2025年档案知识题库及答案

2025年档案知识题库及答案1.档案的本质属性是什么？答：原始记录性。档案是直接形成的历史记录，具有客观真实性和原始性，这是其区别于其他文献资料的本质特征，体现了档案作为历史凭证和信息资源的核心价值。2.2020年修订的《中华人民共和国档案法》新增了哪些核心内容？答：新增内容包括：（1）明确电子档案的法律效力，规定电子档案与传统载体档案具有同等效力；（2）强化档案信息化建设要求，规定各级政府应将档案信息化纳入信息化发展规划；（3）完善档案开放利用制度，将档案封闭期由30年缩短为25年（特殊情况可延长）；（4）增加档案安全责任条款，明确单位和个人的安全义务；（5）细化档案监督检查措施，规范执法程序。3.档案收集工作的基本原则包括哪些？答：（1）齐全完整原则：确保反映本单位职能活动的文件材料无遗漏，包括纸质、电子、声像等不同载体；（2）及时准确原则：在文件材料形成后规定时间内完成收集，保证文件内容、签署、日期等要素的准确性；（3）注重价值原则：区分文件的保存价值，优先收集具有重要查考、凭证和历史价值的文件，剔除无保存价值的材料。4.全宗的定义是什么？划分全宗的主要依据有哪些？答：全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的全部档案的总和。划分全宗的主要依据包括：（1）立档单位的独立性，即是否具有独立的法人资格或能够独立行使职权；（2）立档单位职能活动的完整性，即是否能独立开展主要工作并形成完整的文件材料；（3）立档单位的历史延续性，需考虑其撤销、合并、分立等变更情况。5.档案分类方案应包含哪些基本要素？答：（1）分类层次：明确一级类、二级类及以下层级的划分逻辑；（2）分类标准：如按问题、机构、年度、文种等单一或综合标准分类；（3）类目名称：准确反映类目的内容范围，避免模糊表述；（4）类目代码：采用数字或字母等标识，确保唯一性和可扩展性；（5）说明部分：对特殊分类规则、交叉类目处理方式等进行解释。6.档号的结构通常由哪几部分组成？各部分的作用是什么？答：档号一般由全宗号、目录号、案卷号（或件号）、页号（或件内序号）组成。全宗号标识档案所属的全宗；目录号标识全宗内不同类别或保管期限的档案目录；案卷号（或件号）标识目录内档案的排列顺序；页号（或件内序号）标识案卷或文件内页面的顺序。档号的作用是唯一标识每一份档案，便于管理、检索和利用。7.档案保管期限分为哪几类？划分的主要依据是什么？答：保管期限分为永久、定期（30年、10年）三类。划分依据包括：（1）文件内容的查考价值，如涉及本单位主要职能、历史沿革、重大事件的文件应永久保存；（2）文件的凭证作用，如合同、协议、审批文件等具有长期凭证价值的保存30年；（3）文件的参考作用，如一般性通知、简报等仅需短期参考的保存10年；（4）国家和行业相关规定，如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的具体要求。8.档案鉴定工作的基本原则有哪些？答：（1）全面鉴定原则：综合考虑文件的内容、形式、形成背景等多方面因素，避免片面判断；（2）效益原则：平衡保管成本与利用需求，优先保存高价值档案；（3）历史观点原则：从历史发展的角度评估文件的长期价值，避免以当前需求替代长远考量；（4）依法鉴定原则：严格依据国家法律法规和行业标准开展鉴定，确保程序规范。9.档案库房“八防”措施具体指什么？