采购申请现金财务制度

PAGE采购申请现金财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购申请现金的财务流程，确保采购活动的资金使用合理、安全、透明，保障公司资产安全，维护公司正常运营秩序，提高资金使用效率。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及采购申请现金支付的部门和人员。3.基本原则合法性原则：采购申请现金支付必须符合国家法律法规及相关财经制度的规定。合理性原则：采购申请应基于公司实际业务需求，确保采购物品或服务的必要性和合理性。审批原则：严格执行审批流程，未经审批的采购申请不得进行现金支付。安全原则：确保现金支付过程中的资金安全，防止出现资金损失、挪用等情况。透明原则：财务信息应及时、准确、完整地记录和披露，接受内部审计和监督。二、采购申请流程1.需求提出各部门根据业务需要，由相关人员填写采购申请单，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等信息。采购申请单应经部门负责人审核签字，确认需求的合理性和必要性。2.采购审批采购申请单提交至采购部门，采购部门根据公司采购政策和实际情况，对采购申请进行初步审核。对于金额较大或重要的采购申请，采购部门应组织相关人员进行评估和论证，确保采购方案的可行性。采购申请经采购部门审核通过后，提交至财务部门进行资金预算审核。财务部门根据公司资金状况和预算安排，审核采购申请的资金合理性，如预算不足，应及时反馈给采购部门和申请部门进行调整。最后，采购申请单需经公司分管领导审批签字，重大采购项目还需经总经理或董事会审批。3.采购执行采购部门根据审批通过的采购申请单，负责组织实施采购活动。选择合格的供应商，进行询价、比价、议价等工作，确保采购价格合理、质量可靠。采购合同签订应严格按照公司合同管理制度执行，明确双方的权利和义务，特别是关于付款方式、交货时间、质量标准等条款。在采购过程中，采购人员应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购任务按时完成。三、现金支付管理1.支付范围一般情况下，采购金额在规定限额以下的，可以采用现金支付方式。具体限额由公司根据实际情况确定，并适时进行调整。符合以下情形之一的，可以使用现金支付：向不能通过银行转账等非现金方式支付的供应商支付款项，如个体工商户等。因特殊情况，经公司领导批准的其他现金支付事项。2.支付流程采购完成后，采购人员应及时整理相关采购凭证，包括发票、验收单、采购合同等，并填写现金支付申请单。现金支付申请单应详细注明采购事项、支付金额、支付对象等信息，并附上采购凭证的复印件。现金支付申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对现金支付申请单及相关凭证进行审核，核实采购事项的真实性、合法性和金额准确性。审核无误后，由财务人员填写现金支票或准备现金。现金支付时，应由财务人员或指定的专人负责办理，并要求收款方在现金支付凭证上签字确认。支付完成后，财务人员应及时登记现金日记账，确保账目清晰、准确。3.现金保管与安全公司应设立专门的现金保管场所，配备必要的安全设施，如保险柜、监控设备等，确保现金的安全存放。现金保管人员应严格遵守现金保管制度，不得擅自将现金借给他人或挪作他用。每日下班前，现金保管人员应核对现金余额，并与现金日记账进行核对，确保账实相符。如有差异，应及时查明原因并进行处理。公司应制定现金盘点制度，定期对现金进行盘点。盘点工作应由财务部门负责人或其他指定人员负责组织，确保盘点结果的真实性和准确性。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并按照规定进行处理。四、财务审核与监督1.财务审核财务部门在收到采购申请现金支付相关凭证后，应按照以下要求进行审核：采购申请单是否经过完整的审批流程，审批签字是否齐全。采购凭证是否真实、合法、有效，发票内容是否与采购事项相符，金额计算是否正确。采购合同是否符合公司合同管理制度，付款条款是否明确、合理。现金支付申请单填写是否规范、准确，支付金额是否与采购金额一致。对于审核中发现的问题，财务部门应及时与采购部门或申请部门沟通，要求其进行整改或补充相关资料。