财务制度收款流程

PAGE财务制度收款流程一、总则1.目的本财务制度收款流程旨在规范公司/组织的收款行为，确保收款工作的准确性、及时性和安全性，保障公司/组织的资金流顺畅，维护公司/组织的合法权益，特制定本流程。2.适用范围本流程适用于公司/组织内所有涉及收款业务的部门和人员，包括但不限于销售部门、客服部门、项目部门等在业务活动中产生的收款事项。3.收款原则依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保收款行为合法有效。准确及时原则：准确记录收款信息，及时办理收款手续，保证款项足额、按时到账。安全保密原则：保障收款资金的安全，对收款信息严格保密，防止信息泄露。责任明确原则：明确各环节收款责任，确保收款工作有序进行，出现问题能够及时追溯。二、收款业务类型及相关规定（一）销售收款1.销售合同签订销售部门在与客户签订销售合同前，应确保合同条款明确、清晰，特别是关于付款方式、付款期限、结算账户等收款相关条款。合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案。合同中约定的付款方式应符合公司/组织的收款政策和风险控制要求，避免采用过于宽松或存在较大风险的付款方式。2.发货与开票根据销售合同约定，销售部门应按时发货，并在发货后及时通知财务部门开具发票。发票开具应严格按照税务法规要求，确保发票内容真实、准确、完整。财务部门在开具发票前，应核对销售合同、发货记录等相关资料，确保开票信息与业务实际相符。发票开具后，应及时将发票交付给客户，并做好相应的记录。3.收款跟踪销售部门负责对客户的付款情况进行跟踪，及时了解客户付款进度。如发现客户逾期未付款，应及时与客户沟通，了解原因，并采取相应的催款措施。财务部门应定期与销售部门核对收款情况，建立收款台账，详细记录每笔收款的客户名称、收款金额、收款日期、付款方式等信息。同时，对逾期未收款的客户进行重点监控，及时向相关部门反馈收款风险。4.收款方式现金收款：对于金额较小、客户要求采用现金支付的业务，销售部门或相关收款人员应在收到现金后，立即开具收款收据，并在收据上加盖公司/组织财务专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、客户联和记账联。收款人员应在当日下班前将现金及收款收据记账联交至财务部门，财务部门应及时进行清点核对，并登记现金日记账。银行转账收款：销售部门应向客户提供准确的公司/组织银行账户信息，包括开户行名称、账号等。客户通过银行转账方式付款后，财务部门应及时查询银行到账信息，并核对收款金额与销售合同是否一致。如发现款项未及时到账或金额不符等情况，应及时与银行联系核实，并通知销售部门与客户沟通解决。支票收款：收到客户支票后，财务部门应首先检查支票的真实性、有效性，包括支票的出票日期、金额、收款人名称、出票人签章等是否齐全、清晰。如发现支票存在问题，应及时与客户联系更换。支票收取后，应在支票背面背书，并填写进账单，及时送交开户银行办理入账手续。财务部门应在支票入账后，登记银行存款日记账，并将相关收款凭证交至会计部门进行账务处理。（二）项目收款1.项目合同签订项目部门在与客户签订项目合同前，应会同财务部门对项目收款条款进行审核，确保项目收款方式、付款节点、结算方式等符合公司/组织的利益和风险承受能力。项目合同签订后，项目部门应将合同副本提交给财务部门备案。项目合同中应明确约定项目进度款的支付条件和支付比例，以及项目验收合格后的尾款支付方式和时间节点。同时，应约定如客户逾期付款的违约责任和解决方式。2.项目实施与收款申请项目部门按照项目合同约定组织实施项目，在达到合同约定的收款节点时，应及时填写收款申请表，详细说明项目进展情况、已完成工作量、应收取款项金额等信息，并附上相关证明材料，如项目进度报告、验收报告等。收款申请表经项目负责人签字确认后，提交给财务部门审核。财务部门收到收款申请表后，应根据项目合同及相关规定进行审核，核实项目进展情况与收款申请是否相符，收款金额计算是否准确。审核通过后，财务部门将收款申请表提交给公司/组织管理层审批。3.收款跟踪与反馈财务部门负责跟踪项目收款情况，及时与客户沟通协调，确保款项按时足额到账。如遇客户逾期付款等问题，应及时向项目部门反馈，共同协商解决办法。项目部门应配合财务部门做好收款工作，根据客户反馈的问题及时调整项目实施进度或提供相关资料，协助财务部门解决收款过程中出现的问题。同时，应定期与财务部门核对项目收款情况，确保项目收款工作顺利进行。（三）其他收款1.租金收入对于公司/组织拥有的出租资产，如房屋、设备等，相关管理部门应与租户签订租赁合同，明确租金支付方式、支付期限等条款。租赁合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案。财务部门应按照租赁合同约定的收款时间和方式，向租户收取租金。如租户逾期未支付租金，应按照合同约定收取滞纳金，并及时采取催款措施。租金收入应及时入账，按照相关财务规定进行核算。2.押金收入在收取租户或合作方押金时，相关管理部门应向对方出具收款收据，并注明押金的性质、退还条件等信息。收款收据应加盖公司/组织财务专用章。财务部门应将押金收入单独核算，存入专门的押金账户。