物业分公司财务制度

PAGE物业分公司财务制度一、总则（一）目的为了规范物业分公司的财务行为，加强财务管理和经济核算，保障公司的合法权益，提高经济效益，根据国家有关法律法规和财务制度，结合本公司实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于物业分公司及其所属各部门、各项目管理处。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，依法进行财务活动。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映公司的财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖公司财务活动的全过程，确保各项财务工作有章可循。4.及时性原则：及时进行财务核算和财务报告，为公司决策提供准确、及时的财务信息。5.效益性原则：在保证公司正常运营的前提下，努力降低成本费用，提高资金使用效益。二、财务机构与人员设置（一）财务机构设置物业分公司设立独立的财务部门，负责公司的财务管理和会计核算工作。财务部门应根据工作需要，合理设置岗位，明确各岗位的职责权限，确保财务工作的顺利开展。（二）财务人员配备1.财务部门应配备具有专业知识和技能的财务人员，包括财务经理、会计、出纳等。2.财务人员应具备相应的从业资格证书，熟悉国家财务法规和公司财务制度，遵守职业道德，保守公司财务秘密。（三）财务人员职责1.财务经理职责负责组织领导财务部门的日常工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。负责公司财务管理制度的制定、完善和执行，确保公司财务工作符合法律法规和公司规定。负责财务预算的编制、执行和监控，定期对预算执行情况进行分析和评价，提出改进措施。负责财务报表的编制和分析，及时向公司管理层提供准确、完整的财务信息，为公司决策提供支持。负责资金的筹集、调配和使用，合理安排资金，确保公司资金安全和正常周转。负责税务管理工作，依法纳税，合理避税，降低税务风险。负责财务档案的管理，确保财务档案的完整、安全和有效利用。负责与外部金融机构、税务机关等相关部门的沟通与协调，维护公司良好的外部关系。负责对财务人员的培训、考核和管理，提高财务人员的业务素质和工作能力。2.会计职责按照国家会计制度的规定，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。负责财务数据的收集、整理和分析，为财务决策提供数据支持。负责财务预算的编制和执行监控，协助财务经理对预算执行情况进行分析和评价。负责财务档案的整理和归档工作，确保财务档案的完整和安全。负责与其他部门的沟通与协调，及时提供财务信息和数据支持。协助财务经理做好税务管理工作，办理纳税申报等相关事宜。3.出纳职责负责现金收付和银行结算业务，严格按照现金管理和银行结算制度的规定办理各项收支业务。负责保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据，确保资金安全。负责登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。定期编制资金日报表，及时向财务经理汇报资金收支情况。协助会计做好财务核算工作，提供相关财务数据支持。三、财务核算制度（一）会计核算基础1.物业分公司采用权责发生制进行会计核算，以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方法进行账务处理。2.会计核算以人民币为记账本位币。（二）会计科目设置1.公司按照国家统一的会计制度规定设置会计科目，确保会计信息的一致性和可比性。2.根据物业分公司的业务特点，在统一会计科目的基础上，可增设部分明细科目，以满足公司财务管理和会计核算的需要。（三）会计凭证与账簿1.会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证应真实、合法、有效，记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制。2.会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。会计账簿应按照规定的格式和内容进行登记，做到账账相符、账证相符、账实相符。（四）财务报告1.