规范部门间协调配合制度

PAGE规范部门间协调配合制度一、总则（一）目的为了加强公司各部门之间的协作与沟通，提高工作效率，确保公司各项业务的顺利开展，特制定本部门间协调配合制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及其员工。（三）基本原则1.统一指挥原则：公司各项工作实行统一领导、分级管理，各部门在公司整体战略目标的指引下，按照职责分工开展工作，确保政令畅通。2.分工协作原则：各部门应根据公司业务流程和职责范围，明确分工，各司其职，同时要加强协作，形成工作合力，共同完成公司各项任务。3.信息共享原则：建立健全信息沟通机制，确保各部门之间信息及时、准确、全面地传递与共享，避免因信息不畅导致工作延误或失误。4.高效服务原则：各部门要树立服务意识，以客户需求和公司整体利益为出发点，相互支持，密切配合，提高工作效率和服务质量。二、协调配合机制（一）建立跨部门协调小组1.组成人员：根据工作需要，由涉及相关业务的部门负责人及业务骨干组成跨部门协调小组。小组成员应具备较强的沟通协调能力、业务能力和责任心。2.职责：负责协调解决部门间涉及多个环节的复杂问题，制定解决方案并跟踪落实。定期召开会议，通报工作进展情况，协调工作中的矛盾和问题，促进部门间的协作配合。对跨部门工作进行统筹规划，合理安排资源，确保各项工作有序推进。（二）设立协调专员1.人员配备：在公司行政部门设立协调专员岗位，负责日常部门间协调工作的组织、沟通与协调。2.职责：收集、整理各部门之间需要协调解决的问题，及时反馈给相关部门，并跟踪处理进度。协助跨部门协调小组组织召开会议，做好会议记录，形成会议纪要并督促落实。建立部门间协调工作台账，对协调事项进行详细记录，定期进行总结分析，为优化协调机制提供依据。（三）定期沟通会议1.会议类型：周例会：每周固定时间召开，由公司领导主持，各部门负责人参加。主要通报上周工作进展情况，协调解决本周工作中出现的部门间问题，部署下周工作任务。专题会议：根据工作需要，不定期召开专题会议，针对特定的业务问题或项目进行讨论和协调。会议由相关部门负责人或跨部门协调小组组长主持，涉及的部门人员参加。2.会议要求：参会人员应提前准备好相关资料，如实汇报工作进展和存在的问题。会议要明确议题，突出重点，提高效率，避免冗长和无关的讨论。会议形成的决议要明确责任部门、责任人、完成时间和要求，确保得到有效执行。三、工作流程与衔接（一）业务流程梳理1.各部门应定期对本部门的业务流程进行梳理，明确工作环节、职责分工、工作标准和时间节点，形成详细的业务流程图。2.业务流程图应涵盖从业务发起、审批、执行到反馈的全过程，确保各环节之间的衔接顺畅，避免出现职责不清、推诿扯皮的现象。（二）工作交接与衔接1.交接原则：工作交接应遵循“谁经办、谁负责交接”的原则，确保工作的连续性和准确性。2.交接内容：交接时应包括工作任务、相关文件资料、未完成事项及注意事项等。交接双方应填写工作交接清单，签字确认。3.衔接机制：对于涉及多个部门的工作，前一环节的部门在完成工作后，应及时将相关资料和信息传递给下一环节的部门，并做好沟通协调工作，确保工作顺利衔接。下一环节的部门在接收资料和信息后，应及时进行审核和处理，如有疑问应及时与前一环节的部门沟通。四、信息共享与沟通（一）信息共享平台建设1.建立公司内部信息共享平台，作为各部门之间信息交流的主要渠道。信息共享平台应涵盖公司规章制度、业务流程、工作动态、通知公告、文件资料等内容。2.各部门应指定专人负责信息共享平台的维护和管理，及时上传和更新本部门的相关信息，确保信息的准确性和时效性。（二）信息传递与反馈1.传递方式：各部门之间的信息传递应优先通过信息共享平台进行，紧急情况下可采用电话、邮件等方式。重要信息应同时以书面形式进行传递，并做好签收记录。2.反馈要求：接收信息的部门应在规定时间内对信息进行反馈，确认信息已收到并知晓相关内容。对于需要处理的信息，应及时回复处理结果。（三）沟通渠道畅通1.鼓励员工之间通过多种方式进行沟通交流，如面对面沟通、即时通讯工具等。各部门应营造良好的沟通氛围，消除沟通障碍。2.对于员工反映的部门间协调问题，相关部门应及时给予回应和解决，不得推诿拖延。对于重大问题，应及时上报公司领导，共同研究解决方案。五、监督与考核（一）监督机制1.公司行政部门负责对部门间协调配合工作进行日常监督检查，定期对各部门的协调配合情况进行评估。2.设立意见箱和举报电话，接受员工对部门间协调配合问题的投诉和举报。对于投诉和举报的问题，行政部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核指标1.工作效率：考核各部门在完成跨部门工作任务时的及时性和准确性，是否按照规定的时间节点完成工作。计算因部门间协调不畅导致工作延误的次数及延误天数。2.协作配合度：通过员工满意度调查、跨部门协调小组评价等方式，考核各部门在协作过程中的积极主动性、沟通配合情况以及对其他部门工作的支持程度。3.信息共享情况：检查各部门在信息共享平台上的信息上传和更新情况，以及信息传递的及时性和准确性。考核因信息不畅导致工作失误的次数。（三）考核结果应用1.将部门间协调配合工作的考核结果与部门绩效挂钩，作为部门年度绩效考核的重要组成部分。对于协调配合工作表现优秀的部门，给予适当加分和奖励；对于表现较差的部门，进行扣分并责令整改。2.考核结果作为员工个人晋升、评优评先的参考依据。对于在部门间协调配合工作中表现突出的员工，给予表彰和奖励；对于因个人原因影响部门间协调配合的员工，进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。六、培训与提升（一）培训计划制定人力资源部门应根据公司业务发展需求和员工实际情况，制定部门间协调配合相关的培训计划。培训计划应包括培训目标、培训内容、培训方式、培训时间安排等。（二）培训内容1.沟通技巧培训：包括有效沟通的原则、方法和技巧，如倾听技巧、表达技巧、非语言沟通等，提高员工的沟通能力和沟通效果。2.团队协作培训：通过团队建设活动、案例分析等方式，培养员工的团队意识和协作精神，让员工了解团队协作的重要性和方法。3.业务知识培训：针对公司不同业务领域，开展相关业务知识培训，使员工熟悉各部门的工作流程和业务要求，增强跨部门协作的能力。4.协调能力培训：教授员工如何识别和解决部门间的矛盾和问题，提高协调能力和解决问题的能力。（三）培训方式1.内部培训：由公司内部经验丰富的管理人员或业务骨干担任培训讲师，开展面对面的培训课程。2.在线学习：利用公司内部网络平台，提供相关的培训视频、课件等学习资源，供员工自主学习。3.外部培训：根据实际情况，选派员工参加外部专业机构举办的相关培训课程，拓宽员工的视野和思路。4.实践锻炼：通过安排员工参与跨部门项目、轮岗交流等方式，让员工在实践中锻炼协调配合能力。（四）培训效果评估1.建立培训效果评估机制，通过考试、撰写心得体会、实际工作表现等方式