如问题严重影响资金支付的合法性和安全性，财务部门有权拒绝支付。2.内部监督公司内部审计部门应定期对采购申请现金支付业务进行审计监督，检查财务制度的执行情况，是否存在违规操作、资金浪费等问题。审计部门应通过查阅凭证、账目、合同等资料，实地走访供应商等方式，对采购业务的真实性、合法性进行审查。对于审计中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。整改结果应向公司管理层汇报。3.外部监督公司应接受外部审计机构、税务机关等相关部门的监督检查，如实提供财务资料和采购业务信息。对于外部监督检查中提出的问题，公司应积极配合整改，及时调整和完善相关财务制度和采购流程，确保公司财务管理规范、合法。五、预算管理与控制1.预算编制各部门应根据年度业务计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应详细列出各类采购物品或服务的名称、数量、金额等信息，并经部门负责人审核签字后提交至财务部门。财务部门汇总各部门采购预算，结合公司年度资金预算安排，编制公司整体采购预算。采购预算应明确各项采购支出的时间节点和金额上限，确保公司资金合理使用。采购预算经公司管理层审批通过后，作为公司年度采购活动的资金控制依据。2.预算执行采购部门应严格按照采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对比实际采购支出与预算金额，及时发现预算执行偏差。对于预算执行偏差较大的项目，应及时与采购部门沟通，分析原因并采取措施进行纠正。3.预算调整在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、业务需求变化等原因，导致原采购预算无法满足实际需要时，采购部门应及时提出预算调整申请。预算调整申请应详细说明调整原因、调整金额、调整后的预算安排等内容，并附上相关证明材料。预算调整申请经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核。财务部门审核通过后，报公司管理层审批。经批准的预算调整申请作为预算执行的依据。六、风险管理与应对1.风险识别采购申请现金支付业务可能面临的风险包括但不限于：采购决策失误，导致采购物品或服务不符合公司需求，造成资金浪费。供应商选择不当，如供应商信誉不佳、提供的产品质量不合格等，可能导致公司遭受经济损失。现金支付过程中的安全风险，如现金被盗、挪用等。财务审核不严，导致违规支付、资金流失等问题。预算管理不善，导致采购超预算或预算执行偏差较大，影响公司资金平衡。2.风险评估公司应定期对采购申请现金支付业务的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如通过问卷调查、数据分析、案例分析等方式，对各类风险进行评估打分，并确定风险等级。3.风险应对措施根据风险评估结果，公司应制定相应的风险应对措施：对于采购决策失误风险，加强采购前期的市场调研和需求分析，组织相关人员进行评估论证，确保采购决策的科学性和合理性。针对供应商选择不当风险，建立严格的供应商评估和选择标准，加强对供应商的资质审查和信誉评估，定期对供应商进行考核评价。为防范现金支付安全风险，加强现金保管场所的安全管理，配备必要的安全设施，严格执行现金保管制度和盘点制度。对于财务审核不严风险，加强财务人员的培训和管理水平，明确审核职责和流程，严格按照审核标准进行审核，确保财务审核的准确性和严格性。针对预算管理不善风险，加强预算编制的科学性和准确性，严格预算执行监控，及时发现和纠正预算执行偏差，建立健全预算调整机制。七、信息管理与档案保存1.信息管理公司应建立采购申请现金支付业务的信息管理系统，及时记录和更新采购申请、审批、采购执行、现金支付等环节的相关信息。信息管理系统应具备信息查询、统计分析等功能，方便公司管理层和相关部门及时了解采购业务进展情况和资金使用情况。财务部门应定期对采购申请现金支付业务信息进行整理和分析，为公司决策提供数据支持。2.档案保存采购申请现金支付业务涉及的各类文件和凭证应作为重要档案进行保存，包括采购申请单、采购合同、发票、验收单、现金支付申请单、现金支付凭证等。档案保存期限应符