答：“八防”是档案保管的基本安全要求，包括：（1）防火：配置消防设施，严禁明火，定期演练消防预案；（2）防盗：安装门禁、监控系统，加强库房出入管理；（3）防光：使用防紫外线窗帘或贴膜，避免强光直射档案；（4）防潮：安装除湿机，控制库房湿度在45%60%；（5）防尘：密封库房门窗，定期清洁，使用防尘罩；（6）防高温：安装空调，控制温度在1424℃；（7）防有害生物：投放防虫药剂，定期检查鼠迹、虫蛀情况；（8）防污染：远离污染源，使用环保装具，避免化学腐蚀。10.电子档案的“四性检测”具体指什么？检测的主要方法有哪些？答：“四性检测”指对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测。（1）真实性检测：通过验证电子签名、哈希值（如SHA256）、元数据完整性等方法，确认电子档案未被篡改；（2）完整性检测：检查电子档案的内容、元数据、背景信息是否齐全，如文件主体与附件是否完整关联；（3）可用性检测：测试电子档案能否被正常读取、显示或输出，确保格式兼容（如PDF/A、OFD）；（4）安全性检测：评估电子档案存储环境的安全等级，检查访问控制、加密措施是否到位，防范数据泄露或非法修改。11.电子档案单套制管理的核心要求是什么？答：（1）仅以电子形式归档保存，不再形成或保存纸质副本；（2）确保电子档案的长期可用，需采用开放、通用的格式（如PDF/A、XML），避免依赖特定软硬件；（3）落实“四性”保障措施，通过技术手段（如区块链存证、数字水印）和管理流程（如元数据捕获、定期检测）确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；（4）建立电子档案全生命周期管理机制，覆盖提供、传输、归档、保管、利用、销毁等环节。12.数字档案馆（室）的核心功能包括哪些？答：（1）档案资源数字化：支持传统载体档案的数字化转换和原生电子档案的直接归档；（2）管理系统智能化：具备自动分类、智能检索、辅助鉴定等功能，提升管理效率；（3）服务利用网络化：通过互联网或局域网提供在线查询、远程利用、专题编研等服务；（4）安全保障体系化：集成访问控制、加密存储、灾难备份等技术，确保档案信息安全；（5）标准规范统一化：遵循国家和行业标准（如《数字档案馆建设指南》），实现数据互通和资源共享。13.档案利用服务的主要方式有哪些？需遵循哪些基本要求？答：主要方式包括：（1）现场查阅：用户到档案部门实地查阅档案原件或复制件；（2）远程利用：通过档案管理系统在线查询电子档案或申请复制件邮寄；（3）档案咨询：为用户提供档案内容、背景信息等方面的解答；（4）编研服务：基于档案资源编制专题资料、年鉴、大事记等二次文献。基本要求包括：（1）依法开放：对已到开放期限且不涉及国家秘密、个人隐私的档案及时开放；（2）保障安全：限制查阅范围，对敏感档案采取脱敏处理，防止泄露；（3）高效便民：简化利用流程，提供清晰的检索工具和指引；（4）记录利用过程：登记用户信息、利用内容和目的，留存利用痕迹。14.档案信息化建设中，如何实现电子档案与纸质档案的协同管理？答：（1）明确归档范围：制定电子档案与纸质档案的协同归档目录，对需双套保存的文件（如重要法律文书）同时归档两种载体；（2）统一元数据标准：确保电子档案与纸质档案的元数据（如文件标题、形成时间、责任者）一致，便于关联检索；（3）建立关联标识：在电子档案管理系统中为纸质档案添加数字化副本链接，或在纸质档案目录中标注电子档案的存储位置；（4）同步更新管理：对电子档案的修改、销毁等操作需同步记录纸质档案的状态，避免管理脱节；（5）差异化保管：电子档案重点保障长期可用和安全，纸质档案侧重物理防护，根据载体特性采取针对性保管措施。15.档案安全事件应急处理的主要流程是什么？