供货商与财务制度

PAGE供货商与财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司与供货商之间的财务往来，确保公司采购活动的合法性、规范性和经济性，保障公司及供货商的合法权益，维护良好的商业合作关系，促进公司业务的健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及与供货商交易的采购业务，包括原材料采购、设备采购、服务采购等各类采购活动。3.基本原则合法性原则：公司与供货商的交易必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保交易行为合法合规。诚信原则：双方应秉持诚实守信的态度开展合作，履行各自的权利和义务，不得隐瞒重要信息或欺诈对方。规范性原则：建立健全的财务流程和管理制度，规范采购业务中的财务操作，确保财务信息真实、准确、完整。效益原则：在保证采购质量和服务的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益，实现公司利益最大化。二、供货商选择与评估1.供货商选择标准资质信誉：供货商应具备合法经营资质，具有良好的商业信誉，无不良信用记录。产品质量：提供的产品或服务应符合国家相关标准和公司要求，具备稳定的质量保证体系。价格合理：在同类产品或服务中，价格具有竞争力，同时应考虑成本效益因素。供应能力：具备足够的生产能力或服务提供能力，能够按时、按量满足公司的采购需求。售后服务：提供完善的售后服务，包括产品维修、退换货、技术支持等。2.供货商评估流程初步筛选：采购部门根据公司采购需求，收集潜在供货商信息，进行初步筛选，确定符合基本条件的供货商名单。实地考察：对初步筛选的供货商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、供应能力等情况，形成考察报告。综合评估：采购部门、质量部门、财务部门等相关部门对供货商进行综合评估，从资质信誉、产品质量、价格、供应能力、售后服务等方面进行打分，确定最终合格的供货商名单。定期复审：定期对供货商进行复审，根据其经营状况、合作表现等因素，调整供货商名单，确保合作供货商的质量。三、采购合同管理1.合同签订流程合同起草：采购部门根据采购业务需求，起草采购合同文本，明确双方的权利和义务、采购产品或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。合同审核：采购合同文本起草完成后，提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核。财务部门重点审核合同中的付款条款、结算方式等财务相关内容，确保公司资金安全和财务风险可控；法务部门重点审核合同的合法性、合规性等法律条款，避免合同纠纷。合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供货商签订。签订后的合同原件应及时交公司档案室存档，并复印一份交财务部门作为付款依据。2.合同变更管理变更申请：在合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，应由采购部门提出变更申请，说明变更的原因、内容及对公司的影响。变更审核：变更申请提交后，同样需经财务部门、法务部门等相关部门进行审核。财务部门重点审核变更后的付款条款、结算方式等财务相关内容，评估对公司资金流的影响；法务部门重点审核变更的合法性、合规性等法律条款，确保变更后的合同符合法律法规要求。变更签订：经审核通过的合同变更申请，由公司法定代表人或授权代表与供货商签订变更协议。变更协议签订后，应及时交公司档案室存档，并复印一份交财务部门作为付款依据。3.合同执行监督采购部门：负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供货商沟通协调，确保供货商按时、按量、按质履行合同义务。如发现供货商存在违约行为，应及时采取措施，追究其违约责任。财务部门：负责监督采购合同的付款执行情况，按照合同约定的付款方式和时间及时付款。同时，对合同执行过程中的财务数据进行记录和分析，为公司决策提供支持。其他部门：根据各自职责，配合采购部门和财务部门做好合同执行监督工作，确保公司采购业务的顺利进行。四、采购付款管理1.付款方式预付款：根据合同约定，在采购合同签订后，公司可向供货商支付一定比例的预付款。预付款比例应根据供货商的信誉、合作历史、采购产品或服务的性质等因素综合确定，一般不超过合同总金额的[X]%。货到付款：在供货商将货物送达公司指定地点并经检验合格后，公司按照合同约定支付货款。分期付款：对于金额较大、交货期较长的采购合同，可根据合同约定分阶段支付货款。分期付款的次数、比例和时间应在合同中明确约定。