采购。2.采购到货后，由档案管理部门、使用部门等共同进行验收，检查其质量、规格等是否符合要求。（三）标识与编号1.在移动档案柜显著位置粘贴标识，注明存放档案的类别、年份等信息。2.为每个移动档案柜进行编号，建立档案柜与档案存放信息的对应关系。（四）存放环境1.移动档案柜应存放在干燥、通风、防火、防盗的专用档案库房。2.库房温度应保持在适宜范围（一般为14℃24℃），相对湿度保持在45%60%。三、档案存储管理（一）档案分类存放1.按照档案的类别、性质、年份等进行分类，分别存放在不同的移动档案柜或同一档案柜的不同区域。2.遵循便于查找和管理的原则，对档案进行有序排列。（二）档案存放要求1.档案应整齐排列在移动档案柜内，不得随意堆放。2.对于纸质档案，应保持平整，避免折叠、破损；对于电子档案，应存储在专用存储设备中，并做好备份。（三）档案存储记录1.建立档案存储台账，详细记录档案在移动档案柜中的存放位置、数量、类别等信息。2.定期对档案存储情况进行核对，确保台账与实际存放情况一致。四、移动档案柜使用管理（一）使用申请1.各部门因工作需要使用移动档案柜时，应填写使用申请表，注明使用时间、档案柜编号、使用目的等。2.使用申请表经部门负责人审批后，提交档案管理部门。（二）使用权限1.档案管理部门根据审批后的申请表，为申请人分配相应的移动档案柜使用权限。2.未经授权，任何人不得擅自使用移动档案柜。（三）使用流程1.申请人凭有效证件到档案管理部门领取移动档案柜钥匙。2.在规定时间内使用移动档案柜，使用完毕后及时归还钥匙，并将档案整理归位。3.使用过程中应轻开轻关移动档案柜，避免损坏。（四）多人使用规定1.若多人同时使用一个移动档案柜，应明确使用顺序和各自负责的档案区域。2.使用完毕后，共同对档案柜进行整理和检查。五、移动档案柜维护管理（一）日常维护1.档案管理人员应定期对移动档案柜进行清洁，保持外观整洁。2.检查移动档案柜的锁具、滑轮等部件，确保其正常使用。（二）故障维修1.发现移动档案柜出现故障时，使用部门应及时通知档案管理部门。2.档案管理部门安排专业人员进行维修，记录维修情况和维修结果。（三）定期检查1.每年定期对移动档案柜进行全面检查，包括结构完整性、密封性等。2.根据检查结果，对存在问题的移动档案柜及时进行维修或更换。六、档案安全管理（一）防盗措施1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保安全。2.移动档案柜钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。（二）防火措施1.档案库房应配备灭火设备，并定期检查其有效性。2.严禁在档案库房内吸烟和使用明火。（三）防潮防虫措施1.采取防潮措施，如放置干燥剂等，防止档案受潮。2.定期对档案进行检查，发现虫害及时采取防治措施。（四）数据安全措施1.对于电子档案，应采取加密存储、定期备份等措施，防止数据丢失或损坏。2.严格控制电子档案的访问权限，防止信息泄露。七、档案查阅与借阅管理（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经部门负责人审批后到档案管理部门查阅。2.查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等。2.借阅申请表经相关领导审批后，到档案管理部门办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。4.借阅期限届满，应及时归还档案。如需延期，应办理续借手续。八、档案销毁管理（一）销毁范围1.已过保管期限、失去保存价值的档案。2.经鉴定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出档案销毁清单，经相关领导审批。2.审批通过后，选择具有资质的销毁机构进行销毁，并留存销毁记录。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对移动档案柜的使用、维护等情况进行监督检查。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.建立档案管理工作考核制