钱物分离财务制度

PAGE钱物分离财务制度一、总则（一）目的本制度旨在建立健全公司/组织的财务管理体系，规范钱物管理流程，确保公司资产安全，提高资金使用效率，保障财务信息准确可靠，维护公司正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及资金收支、财物保管与使用的部门及人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财经制度，确保公司财务管理活动合法合规。2.钱物分离原则：明确资金管理与财物管理的职责分工，实现钱、物管理相互独立、相互监督。3.准确性原则：财务数据记录准确、完整，财务报表真实可靠，为公司决策提供有力依据。4.效益性原则：优化资金配置，提高财物使用效率，降低运营成本，实现公司经济效益最大化。二、资金管理（一）资金预算管理1.预算编制各部门应根据年度工作计划和业务需求，编制本部门年度资金预算草案，明确各项收支项目及金额。财务部门负责汇总各部门预算草案，结合公司战略目标和财务状况，进行综合平衡和审核，形成公司年度资金预算方案。年度资金预算方案经公司管理层审议通过后，报董事会批准执行。2.预算执行与监控各部门严格按照批准的预算执行，确保各项收支在预算范围内进行。财务部门定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现偏差并向管理层报告。对于预算执行过程中出现的重大差异或特殊情况，应及时调整预算，并履行相应的审批程序。3.预算调整因市场环境变化、业务拓展或其他不可抗力因素导致预算需要调整的，由相关部门提出调整申请，说明调整原因、调整内容及对预算执行的影响。财务部门对调整申请进行审核，提出审核意见后报管理层审批。经批准的预算调整方案作为预算执行的依据。（二）资金收支管理1.收入管理公司所有收入应及时足额入账，不得截留、挪用或私设小金库。业务部门负责按照合同约定及时催收款项，确保收入款项按时到账。对于逾期未收回的款项，应查明原因并采取有效措施进行催收。财务部门负责对收入款项进行审核和账务处理，确保收入数据准确无误。同时，定期与业务部门核对收入情况，及时发现和解决收入管理中存在的问题。2.支出管理公司各项支出应严格按照审批程序进行，确保支出合法合规、真实合理。支出申请部门应填写支出申请表，详细说明支出事由、金额、支付方式等内容，并附上相关证明材料。部门负责人对支出申请进行审核，签署意见后报财务部门审核。财务部门重点审核支出的合法性、合规性、准确性及预算执行情况，审核通过后报公司管理层审批。对于重大支出项目，应实行集体决策或联签制度，确保决策的科学性和公正性。支出款项应通过公司规定的支付方式进行支付，严禁现金坐支。财务人员应严格按照审批后的支出申请表进行支付操作，确保资金支付安全、准确。（三）资金账户管理1.账户设置公司根据业务需要，开设基本账户、一般账户等银行账户，并按照相关规定进行备案。银行账户的开设、变更和撤销应经公司管理层批准，并报财务部门备案。2.账户使用与管理银行账户只能用于公司正常的资金收付业务，不得出租、出借或转让给其他单位或个人使用。财务部门负责银行账户的日常管理，定期核对账户余额和交易明细，确保账户资金安全。每月末，财务人员应编制银行存款余额调节表，对未达账项进行分析和处理，保证银行存款账面余额与银行对账单余额一致。（四）资金风险管理1.风险识别与评估财务部门定期对公司资金风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、流动性风险等。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施针对不同类型的资金风险，制定相应的风险应对措施。例如，通过合理安排资金结构、优化资金配置等方式降低市场风险；加强客户信用管理、建立健全应收账款管理制度等方式防范信用风险；保持合理的资金流动性、制定应急预案等方式应对流动性风险。定期对风险应对措施的执行效果进行评估和调整，确保风险得到有效控制。三、财物管理（一）财物采购管理1.采购计划制定各部门根据业务需求和库存情况，编制财物采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、预算金额等内容。采购计划应经部门负责人审核后报财务部门备案。财务部门对采购计划的合理性和预算执行情况进行审核，提出审核意见。2.采购流程采购部门根据批准后的采购计划进行采购活动。对于金额较大或重要的采购项目，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式进行采购，确保采购过程公开、公平、公正。采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交财务部门审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性及资金支付条款等内容。财务部门审核通过后，采购部门方可签订采购合同。