质保金：在采购产品或服务的质保期届满后，如无质量问题，公司将质保金支付给供货商。质保金比例一般为合同总金额的[X]%[X]%。2.付款审批流程申请付款：采购部门根据合同执行情况，填写付款申请单，注明供货商名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款理由等信息，并附上相关的发票、验收报告等证明文件。部门审核：付款申请单提交后，由采购部门负责人、质量部门负责人、仓库管理人员等相关人员进行审核。采购部门负责人审核采购业务的真实性和合理性；质量部门负责人审核产品质量是否符合合同要求；仓库管理人员审核货物是否已实际入库。财务审核：财务部门对付款申请单及相关证明文件进行审核，重点审核付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、发票是否合规等财务相关内容。如发现问题，应及时与采购部门沟通核实，并要求其补充或更正相关资料。领导审批：经采购部门、质量部门、财务部门审核通过的付款申请单，提交给公司领导进行审批。公司领导根据公司资金状况、采购业务的重要性等因素进行审批决策。付款执行：经领导审批同意的付款申请，由财务部门按照合同约定的付款方式和时间及时办理付款手续。五、发票管理1.发票取得供货商应提供合法有效的发票：供货商在收取货款时，应按照国家税收法律法规的规定，向公司开具合法有效的发票。发票内容应与采购合同约定的产品或服务名称、规格、数量、金额等一致。及时取得发票：采购部门应督促供货商在规定的时间内开具发票，并及时将发票传递给财务部门。财务部门在收到发票后，应认真审核发票的真实性、合法性和有效性。2.发票审核票面信息审核：财务部门审核发票的票面信息是否完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等内容。发票真伪审核：通过国家税务总局发票查验平台等方式对发票的真伪进行审核，确保取得的发票为真实有效的发票。发票合规性审核：审核发票是否符合国家税收法律法规的规定，如发票的开具是否规范、发票的印章是否齐全等。3.发票处理合规发票：对于审核通过的合规发票，财务部门应及时进行账务处理，按照发票金额确认采购成本或费用，并进行相应的税务抵扣。不合规发票：对于审核发现的不合规发票，财务部门应及时与采购部门沟通，要求供货商重新开具合规发票。如供货商无法重新开具合规发票，公司应根据相关规定进行税务处理，并追究供货商的违约责任。六、财务核算与监督1.财务核算采购业务核算：财务部门按照国家财务会计准则和公司财务制度的规定，对采购业务进行准确的财务核算。根据采购合同、发票、验收报告等相关资料，确认采购成本或费用，记录应付账款等负债科目，并进行相应的账务处理。定期对账：财务部门定期与供货商进行对账，核对双方的往来账目，确保账目清晰、准确。如发现账目差异，应及时与供货商沟通核实，查明原因并进行调整。2.财务监督内部审计监督：公司内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购合同的签订、执行情况，付款审批流程的合规性，发票管理的规范性等内容，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。外部审计监督：公司接受外部审计机构的审计监督，配合审计机构对采购业务进行审计检查。对于审计机构提出的问题和建议，公司应认真对待，积极整改，不断完善公司的采购财务管理制度。七、风险管理1.供货商违约风险风险识别：分析供货商可能出现的违约情况，如无法按时交货、产品质量不合格、提供虚假发票等。风险评估：评估供货商违约对公司生产经营、财务状况等方面的影响程度。风险应对措施：与供货商签订详细的合同条款，明确违约责任；建立供货商信用档案，加强对供货商的信用管理；定期对供货商进行评估和监控，及时发现潜在风险并采取措施防范。2.财务风险付款风险：如供货商未按时交货或产品质量不合格，公司可能面临提前付款或拒绝付款的风险。应对措施包括加强合同执行监督，严格按照合同约定付款；建立预付款、质保金等风险防范机制，降低付款风险。资金流风险：不合理的付款安排可能导致公司资金流紧张。应对措施包括优化付款计划，合理安排资金，确保公司资金链的稳定。税务风险：发票管理不善可能导致公司面临税务风险。应对措施包括加强发票审核，确保取得合法有效的发票；规范发票开具和使用，避免税务违规行为。八、信息沟通与协调1.内部沟通采购部门与财务部门：采购部门应及时向财务部门提供采购合同、付款申请等相关信息，财务部门应定期与采购部门沟通采购业务的财务状况和资金安排情况，共同做好采购业务的财务管理工作。采购部门与其他部门：采购部门应与质量部门、仓库管理人员等其他部门密切配合，及时沟通采购业务的进展情况，确保采购产品或服务的质量和及时入库。2.与供货商沟通合同沟通：在采购合同签订前，与供