实体店财务制度

PAGE实体店财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范[公司/组织名称]实体店的财务行为，加强财务管理和监督，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，提高资金使用效益，保障公司/组织的稳健运营，实现可持续发展。2.适用范围本制度适用于[公司/组织名称]旗下所有实体店及其相关财务活动。包括但不限于店铺的日常销售、采购、库存管理、费用支出等业务环节。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度，确保财务活动合法合规。真实性原则：财务信息应真实、准确地反映实体店的财务状况和经营成果，不得虚报、瞒报。完整性原则：涵盖实体店财务活动的各个方面，确保财务制度全面、系统，无遗漏。及时性原则：及时记录、核算和报告财务信息，以便管理层及时做出决策。权责分明原则：明确各部门和人员在财务活动中的职责和权限，做到责任清晰、分工明确。二、财务机构与人员设置1.财务部门职责负责制定和完善实体店财务管理制度，并监督执行。组织实施财务核算工作，编制财务报表，定期进行财务分析，为管理层提供决策支持。负责资金管理，合理安排资金，确保资金安全和高效运作。负责税务管理，依法纳税，合理避税，降低税务风险。参与实体店的预算编制、执行和控制，对预算执行情况进行监督和分析。负责财务档案的整理、归档和保管，确保财务资料的完整性和保密性。2.财务人员岗位设置及职责财务经理全面负责实体店的财务管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。建立健全财务管理制度和内部控制体系，防范财务风险。组织财务核算和财务分析工作，为管理层提供决策依据。负责资金管理、税务筹划等工作，确保公司/组织资金安全和税务合规。协调与外部金融机构、税务机关等相关部门的关系。对财务人员进行培训、考核和监督，提高团队整体素质。会计负责实体店的日常会计核算工作，按照国家统一会计制度和公司/组织财务制度的规定，进行账务处理。编制记账凭证、登记账簿、编制财务报表，确保财务数据的准确性和及时性。负责财务档案的整理和归档工作，妥善保管会计凭证、账簿、报表等资料。协助财务经理进行财务分析和税务申报工作。出纳负责实体店的现金收付、银行结算等资金管理工作。严格执行现金管理制度和银行结算制度，确保资金收付安全无误。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要票据，确保其安全完整。协助会计进行财务核算工作，提供相关资金数据。三、财务核算1.会计核算基础采用权责发生制原则进行会计核算，以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果。会计年度自公历1月1日起至12月31日止。2.会计科目设置根据国家统一会计制度和公司/组织财务管理需要，设置会计科目。会计科目应保持相对稳定，如需变更，应经财务经理批准，并在财务报表附注中说明。3.账务处理流程业务部门在经济业务发生后，应及时将相关原始凭证传递给财务部门。会计人员对原始凭证进行审核，审核无误后编制记账凭证。根据记账凭证登记账簿，包括总账、明细账、日记账等。定期进行账账核对、账实核对，确保账簿记录的准确性。期末，按照权责发生制原则进行成本费用的计提、分摊和结转，编制财务报表。4.财务报表编制每月末编制资产负债表、利润表、现金流量表等财务报表，如实反映实体店的财务状况、经营成果和现金流量情况。财务报表应经会计主管审核、财务经理审批后报送管理层及相关部门。定期对财务报表进行分析，撰写财务分析报告，为管理层提供决策支持。分析内容包括财务指标分析、财务状况变动分析、经营成果分析等，重点关注销售额、毛利率、净利率、库存周转率、资金周转率等关键指标。四、资金管理1.资金预算管理每年末，各实体店应根据下一年度的经营计划和业务需求，编制资金预算。资金预算应包括现金收入预算、现金支出预算、资金筹集预算等。资金预算经财务部门审核、汇总后，报管理层审批。管理层应根据公司/组织的战略目标和实际情况，对资金预算进行调整和确定。各实体店应严格按照批准的资金预算执行，合理安排资金使用，确保资金收支平衡。财务部门应定期对资金预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.现金管理严格执行现金管理制度，遵守库存现金限额规定。库存现金限额由开户银行根据实体店的实际需要核定，一般为35天的日常零星开支所需现金量。