财务制度销售下单流程

PAGE财务制度销售下单流程一、总则1.目的本财务制度销售下单流程旨在规范公司销售业务中的下单操作，确保销售活动的顺利进行，保障公司财务安全，提高运营效率，明确各部门在销售下单过程中的职责与权限，促进公司销售业务的规范化、标准化管理。2.适用范围本流程适用于公司所有销售业务的下单操作，包括但不限于产品销售、服务销售等各类销售活动。3.相关部门职责销售部门：负责与客户沟通，了解客户需求，促成销售交易，并准确填写销售订单，确保订单信息的完整性和准确性。对销售订单的执行情况进行跟踪，及时反馈订单执行过程中的问题。财务部门：负责审核销售订单的财务条款，包括价格、付款方式、结算周期等，确保符合公司财务政策和相关法律法规要求。对销售订单的收款情况进行监控，及时提醒相关部门跟进款项回收，进行账务处理。仓库部门：根据销售订单安排货物的备货、发货等工作，确保货物的及时供应和准确交付。对库存情况进行管理，根据销售订单合理安排库存，避免缺货或积压。其他相关部门：根据销售订单的要求，协同完成各自职责范围内的工作，如生产部门负责安排生产任务（如涉及产品生产），质量部门负责产品质量检验等。二、销售下单流程1.客户需求沟通销售部门业务人员通过电话、邮件、面谈等方式与客户进行沟通，详细了解客户的产品或服务需求、数量、交货时间、交货地点等信息。对客户提出的特殊要求进行记录，并及时与相关部门（如生产部门、技术部门等）沟通协调，评估公司是否能够满足客户需求。2.销售订单生成销售业务人员根据与客户沟通的结果，在公司销售管理系统中准确填写销售订单。销售订单应包含以下基本信息：客户信息：包括客户名称、联系人、联系电话、地址等。产品或服务信息：产品名称、规格型号、数量、单价、金额等；服务内容、服务期限、服务费用等。交货信息：交货时间、交货地点、运输方式等。付款方式及结算周期：明确客户的付款方式（如现金、支票、银行转账、信用证等）以及结算周期（如货到付款、月结、季结等）。其他特殊要求：如包装要求、质量标准、售后服务要求等。销售订单填写完成后，提交给销售部门负责人进行审核。审核内容包括订单信息的准确性、完整性，客户需求的合理性，以及与公司销售政策的一致性等。3.财务条款审核销售订单审核通过后，流转至财务部门。财务人员对订单中的财务条款进行审核，重点审核以下内容：价格：检查销售价格是否符合公司定价政策，是否经过适当的审批流程。对于特殊价格或优惠价格订单，需核实相关审批文件。付款方式：评估客户付款方式的风险，对于风险较高的付款方式（如远期支票、信用证等），需进行额外的风险评估和防范措施。确保付款方式符合公司资金管理要求和相关法律法规规定。结算周期：审核结算周期是否合理，是否与公司的资金回笼计划相匹配。过长的结算周期可能影响公司资金周转，需谨慎评估并与销售部门沟通协商。其他财务条款：如折扣政策、违约金条款等，确保其符合公司财务政策和相关法律法规要求，不存在潜在的财务风险。财务人员审核无误后，在销售订单上签字确认，并注明审核意见。如发现财务条款存在问题，应及时与销售部门沟通，要求其进行修改或补充相关信息，直至审核通过。4.仓库备货安排销售订单经财务审核通过后，仓库部门根据订单要求进行备货。仓库人员首先核对库存系统，确认所需货物是否有足够库存。若库存充足，仓库人员按照订单要求进行货物分拣、包装等准备工作，并在库存系统中记录货物的出库情况，更新库存数量。若库存不足，仓库人员及时通知销售部门，销售部门与客户沟通协商，调整交货时间或采取其他解决方案（如部分交货、补货等）。同时，仓库人员将库存短缺信息反馈给采购部门，采购部门及时安排采购计划，确保货物能够及时补充库存，满足销售订单需求。5.发货及运输安排根据销售订单的交货时间和运输方式要求，仓库部门安排发货。对于自行运输的订单，仓库人员组织车辆进行货物装载，并安排专人负责运输过程中的货物安全和跟踪。对于委托第三方物流运输的订单，仓库人员与选定的物流公司进行交接，提供准确的货物清单和发货信息。物流公司负责将货物按时、安全地运输至客户指定地点，并及时反馈运输状态信息。在发货过程中，仓库人员应做好发货记录，包括发货时间、发货数量、运输单号等信息，以便后续查询和跟踪。6.销售订单执行跟踪销售部门业务人员负责对销售订单的执行情况进行全程跟踪。定期与客户沟通，了解货物是否按时到达、客户是否验收合格等情况。如在订单执行过程中出现问题（如货物损坏、交货延迟、客户拒收等），销售业务人员应及时协调相关部门进行处理。对于因公司原因导致的问题，应采取积极措施解决，减少对客户的影响，并及时向客户反馈处理进度和结果。仓库部门负责跟踪货物的运输状态，及时掌握货物的在途情况。如发现运输异常情况（如运输延误、货物丢失等），应及时与物流公司沟通协调，采取相应的补救措施，并通知销售部门。财务部门负责跟踪销售订单的收款情况，定期与销售部门核对款项回收进度。对于逾期未收款的订单，及时提醒销售部门采取措施催收款项，并协助销售部门与客户沟通协商解决付款问题。三、销售订单变更管理1.