采购物品到货后，采购部门应及时组织验收。验收合格后，填写验收单，并将验收单、采购发票等相关资料提交财务部门进行账务处理。（二）财物库存管理1.库存管理制度建立健全财物库存管理制度，明确库存管理职责，规范库存物资的出入库流程。仓库管理人员负责库存物资的日常保管和盘点工作，确保库存物资账实相符、安全完好。2.库存盘点定期对库存物资进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。盘点前，仓库管理人员应做好盘点准备工作，包括核对账目、整理物资等。盘点过程中，应如实记录盘点结果，发现账实不符的情况，应及时查明原因并编制盘点报告。财务部门负责对盘点报告进行审核，根据盘点结果进行账务调整。对于盘盈、盘亏的物资，应按照规定的审批程序进行处理。（三）财物使用与处置管理1.财物使用管理各部门应按照规定的用途使用财物，不得擅自改变财物用途或挪作他用。建立财物使用登记制度，对财物的领用、归还、使用情况等进行详细记录，确保财物使用过程可追溯。2.财物处置管理对于闲置、报废的财物，应及时进行处置。处置方式包括出售、报废、捐赠等。财物处置前，应按照规定的审批程序进行申报，经批准后方可进行处置。处置过程中，应确保处置价格合理、处置程序合规，并及时进行账务处理。四、财务审批与授权（一）审批流程1.一般支出审批流程支出申请部门填写支出申请表，附上相关证明材料，提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报财务部门审核。财务部门重点审核支出的合法性、合规性、准确性及预算执行情况，审核通过后报公司管理层审批。公司管理层审批通过后，财务部门按照审批意见进行支付操作。2.重大支出审批流程对于重大支出项目，支出申请部门应提前提交项目可行性研究报告、预算方案等资料，经部门负责人审核后报公司管理层。公司管理层组织相关部门和人员进行论证和评审，形成决策意见。根据决策意见，支出申请部门填写支出申请表，附上相关证明材料，按照一般支出审批流程进行审批。（二）授权管理1.授权原则根据公司组织架构和管理职责，明确各级管理人员的财务审批权限，确保审批权限与管理职责相匹配。授权应遵循适度授权、权责对等、相互制衡的原则，避免权力过度集中。2.授权方式授权方式分为常规授权和特别授权。常规授权是指公司在日常经营管理活动中，对一般性经济业务事项按照既定程序和权限进行的授权；特别授权是指公司对特殊、重大经济业务事项，超出常规授权范围所进行的临时性授权。公司应制定授权管理制度，明确授权的范围、程序、有效期等内容，并以书面形式进行授权。（三）审批与授权的监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对财务审批与授权情况进行审计监督，检查审批流程是否合规、授权是否恰当、执行是否有效等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保财务审批与授权制度得到有效执行。2.财务部门日常监督财务部门在日常工作中，对财务审批与授权情况进行实时监督，发现不符合规定的审批或授权行为，应及时制止并向管理层报告。定期对财务审批与授权制度的执行情况进行总结和分析，针对存在的问题提出改进建议，不断完善财务审批与授权制度。五、财务信息管理（一）财务核算管理1.核算原则公司按照国家统一的会计制度进行财务核算，确保会计信息真实、准确、完整。采用权责发生制原则进行会计核算，合理确认收入和费用，正确计算损益。2.核算流程财务人员根据审核后的原始凭证进行账务处理，按照会计科目分类登记账簿，编制记账凭证。定期对账簿记录进行核对，确保账账相符。每月末，根据账簿记录编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表编制完成后，经财务负责人审核签字后报公司管理层审批。（二）财务报告管理1.报告编制财务部门按照规定的格式和内容编制财务报告，包括月度财务报告、季度财务报告和年度财务报告。财务报告应如实反映公司的财务状况、经营成果和现金流量情况，数据准确、内容完整、表述清晰。2.报告报送与披露月度、季度财务报告经公司管理层审批后，报送公司内部相关部门和人员。年度财务报告经审计后，按照规定的程序报送股东、监管部门等，并在指定媒体上进行披露。财务报告的报送和披露应严格遵守相关法律法规和公司规定，确保财务信息的及时、准确传递。（三）财务档案管理1.档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、合同协议、银行对账单等各类与财务相关的文件和资料。2.档案整理与保管财务人员应定期对财务档案进行整理和归档，确保档案资料完整、有序。财务档案应妥善保管，存放地点应具备防火、防潮、防虫等条件。档案保管期限应按照国家规定执行，期满后按照规定的程序进行销毁。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅财务档案的，应填写查阅申请表，经财务负责人批准后方可查阅。查阅过程中，应严格