答：（1）事件发现安全事件（如档案丢失、损毁、泄露）后，立即向单位负责人和档案主管部门报告，说明事件性质、影响范围；（2）现场处置：对未扩散的事件（如局部水浸）采取隔离措施（如转移周边档案、使用吸水材料），对已扩散的事件（如网络攻击）关闭相关系统，防止损失扩大；（3）损失评估：组织专家核查受影响档案的数量、类型及受损程度，判断是否涉及国家秘密或个人隐私；（4）修复补救：对物理损毁的档案进行抢救（如烘干、去污），对电子档案通过备份恢复数据，对泄露事件采取召回或脱敏处理；（5）总结改进：分析事件原因，修订安全管理制度，完善应急预案，开展全员安全培训。16.涉及国家秘密的档案管理需遵守哪些特殊规定？答：（1）定密管理：严格按照《国家秘密及其密级具体范围的规定》确定档案密级，标注密级和保密期限；（2）保管要求：秘密级、机密级档案需存放在密码文件柜中，绝密级档案需存放在专用保险柜或保密库房，实行双人双锁管理；（3）利用审批：查阅秘密档案需经本单位负责人批准，绝密档案需经上级主管部门批准，禁止复制、拍照（特殊情况需履行严格手续）；（4）解密与销毁：档案保密期限届满或失去保密价值后，按程序解密；销毁秘密档案需登记造册，经单位负责人审批，由2名以上人员监销，采用焚烧、粉碎或信息消除等方式确保无法恢复；（5）网络安全：涉及国家秘密的档案信息系统需符合三级安全等级保护要求，禁止连接互联网，采用符合国家保密标准的加密技术。17.档案工作人员应具备哪些职业道德和专业能力？答：职业道德要求：（1）忠于职守：热爱档案事业，认真履行档案收集、整理、保管、利用等职责；（2）遵纪守法：严格遵守《档案法》《保密法》等法律法规，杜绝档案损毁、丢失、泄露等行为；（3）严守秘密：对工作中接触的国家秘密、商业秘密和个人隐私严格保密，不得擅自传播；（4）服务热情：主动了解用户需求，提供高效、准确的档案利用服务。专业能力要求：（1）熟悉档案管理基础知识：掌握档案分类、鉴定、保管等业务流程；（2）具备信息化技能：熟练使用档案管理系统，掌握电子档案管理、数字化加工等技术；（3）了解相关学科知识：如历史学、文书学、信息管理等，提升档案编研和开发能力；（4）具备应急处理能力：能快速应对档案安全事件，采取有效措施减少损失。18.企业档案管理中，如何做好项目档案的全过程管理？答：（1）前期介入：在项目立项时，明确档案管理要求（如归档范围、整理标准），参与项目合同签订，将档案条款纳入合同内容；（2）同步管理：在项目实施过程中，定期检查文件材料形成情况，指导项目组及时收集、整理记录项目审批、设计、施工、验收等环节的文件；（3）验收把关：项目竣工验收时，档案部门需对项目档案进行专项验收，重点检查档案的齐全完整、整理规范和保管条件，未通过验收的项目不得交付使用；（4）后期归档：项目结束后，督促项目组在规定时间内（一般为3个月）完成档案移交，办理移交手续，确保档案完整进入企业档案管理体系。19.纸质档案数字化的主要流程包括哪些步骤？质量控制的关键环节有哪些？答：主要流程：（1）前期准备：制定数字化方案，确定扫描范围、分辨率（一般不低于300dpi）、格式（推荐JPEG2000或TIFF）；（2）档案整理：拆除装订物，修复破损档案，标注页码；（3）扫描处理：使用专业扫描仪扫描，调整图像亮度、对比度，确保清晰；（4）图像处理：对扫描图像进行纠偏、去污、拼接等优化；（5）数据挂接：将数字化图像与档案目录关联，存储至档案管理系统；（6）数据验收：检查图像质量（如清晰度、完整性）、挂接准确性和元数据完整性；（7）备份保存：对数字化成果进行异质备份（如光盘、磁带），确保长期保存。