变更申请在销售订单执行过程中，如因客户需求变更、公司内部原因等需要对销售订单进行变更，相关部门应及时提出变更申请。变更申请应明确变更的内容、原因、预计对订单执行和财务状况的影响等。变更申请由提出部门填写变更申请表，经部门负责人签字确认后提交给销售部门。2.变更审核销售部门收到变更申请表后，对变更内容进行初步审核，评估变更对销售业务的影响。如变更涉及价格调整、交货时间变更、产品规格型号更改等重要事项，需组织相关部门（如财务部门、仓库部门、生产部门等）进行联合审核。财务部门重点审核变更对财务条款的影响，包括价格变动对收入和利润的影响、付款方式和结算周期变更对资金回笼的影响等。根据审核结果，提出财务方面的意见和建议。仓库部门审核变更对库存和发货安排的影响，确认库存是否能够满足变更后的订单需求，发货时间和运输方式是否需要调整等。其他相关部门根据各自职责对变更内容进行审核，确保变更后的订单能够顺利执行。3.变更审批销售订单变更申请表经各部门审核通过后，提交给公司管理层进行审批。公司管理层根据变更的性质、影响程度等因素进行综合评估，做出审批决定。对于重大变更事项，需经过公司高层会议讨论决策。审批通过后的变更申请表作为销售订单变更的依据，相关部门按照变更后的订单要求进行执行。4.变更执行与跟踪销售部门根据审批通过的变更申请表，及时通知相关部门进行变更后的订单执行工作。仓库部门根据变更后的交货时间和货物需求，调整库存和发货安排；财务部门根据变更后的财务条款，调整账务处理和收款跟踪等工作。各部门在变更执行过程中，应做好相应的记录和跟踪工作，确保变更后的订单顺利完成。销售部门继续对变更后的订单执行情况进行跟踪，及时协调解决执行过程中出现的问题。四、销售订单结算管理1.收款管理财务部门根据销售订单约定的付款方式和结算周期，及时跟踪客户款项回收情况。在接近结算周期时，提前与销售部门沟通，了解订单执行进度和客户付款意向。销售部门负责协助财务部门进行款项催收工作。对于逾期未付款的客户，销售业务人员应及时与客户沟通，了解原因并催促客户付款。如客户存在付款困难，销售部门应与客户协商解决方案，如延长付款期限、调整付款方式等，并及时反馈给财务部门。财务部门收到客户款项后，及时进行账务处理。核对收款金额与销售订单金额是否一致，确认收款来源，并按照公司财务制度进行入账登记。同时，开具相应的收款凭证给客户。2.发票管理财务部门根据销售订单和实际收款情况，及时开具销售发票。发票开具应遵循相关法律法规规定，确保发票内容准确无误，包括客户名称、产品或服务名称、数量、金额、税率、税额等信息。销售部门负责将发票及时交付给客户。对于需要邮寄发票的情况，销售部门应选择可靠的快递公司，并跟踪发票的送达情况，确保客户能够及时收到发票。财务部门对发票的开具、交付等情况进行记录和管理，定期核对发票开具金额与销售订单金额、收款金额是否一致，确保发票管理的准确性和规范性。3.应收账款管理财务部门定期对应收账款进行清理和分析，编制应收账款账龄分析表，及时掌握应收账款的分布情况和账龄结构。对于账龄较长的应收账款，应重点关注并与销售部门共同制定催收措施。销售部门负责对应收账款的催收工作进行具体实施。根据应收账款账龄分析表，对不同客户采取不同程度的催收措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等。对于长期拖欠款项且催收无效的客户，应及时采取法律手段维护公司权益。公司建立应收账款考核制度，将应收账款回收率等指标纳入销售部门和相关人员的绩效考核体系，激励销售部门和员工积极催收款项，降低公司应收账款风险。五、销售订单档案管理1.档案收集与整理销售订单执行过程中产生的各类文件和资料，包括销售订单、变更申请表、发货记录、运输凭证、收款凭证、发票等，均应作为销售订单档案进行收集和整理。销售部门负责定期将上述档案资料收集齐全，并按照时间顺序、订单编号等进行分类整理。确保档案资料的完整性和准确性，不得遗漏重要文件。2.档案存储与保管整理好的销售订单档案应妥善存储保管。公司可设立专门的档案库或使用电子档案管理系统进行存储，确保档案资料的安全和可查阅性。对于纸质档案，应按照档案管理要求进行装订、编号，并存放于档案柜中，防止档案损坏、丢失或泄露。对于电子档案，应进行备份存储，并设置相应的权限管理，确保只有授权人员能够访问和查阅。3.档案查阅与使用公司内部各部门因工作需要查阅销售订单档案时，应填写档案查阅申请表，并注明查阅原因、查阅内容等信息。经部门负责人签字批准后，提交给档案管理部门。档案管理部门根据查阅申请表，核实查阅人员的身份和权限，按照规定提供相应的档案资料。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或进行其他违规操作。查阅完毕后，应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。对于涉及公司商业机密或敏感信息的销售订单档案，应严格限制查阅