如需调整库存现金限额，应报开户银行批准。现金收入应及时存入银行，不得坐支现金。严禁白条抵库和挪用现金。现金支出应严格按照审批程序进行，由经办人填写付款申请单，经部门负责人、财务经理、总经理审批后，出纳方可付款。出纳应每日盘点现金，做到账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并进行相应处理。3.银行存款管理加强银行账户管理，按照国家有关规定开立和使用银行账户。银行账户的开立、变更和撤销应经财务经理批准，并报管理层备案。定期与银行核对账目，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。严格控制银行存款的收支，银行存款的收付应通过银行结算账户进行，不得通过个人银行账户办理公司/组织业务。加强对银行票据的管理，包括支票、汇票、本票等。银行票据应由专人保管，建立票据领用、使用、注销登记制度，确保票据安全。4.资金筹集管理根据实体店的经营需要和资金状况，合理确定资金筹集方式。资金筹集方式包括自有资金、银行贷款、商业信用等。如需向银行申请贷款，应按照银行要求提供相关资料，办理贷款手续。贷款获批后，应按照借款合同约定使用资金，按时偿还贷款本息。合理利用商业信用，如应付账款、应付票据等，在规定的信用期内支付款项，维护公司/组织良好的商业信誉。五、销售与收款管理1.销售业务流程客户下单后，业务部门应及时将订单信息传递给财务部门和仓库部门。仓库部门根据订单信息进行备货，确认库存充足后发货。发货后，仓库部门应及时将发货单传递给财务部门。财务部门根据订单信息、发货单等资料开具发票，并进行应收账款的核算。业务部门负责跟踪客户回款情况，及时与客户沟通，催收回款。对于逾期未付款的客户，应采取相应的催收措施。2.收款管理销售收款方式主要包括现金收款、银行转账收款、支票收款等。财务部门应根据客户付款方式及时办理收款手续，并开具收款凭证。建立应收账款管理制度，定期对应收账款进行账龄分析和风险评估。对于逾期应收账款，应及时采取催收措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等。对于长期拖欠货款的客户，应进行重点跟踪和管理，必要时可通过法律途径解决。财务部门应定期与业务部门核对应收账款余额，确保账账相符。同时，应将应收账款情况及时反馈给管理层，为管理层决策提供依据。六、采购与付款管理1.采购业务流程业务部门根据实体店的经营需要，提出采购申请，填写采购申请单，注明采购物品的名称、规格、数量、价格、预计到货日期等信息。采购申请单经部门负责人审批后，提交给采购部门。采购部门根据采购申请单进行供应商选择、询价、比价等工作，确定供应商和采购价格。采购部门与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本传递给财务部门。采购部门根据采购合同安排供应商发货。货物到货后，仓库部门应进行验收，验收合格后填写入库单，并将入库单传递给财务部门。财务部门根据采购合同、入库单等资料进行账务处理，确认应付账款，并按照合同约定的付款方式和时间进行付款。2.付款管理严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。付款前，经办人应填写付款申请单，附上采购合同、入库单、发票等相关凭证，经部门负责人、财务经理、总经理审批后，出纳方可付款。对于货到付款的采购业务，如果发票未及时取得，应先暂估入账，待取得发票后再进行调整。加强对采购付款的审核和监督，确保付款的真实性、合法性和准确性。对于不符合合同约定或审批程序的付款申请，财务部门有权拒绝付款。七、库存管理1.库存管理制度建立健全库存管理制度，加强对库存商品的采购、验收、入库、保管、发出、盘点等环节的管理，确保库存商品的安全、完整和账实相符。仓库部门应设置库存商品明细账，详细记录库存商品的收发存情况。库存商品明细账应定期与财务部门的总账进行核对，确保账账相符。定期对库存商品进行盘点，盘点方式包括定期盘点和不定期盘点。定期盘点一般每年至少进行一次，不定期盘点根据实际情况适时安排。盘点结束后，应编制库存盘点表，如实反映库存商品的实际数量、金额、盘盈盘亏情况等。对于盘盈盘亏的库存商品，应及时查明原因，并按照规定的审批程序进行处理。盘盈的库存商品应冲减管理费用，盘亏的库存商品应根据不同原因分别计入管理费用、营业外支出等科目。2.库存计价方法采用加权平均法对库存商品进行计价。加权平均单价计算公式为：加权平均单价=（期初库存商品金额+本期购入库存商品金额）÷（期初库存商品数量+本期购入库存商品数量）。发出库存商品的成本按照加权平均单价计算确定。