物业分公司应定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主要报表以及附注。2.财务报告应真实、准确、完整地反映公司的财务状况、经营成果和现金流量情况，为公司管理层和投资者提供决策依据。3.财务报告应按照规定的时间和程序报送公司管理层、股东及相关政府部门。四、财务预算管理制度（一）预算编制原则1.科学性原则：预算编制应依据公司的战略规划、经营目标和实际情况，采用科学合理的方法进行编制。2.全面性原则：预算应涵盖公司的各项经营活动和财务收支，确保预算的完整性。3.可行性原则：预算指标应具有可操作性，符合公司的实际情况和发展能力。4.严肃性原则：预算一经确定，应严格执行，不得随意调整。（二）预算编制方法1.物业分公司采用零基预算和滚动预算相结合的方法进行预算编制。2.零基预算是指在编制预算时，不考虑以往的预算执行情况，一切从实际需要出发，分析各项费用的合理性和必要性，确定预算金额。3.滚动预算是指在预算执行过程中，根据实际执行情况和市场变化，对预算进行定期调整和滚动编制，使预算始终保持一定的前瞻性和适应性。（三）预算编制流程1.下达预算编制通知：每年[具体时间]，财务部门根据公司战略规划和经营目标，下达年度预算编制通知，明确预算编制的原则、方法、范围和时间要求等。2.各部门编制预算草案：各部门根据预算编制通知的要求，结合本部门的实际情况，编制本部门的预算草案，并报送财务部门。3.财务部门审核与汇总：财务部门对各部门报送的预算草案进行审核，分析预算的合理性和可行性，提出审核意见，并进行汇总编制公司年度预算草案。4.预算草案审批：公司年度预算草案经财务经理审核后，提交公司管理层审批。经公司管理层批准后的预算草案即为公司正式年度预算。5.预算分解与下达：公司正式年度预算下达后，财务部门将预算指标分解到各部门，并明确各部门的预算执行责任。（四）预算执行与监控1.各部门应严格按照公司下达的预算指标组织实施，确保预算的执行。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行跟踪、分析和评价，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施。3.对于预算执行过程中出现的重大偏差或特殊情况，各部门应及时向财务部门报告，并说明原因和解决方案。财务部门应根据实际情况，对预算进行适当调整。（五）预算调整1.在预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，各部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等。2.财务部门对各部门提交的预算调整申请进行审核，分析调整的必要性和合理性，并提出审核意见。3.预算调整申请经财务经理审核后，提交公司管理层审批。经公司管理层批准后的预算调整方案即为公司正式预算调整方案。五、资金管理制度（一）资金筹集1.物业分公司根据公司发展需要，合理筹集资金，确保公司资金的正常周转。2.资金筹集方式包括银行贷款、股东投资、内部融资等。3.在筹集资金时，应充分考虑资金成本、资金风险和资金使用效益等因素，选择合适的筹资方式和渠道。（二）资金使用1.公司资金应按照规定的用途使用，不得擅自改变资金用途。2.资金使用应严格执行审批制度，各项资金支出必须经过相关领导审批后方可支付。3.对于重大资金支出项目，应进行可行性研究和论证，确保资金使用的合理性和效益性。（三）资金审批流程1.日常费用支出审批流程经办人填写费用报销单，并附上相关原始凭证。部门负责人审核费用的真实性、合理性和必要性，并签字确认。财务部门审核费用报销单的合规性和准确性，审核无误后签字。分管领导审批，超过一定金额的费用需经总经理审批。出纳根据审批后的费用报销单支付款项。2.重大资金支出审批流程项目负责人提出资金支出申请，详细说明项目的背景、内容、预算和预期效益等。财务部门对项目资金预算进行审核，分析资金使用的合理性和效益性。相关部门对项目进行可行性研究和论证，出具论证报告。分管领导审核项目申请和论证报告，提出审核意见。总经理审批，重大项目需经董事会审批。财务部门根据审批意见安排资金支付。（四）资金安全管理1.加强资金安全管理，确保公司资金的安全。2.出纳应严格遵守现金管理和银行结算制度，妥善保管库存现金和有价证券。3.财务部门应定期对银行账户进行核对，确保银行存款的安全。4.加强对财务印鉴、票据等重要物品的管理，防止丢失和被盗用。六、成本费用管理制度（一）成本费用分类1.物业分公司的成本费用主要包括主营业务成本、管理费用、销售费用、财务费用等。