药品货款结算财务制度

PAGE药品货款结算财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司药品货款结算流程，确保财务数据的准确性、及时性和安全性，保障公司资金的合理流动，维护公司与供应商及客户的良好合作关系，防范财务风险，促进公司业务健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及药品采购、销售业务过程中的货款结算活动，包括但不限于药品采购货款支付、药品销售货款收取、往来款项核对与清理等相关财务事项。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、财务会计准则以及相关行业监管要求，确保药品货款结算活动合法合规。2.准确性原则：财务人员应准确记录每一笔药品货款的结算信息，保证财务数据真实、完整、准确，为公司决策提供可靠依据。3.及时性原则：按照规定的时间节点及时进行货款结算操作，避免逾期付款或收款，维护公司良好的商业信用。4.安全性原则：加强对药品货款结算过程中资金、票据、信息等方面的安全管理，防止出现资金损失、票据遗失、信息泄露等风险。5.明晰性原则：结算流程和财务处理应清晰明了，便于相关人员理解和操作，确保各环节责任明确，避免出现混乱和差错。二、药品采购货款结算（一）采购合同签订1.采购部门在与供应商签订药品采购合同前，应仔细审核合同条款，重点关注货款结算方式、结算周期、付款条件、违约责任等相关内容。确保合同条款符合公司利益和财务制度要求，并提交财务部门进行审核。2.财务部门对采购合同中的结算条款进行审核，从财务角度评估其合理性、合规性以及对公司资金流的影响。如发现问题，及时与采购部门沟通协商，提出修改建议，确保合同结算条款清晰明确、风险可控。（二）到货验收1.药品到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收合格的药品，由验收人员填写验收单，并签字确认。验收单应详细记录药品的名称、规格、数量、到货日期等信息。2.采购部门将验收合格的药品验收单及相关发票等资料提交给财务部门。财务部门核对验收单与采购合同的一致性，确保所采购药品的品种、数量、价格等与合同约定相符。（三）货款支付1.支付申请：财务部门根据采购合同和验收单等资料，在规定的结算周期内，审核采购部门提交的货款支付申请。支付申请应注明供应商名称、合同编号、支付金额、付款方式等详细信息，并由采购部门负责人签字确认。2.审核审批：财务人员对支付申请进行初审，核对相关资料的完整性和准确性，并对付款金额进行再次核算。初审通过后，提交财务负责人进行审批。财务负责人根据公司资金状况、合同约定等因素进行综合审批，确保付款符合公司利益和财务规定。3.支付操作：经审批同意支付的货款，财务部门按照合同约定的付款方式进行支付操作。如采用银行转账方式支付，应准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息，并确保转账金额准确无误。支付完成后，及时登记银行日记账和应付账款明细账，更新财务数据。（四）特殊情况处理1.若因质量问题、交货延迟等原因导致需要扣除货款或延迟支付货款的情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，并取得相关证明文件。财务部门根据协商结果和证明文件进行相应的账务处理。2.对于已支付货款但发现货物存在质量问题需要退货或换货的情况，采购部门应及时与供应商联系办理退货或换货手续。财务部门根据退货或换货情况，调整相应的应付账款和库存商品等科目，并进行相应的账务处理。同时，关注退款的收回情况，确保资金安全。三、药品销售货款结算（一）销售合同签订1.销售部门在与客户签订药品销售合同前，应明确货款结算方式、结算周期、收款条件、违约责任等相关条款，并提交财务部门审核。2.财务部门对销售合同中的结算条款进行审核，评估其对公司资金回笼的影响以及风险程度。审核重点包括结算方式的合理性、收款时间节点的明确性、违约责任的可操作性等。如发现问题，及时与销售部门沟通协商，提出修改意见，确保合同结算条款符合公司利益和财务制度要求。（二）发货与开票1.销售部门根据销售合同安排药品发货，并及时通知财务部门开具发票。财务部门在开具发票前，应核对销售合同、发货单等相关资料，确保发票开具信息准确无误，包括药品名称、规格、数量、金额、客户名称等。2.发票开具后，财务部门应及时将发票联交付给客户，并做好发票开具记录。同时，按照税务法规要求，妥善保管发票存根联等相关资料，以备税务检查。（三）货款收取1.收款跟踪：财务部门应建立货款收款跟踪台账，详细记录每笔销售业务的发货时间、开票时间、收款期限、实际收款日期等信息。