库存计价方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经财务经理批准，并在财务报表附注中说明变更原因及对财务状况和经营成果的影响。八、费用管理1.费用分类与标准实体店的费用主要包括销售费用、管理费用、财务费用等。销售费用是指为销售商品或提供劳务而发生的各项费用，包括广告费、促销费、销售人员薪酬、差旅费等。销售费用应根据业务实际需要，按照合理的标准进行控制和支出。管理费用是指实体店为组织和管理经营活动而发生的各项费用，包括管理人员薪酬、办公费、水电费、折旧费、业务招待费等。管理费用应严格按照预算控制，确保费用支出的合理性和必要性。财务费用是指为筹集资金而发生的各项费用，包括利息支出、手续费等。财务费用应根据资金使用情况和借款合同约定进行核算和控制。2.费用审批流程费用支出实行分级审批制度。经办人应填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关原始凭证。费用报销单经部门负责人审核后，提交给财务部门。财务部门对费用报销单的真实性、合法性、完整性进行审核，审核无误后报财务经理审批。财务经理根据费用预算和公司/组织财务制度进行审批。对于超出预算或不符合规定的费用报销，财务经理有权拒绝审批。费用报销单经财务经理审批后，报总经理审批。总经理审批通过后，出纳方可付款。3.费用控制措施建立费用预算管理制度，各部门应根据年度经营计划和实际情况，编制本部门的费用预算。费用预算经财务部门审核、汇总后，报管理层审批。各部门应严格按照批准的费用预算执行，控制费用支出。加强对费用支出的审核和监督，财务部门应定期对费用支出情况进行分析和检查，发现问题及时提出整改措施。对于不合理的费用支出，应追究相关人员的责任。优化费用支出结构，提高费用使用效益。通过合理安排费用支出，降低不必要的费用开支，确保费用支出与经营效益相匹配。九、税务管理1.税务登记与申报按照国家税收法律法规的规定，及时办理税务登记手续，确保税务登记信息的准确、完整。按时进行纳税申报，如实填写纳税申报表，报送税务机关要求的相关资料。纳税申报应包括增值税、企业所得税、城市维护建设税、教育费附加、地方教育附加等税种。加强对税收政策的学习和研究，及时了解税收政策的变化，合理利用税收优惠政策，降低税务成本。2.发票管理建立健全发票管理制度，加强对发票的领购、开具、保管、使用等环节的管理。发票应由专人负责保管，确保发票的安全。按照规定开具发票，发票内容应真实、准确、完整，不得虚开发票。开具发票后，应及时登记发票开具台账，记录发票号码、开具日期、购货单位、金额等信息。取得的发票应进行严格审核，确保发票的真实性、合法性和有效性。对于不符合规定的发票，不得作为记账凭证和税前扣除凭证。定期对发票进行盘点，核对发票的实际使用情况与台账记录是否一致。如发现发票丢失、被盗等情况，应及时向税务机关报告，并按照规定进行处理。十、财务监督与审计1.内部财务监督建立健全内部财务监督制度，加强对财务活动的日常监督和检查。财务部门应定期对各项财务制度的执行情况进行自查，发现问题及时整改。各部门应配合财务部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对于违反财务制度的行为，应及时纠正，并追究相关人员的责任。加强对财务人员的职业道德教育和培训，提高财务人员的业务水平和责任意识，确保财务人员依法履行职责，保证财务信息的真实、准确、完整。2.内部审计定期开展内部审计工作，对实体店的财务收支、经营活动、内部控制等进行全面审计。内部审计工作应由独立的审计部门或人员负责实施。内部审计人员应按照审计计划和审计程序进行审计工作，收集审计证据，撰写审计报告。审计报告应客观、公正地反映审计情况，提出审计意见和建议。被审计部门应积极配合内部审计工作，对审计发现的问题及时进行整改。对于审计提出的改进措施，应认真落实，不断完善内部控制制度，提高财务管理水平。十一、财务档案管理1.财务档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、银行对账单、合同协议、财务审批文件等与财务活动相关的各类资料。2.财务档案整理与归档会计人员应定期对财务资料进行整理和分类，按照档案管理要求进行装订和编号。财务档案应及时归档，归档后的财务档案应存放于专门的档案柜中，确保档案的安全和完整。建立财务档案目录，详细记录财务档案的名称、编号、存放地点、保管期限等信息，便于查阅和管理。3.财务档案保管期限财务档案的保管期限应按照国家有关规定执行。一般会计凭证、会计账簿等保管期限为30年，财务报表等保管期限为10年，其他