质量控制关键环节：（1）扫描分辨率和色彩模式的选择（如文字档案用黑白二值，图文档案用24位彩色）；（2）图像误差控制（如倾斜度不超过1°，失真度不超过5%）；（3）元数据著录的准确性（如文件编号、责任者、日期等）；（4）数据备份的安全性（需采用离线存储，定期检测备份介质）。20.档案编研工作的主要类型和作用是什么？答：主要类型：（1）汇编类：将档案原文按专题或时间顺序汇编成册（如《XX单位重要文件汇编》）；（2）编写类：对档案内容进行分析、综合，形成大事记、组织沿革、专题概要等二次文献；（3）研究类：基于档案资源开展历史考证、经验总结等深度研究（如《XX行业发展历程研究》）。作用：（1）提升档案利用效率：通过编研成果简化用户检索过程，提供集中、系统的信息；（2）挖掘档案价值：将分散的档案信息转化为知识产品，服务决策、教育和文化传承；（3）扩大档案影响：通过公开出版或内部发行编研成果，提高社会对档案工作的认知度；（4）保护档案原件：减少原件查阅频率，延长档案使用寿命。21.档案统计工作的主要内容和基本要求是什么？答：主要内容：（1）数量统计：包括档案总量、各类别档案数量、不同载体档案数量等；（2）质量统计：如完整率（完整档案占比）、准确率（著录错误率）、破损率（受损档案占比）；（3）利用统计：记录查阅次数、利用人数、利用效果（如解决问题数量）；（4）设施统计：统计库房面积、装具数量、信息化设备配置情况等。基本要求：（1）准确性：统计数据需真实反映档案管理实际，避免虚报、漏报；（2）及时性：按规定周期（如年度、季度）完成统计，为管理决策提供实时数据；（3）规范性：遵循《档案统计工作暂行规定》，统一统计指标和口径；（4）分析性：对统计数据进行对比、趋势分析，发现管理中的问题并提出改进措施。22.档案销毁工作的程序包括哪些步骤？需注意哪些问题？答：程序：（1）鉴定登记：由档案部门会同业务部门对拟销毁档案进行鉴定，登记造册（注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因）；（2）审批备案：销毁清册需经单位负责人审核签字，向档案主管部门备案（重要单位需报上级批准）；（3）安全销毁：选择符合环保要求的场所，采用焚烧、粉碎（纸质档案）或数据擦除（电子档案）等方式销毁，确保无法恢复；（4）记录归档：销毁过程需由2名以上人员监销，填写销毁记录，与销毁清册一并归档保存。注意问题：（1）禁止销毁未过保管期限或仍有利用价值的档案；（2）涉及国家秘密、个人隐私的档案需采取更严格的销毁方式（如专业保密销毁机构处理）；（3）电子档案销毁需彻底清除存储介质中的数据，必要时物理损毁存储设备；（4）销毁后需检查销毁效果，确保无遗漏。23.声像档案的归档范围包括哪些？保管要求有哪些？答：归档范围：（1）照片档案：反映本单位重要活动、重大事件、主要成就的照片（包括底片、数码照片）；（2）录音档案：重要会议、访谈、讲座的录音资料（如磁带、CD、WAV格式文件）；（3）录像档案：重大活动、工程记录的视频资料（如录像带、MP4、MOV格式文件）；（4）其他声像材料：如缩微胶片、数字电影文件等。保管要求：（1）载体保护：照片底片需存放在防磁、防潮的专用盒中，数码照片需定期拷贝至新存储介质；（2）环境控制：声像档案库房温度应控制在1824℃，湿度30%50%（照片）或20%30%（磁带）；（3）著录要求：标注声像档案的时间、地点、人物、事件等元数据，建立索引目录；（4）数字化转换：对传统载体声像档案进行数字化备份，延长保存寿命；（5）利用限制：拷贝使用时需用母盘复制，避免直接使用原件，防止磨损。24.档案信息化建设中，如何保障电子档案