非生产物资采购管理制度

PAGE非生产物资采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司非生产物资采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有非生产物资的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、礼品、宣传用品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开性原则：采购过程应保持公开透明，接受公司内部监督。4.公平性原则：对待所有供应商应一视同仁，确保公平竞争。5.及时性原则：根据公司需求，及时采购所需物资，保障公司正常运转。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购管理委员会，作为非生产物资采购的决策机构。采购管理委员会由公司高层领导、相关部门负责人组成。其职责包括：1.审议和批准非生产物资采购计划。2.审定采购预算。3.对重大采购项目进行决策。4.监督采购过程。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为非生产物资采购的执行部门。采购部职责如下：1.根据公司需求，编制采购计划并组织实施。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.负责采购合同的起草、签订、执行及管理。4.跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）需求部门各需求部门负责提出非生产物资的采购需求，提供详细的规格、型号、数量等要求，并配合采购部进行供应商选择、采购合同签订及验收等工作。三、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《非生产物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间、预算金额等信息，并经部门负责人签字确认后提交至采购部。2.采购申请表应附相关说明或技术文件，以便采购部准确理解需求。（二）采购审批1.采购部收到采购申请表后，对其进行初步审核，核实需求的合理性、完整性及预算的准确性。2.对于金额较小的常规采购申请，采购部审核后直接安排采购；对于金额较大或特殊的采购申请，采购部提交至采购管理委员会进行审批。3.采购管理委员会根据采购申请的内容及公司实际情况进行审批，审批通过后返回采购部执行。（三）供应商选择与采购1.采购部根据采购申请的要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等方面，筛选出符合要求的供应商。3.向筛选出的供应商发送询价函，要求其提供产品报价、规格参数、交货期等信息。4.采购部对供应商的报价进行比较和分析，选择价格合理、质量可靠、信誉良好的供应商进行谈判。5.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。（四）采购合同管理1.采购合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给需求部门、财务部等相关部门，以便各部门做好相应准备。2.采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。3.如因供应商原因导致合同无法履行或出现变更情况，采购部应及时与供应商协商解决，并根据实际情况调整采购计划或合同条款。（五）验收与付款1.物资到货前，采购部应通知需求部门安排验收人员进行验收准备。2.物资到货后，验收人员按照采购合同及相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格后，填写《非生产物资验收单》，并签字确认。3.对于验收不合格的物资，采购部应及时与供应商联系，要求其更换或处理。如因质量问题给公司造成损失的，采购部应按照合同约定追究供应商的责任。4.财务部根据采购合同及验收单进行付款审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度工作计划和各部门需求预测，编制非生产物资采购预算草案。2.采购预算草案应包括各类物资的采购数量、预计单价、预算金额等明细，并提交至财务部进行审核。3.财务部结合公司财务状况和资金安排，对采购预算草案进行审核，提出修改意见。采购部根据审核意见对预算草案进行调整，形成正式的采购预算方案。（二）预算执行1.采购部应严格按照采购预算方案进行采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部应提出书面申请，详细说明调整原因和调整金额，经采购管理委员会审批后，方可进行调整。（三）预算监控与分析1.财务部定期对采购预算的执行情况进行监控，及时发现预算执行过程中的偏差。2.采购部每月对采购预算执行情况进行分析，总结经验教训，提出改进措施，确保采购预算的有效执行。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部根据公司业务发展需要，制定供应商开发计划，积极寻找潜在供应商。2.对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力、产品质量、信誉状况等，并建立供应商信息档案。3.对于符合要求的潜在供应商，采购部安排实地考察，进一步了解其生产经营情况、管理水平、质量控制体系等，评估其是否具备成为公司供应商的条件。（二）供应商评估与选择1.采购部定期对现有供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，其中A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为需改进供应商。3.在选择供应商时，优先从A类供应商中进行采购；对于B类供应商，在满足采购需求的前提下，可根据实际情况适当选择；对于C类供应商，原则上不考虑采购，如因特殊原因需要采购，应加强对其采购过程的监控。（三）供应商考核与激励1.采购部建立供应商考核机制，定期对供应商的表现进行考核评分。2.根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商进行警告、减少采购份额或取消合作资格等处理。3.采购部与供应商保持良好的沟通与合作，定期召开供应商会议，反馈公司需求和意见，共同探讨改进措施，促进供应商不断提高自身水平。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部及相关部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.分析风险产生的原因和可能造成的影响，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，优先处理高风险事件。（三）风险应对1.对于市场风险，采购部应加强市场调研，及时掌握市场动态，合理安排采购时间和数量，避免因市场波动导致采购成本增加。2.对于质量风险，加强对供应商的质量管理，严格验收程序，确保采购物资质量符合要求。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，必要时追究其责任。3.对于供应商风险，建立多元化的供应商体系，降低对单一供应商的依赖；加强对供应商的管理和监控，及时发现并解决供应商可能出现的问题。4.对于合同风险，加强采购合同的审核和管理，确保合同条款明确、合法、有效；在合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方义务，避免合同纠纷。5.对于付款风险，财务部应加强付款审核，确保付款依据充分、手续齐全；严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，避免因付款问题影响公司信誉和供应商合作关系。七、采购信息管理（一）采购文件管理1.采购部负责对采购过程中产生的各类文件进行整理和归档，包括采购申请表、询价函、报价单、采购合同、验收单等。2.采购文件应按照类别和时间顺序进行分类存放，便于查询和使用。（二）供应商信息管理1.采购部建立供应商信息数据库，详细记录供应商的基本信息、联系方式、产品信息、合作历史、评估结果等内容。2.定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。（三）采购数据分析1.采购部定期对采购数据进行分析，包括采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等方面。2.通过数据分析，总结采购工作的规律和趋势，发现存在的问题和不足，为采购决策提供参考依据。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对非生产物资采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有