2.主营业务成本是指物业分公司为提供物业管理服务而发生的直接成本，包括人员工资、物料消耗、设备维修保养等费用。3.管理费用是指物业分公司行政管理部门为组织和管理公司经营活动而发生的各项费用，包括办公费、差旅费、业务招待费等。4.销售费用是指物业分公司为销售物业管理服务而发生的各项费用，包括广告费、促销费等。5.财务费用是指物业分公司为筹集资金而发生的各项费用，包括利息支出、手续费等。（二）成本费用核算1.物业分公司应按照规定的成本核算方法，对各项成本费用进行核算。2.成本费用核算应遵循权责发生制原则和配比原则，确保成本费用的准确核算。3.财务部门应定期对成本费用进行分析和评价，找出成本费用控制的关键点，采取有效措施降低成本费用。（三）成本费用控制1.建立成本费用控制制度，明确各部门的成本费用控制责任。2.加强对成本费用的预算管理，严格控制预算执行，确保成本费用不超预算。3.优化成本费用结构，合理安排各项成本费用支出，提高资金使用效益。4.加强对成本费用的日常监控，及时发现和纠正成本费用支出中的不合理现象。（四）成本费用审批1.成本费用支出应严格执行审批制度，各项成本费用支出必须经过相关领导审批后方可支付。2.审批流程与资金审批流程相同，确保成本费用支出的合规性和合理性。七、固定资产管理制度（一）固定资产定义与分类1.固定资产是指使用期限超过一年，单位价值较高，并且在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋建筑物、机器设备、运输工具、电子设备等。2.固定资产按照用途和性质可分为房屋建筑物、机器设备、运输工具、电子设备等类别。（二）固定资产购置1.各部门根据工作需要，提出固定资产购置申请，详细说明购置的理由、规格、数量、预算等。2.财务部门对固定资产购置申请进行审核，分析购置的必要性和合理性，并提出审核意见。3.固定资产购置申请经相关领导审批后，由采购部门负责采购。4.采购部门应按照规定的采购程序进行采购，确保采购的固定资产符合公司要求，价格合理。（三）固定资产验收与入账1.固定资产购置后，由使用部门和资产管理部门共同进行验收，验收合格后填写固定资产验收单。2.财务部门根据固定资产验收单和采购发票等相关凭证，进行固定资产入账核算。3.固定资产入账时，应按照规定的折旧方法计提折旧。（四）固定资产折旧1.物业分公司采用平均年限法计提固定资产折旧。2.固定资产折旧年限根据国家规定和公司实际情况确定，一经确定不得随意变更。3.财务部门应定期对固定资产折旧进行核算和调整，确保折旧计提的准确性。（五）固定资产处置1.固定资产处置包括出售、报废、毁损等。2.固定资产处置应按照规定的程序进行审批，未经批准不得擅自处置。3.固定资产处置收入应及时入账，处置净损益应计入当期损益。（六）固定资产清查1.物业分公司应定期对固定资产进行清查，确保固定资产账实相符。2.固定资产清查工作由资产管理部门牵头，财务部门和使用部门配合进行。3.清查结束后，应编制固定资产清查报告，对清查中发现的问题及时进行处理。八、税务管理制度（一）税务登记与申报1.物业分公司应按照国家税收法律法规的规定，及时办理税务登记手续。2.财务部门应每月按时进行纳税申报，确保公司依法纳税，避免税务风险。3.纳税申报应准确、完整地填写纳税申报表，提供相关纳税资料。（二）税务核算与缴纳1.财务部门应按照国家税收法律法规的规定，正确进行税务核算，确保公司应纳税额的准确计算。2.按时足额缴纳各项税款，不得拖欠税款。3.对于税收优惠政策，应及时了解和掌握，并按照规定申请享受。（三）税务风险管理1.加强税务风险管理，建立健全税务风险防控机制。2.定期对公司税务情况进行自查自纠，及时发现和解决税务问题。3.对于重大税务事项，应及时咨询税务顾问或税务机关，确保税务处理的合规性。九、财务档案管理制度（一）财务档案范围1.财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、审计报告、合同协议、财务文件等。2.财务档案应真实、完整地反映公司的财务活动和经济业务。（二）财务档案整理与归档1.财务人员应按照规定的时间和要求，对财务档案进行整理和归档。2.财务档案应分类存放，编号管理，确保档案的有序存放和查找。3.归档后的财务档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。（三）财务档案保管期限1.财务档案的保管期限根据国家规定和公司实际情况确定，一般分为永久保管和定期保管。2.定期保管