定期对收款情况进行跟踪分析，及时提醒销售部门关注逾期未收款客户，并与客户沟通协商收款事宜。2.收款方式：根据销售合同约定的收款方式，财务部门及时办理货款收取手续。如采用银行转账方式收款，应及时核对到账金额，并与销售台账进行核对。如采用现金收款，应确保现金及时缴存银行，并做好现金收款记录。3.应收账款管理：财务部门定期对应收账款进行账龄分析，对于逾期未收款的客户，应及时与销售部门沟通，共同制定催收措施。对于长期拖欠货款的客户，应采取法律手段等方式进行追款，确保公司资金及时回笼，减少坏账损失。（四）特殊情况处理1.若客户因资金困难等原因申请延期付款，销售部门应及时与客户沟通协商，并取得客户的书面申请。财务部门根据公司资金状况和客户信用情况，决定是否同意延期付款申请。如同意延期付款，应在应收账款台账中做好记录，并跟踪客户还款情况。2.对于销售退回或折让的情况，销售部门应及时办理相关手续，并通知财务部门进行账务处理。财务部门根据销售退回或折让的实际情况，调整相应的销售收入、应收账款等科目，并确保相关税务处理符合规定。同时，关注退款的支付情况，确保资金安全。四、往来款项核对与清理（一）定期核对1.财务部门每月末应对药品采购和销售业务的往来款项进行全面核对，包括应付账款与供应商的往来核对、应收账款与客户的往来核对等。核对内容包括往来款项的金额、发生时间、结算方式、余额等信息。2.在核对过程中，如发现差异或问题，财务人员应及时与相关业务部门沟通核实，查明原因，并进行相应的账务调整或说明。确保往来款项账目清晰、准确，账实相符。（二）清理措施1.对于长期挂账的往来款项，财务部门应定期进行清理。对于确实无法支付的应付账款，应按照公司规定的审批程序进行核销处理，并做好相关账务处理和税务申报工作。2.对于逾期未收回的应收账款，财务部门应协同销售部门加大催收力度。通过电话催收、函件催收、上门催收等方式，积极与客户沟通协商还款事宜。对于经多次催收仍无法收回的款项，应及时评估坏账风险，按照公司坏账准备计提政策计提坏账准备，并按照规定的审批程序进行坏账核销处理。（三）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对药品货款结算财务制度的执行情况进行审计监督，检查往来款项核对与清理工作是否规范、有效。2.审计部门在审计过程中，如发现存在违反财务制度、导致往来款项管理混乱等问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。确保公司药品货款结算财务制度的严格执行，防范财务风险。五、财务信息管理与保密（一）信息记录与存档1.财务部门应妥善记录药品货款结算过程中的各类财务信息，包括采购合同、验收单、发票、付款凭证、收款记录、往来款项核对资料等。确保财务信息真实、完整、准确，并按照档案管理规定进行分类存档。2.财务信息的记录应采用电子和纸质双重备份方式，以防止数据丢失或损坏。电子档案应定期进行备份存储，并做好数据安全防护措施，防止信息泄露。纸质档案应存放在安全、防火、防潮的档案柜中，便于查阅和管理。（二）信息保密1.参与药品货款结算工作的所有人员应严格遵守公司的信息保密制度，不得擅自泄露涉及公司药品货款结算的财务信息、客户信息、供应商信息等。2.财务信息的查阅和使用应遵循严格的审批程序，仅限于与药品货款结算工作相关的人员在其工作职责范围内进行查阅和使用。未经授权，任何人不得私自查阅、复制或传播公司财务信息。3.对于因工作需要接触到公司财务信息的外部人员，如审计机构、税务机关等，应与其签订保密协议，明确其保密责任和义务。在提供财务信息时，应严格按照规定的程序进行，确保信息提供的安全性和可控性。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对药品货款结算财务制度的执行情况进行定期审计监督，检查财务部门在货款结算过程中的操作流程是否合规、财务数据是否准确、往来款项管理是否规范等。2.审计部门应制定详细的审计计划和审计方案，通过查阅财务凭证、核对账目、实地走访等方式进行审计工作。对于审计发现的问题，应及时出具审计报告，并提出整改建议，督促相关部门进行整改落实。（二）外部监督1.公司应积极配合国家相关监管部门的监督检查工作，如税务机关、药品监管部门等。按照要求及时提供药品货款结算相关的财务资料和信息，确保公司经营活动合法合规。2.对于监管部门提出的问题和整改要求，公司应高度重视，认真组织相关部门进行整改，并及时将整改情况反馈给监管部门。同时，根据监管要求不断完善公司药品货款结算财务制度，提高财务管理水平。七、附则（一）制度解释本制度由公司财务部门负责解释。在执行过程中，如遇有制度条款理解不一致或需要进一步明确的问题，由财务部门进行统一解释和说明。（二