在符合押金退还条件时，按照规定办理押金退还手续，并进行相应的账务处理。如因租户或合作方违反合同约定导致押金不予退还的，应按照相关规定进行账务处理，并向对方说明原因。三、收款流程具体操作（一）收款准备1.信息核对财务部门在收到销售部门或项目部门提交的收款相关资料后，首先对客户信息、合同信息、收款金额等进行核对，确保信息准确无误。如发现信息不一致或存在疑问，应及时与相关部门沟通核实。同时，财务部门应核对公司/组织自身的银行账户信息、开票信息等，确保收款工作顺利进行。2.收款账户设置根据公司/组织的业务需要和财务管理要求，合理设置收款账户。收款账户应选择信誉良好、资金安全保障较高的银行，并确保账户信息准确无误。对于不同类型的收款业务，可以根据实际情况设置专门的收款子账户，以便于分类核算和管理。同时，应定期对收款账户进行检查和核对，确保账户资金安全。（二）收款通知1.首次收款通知销售部门或项目部门在与客户签订合同后，应及时将合同中约定的收款信息通知客户，包括付款方式、付款期限、收款账户等。通知方式可以采用书面通知、邮件通知或电话通知等，并要求客户确认收到通知。2.逾期收款通知当客户逾期未付款时，销售部门或项目部门应及时向客户发出逾期收款通知，明确告知客户逾期未付款的金额、逾期天数以及可能产生的后果，并要求客户尽快付款。逾期收款通知应留存相关记录，以便后续跟踪和处理。（三）收款操作1.现金收款操作收款人员在收到现金时，应立即进行清点，确保现金金额与收款收据填写金额一致。如发现现金短缺或假币等情况，应及时与客户沟通解决。收款人员在开具收款收据后，应在收据上加盖公司/组织财务专用章，并将存根联留存备查，客户联交给客户，记账联连同现金一起交至财务部门。财务部门收到现金及收款收据记账联后，应再次进行清点核对，并在收款收据记账联上签字确认。然后，将现金存入公司/组织指定的现金收款账户，并登记现金日记账。2.银行转账收款操作财务部门收到银行到账通知后，应及时核对收款金额与销售合同或收款申请是否一致。如发现款项未及时到账或金额不符等情况，应及时与银行联系核实，并通知销售部门或项目部门与客户沟通解决。核对无误后，财务部门应根据收款情况填写收款凭证，详细记录收款日期、客户名称、收款金额、付款方式等信息。收款凭证经财务负责人审核签字后，交至会计部门进行账务处理。3.支票收款操作收到客户支票后，财务部门应首先检查支票的真实性、有效性，包括支票的出票日期、金额、收款人名称、出票人签章等是否齐全、清晰。如发现支票存在问题，应及时与客户联系更换。支票收取后，应在支票背面背书，并填写进账单，及时送交开户银行办理入账手续。财务部门应在支票入账后，登记银行存款日记账，并将相关收款凭证交至会计部门进行账务处理。如支票存在退票等情况，财务部门应及时通知销售部门或项目部门与客户沟通解决，并按照相关规定进行处理。（四）收款记录与台账管理1.收款记录财务部门应按照收款业务发生的时间顺序，及时、准确地记录每笔收款业务的相关信息，包括收款日期、客户名称、收款金额、付款方式、收款来源等。收款记录应采用电子表格或专门的财务软件进行记录，确保记录的完整性和可追溯性。2.收款台账管理建立收款台账，对所有收款业务进行分类汇总管理。收款台账应包括客户名称、合同编号、收款日期、收款金额、付款方式、逾期情况等详细信息。通过收款台账，可以清晰地了解公司/组织的收款情况，及时掌握收款进度和风险。财务部门应定期对收款台账进行核对和更新，确保台账信息与实际收款情况一致。同时，应根据收款台账数据生成相关报表，为公司/组织管理层提供决策支持。（五）收款核销1.核销原则收款核销应遵循“谁负责收款，谁负责核销”的原则，确保收款与业务对应关系清晰，避免重复记账或漏记。2.核销流程财务部门在收到款项并进行账务处理后，应根据收款记录和相关业务资料，对已收款的业务进行核销。核销时，应核对收款金额与对应的销售合同或项目收款申请金额是否一致，收款时间是否符合合同约定。对于已核销的业务，应在相关业务资料上加盖“已收款核销”章，并注明核销日期。同时，在收款记录和收款台账中进行相应的标记，以便于查询和统计。四、收款风险控制（一）客户信用评估1.评估内容在与客户开展业务前，销售部门或项目部门应会同财务部门对客户进行信用评估，评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录、付款能力等。通过收集客户的营业执照、财务报表、银行信用报告等资料，分析客户的信用风险，为确定收款方式和信用额度提供依据。2.评估方法可以采用定性评估和定量评估相结合的方法对客户进行信用评估。定性评估主要通过对客户的经营历史、市场口碑、行业地位等方面进行分析判断；定量评估可以通过设定一些财务指标和信用评分模型，对客户的财务状况和信用风险进行量化评估。根据客户的信用评估结果，将客户分为不同的信用等级，如信用良好、一般、较差等，并针对不同信用等级的客户采取相应的收款策略。（二）逾期收款管理1.催款措施当客户逾期未付款时，销售部门或项目部门应按照逾期时间和金额采取不同的催款措施。对于逾期时间较短、金额较小的客户，可以通过电话、邮件等方式进行提醒；对于逾期时间较长、金额较大的客户，应及时发送书面催款函，并明确告知客户逾期未付款的后果和公司/组织将采取的进一步措施。如客户仍未付款，销售部门或项目部门可以考虑暂停业务合作、限制发货等措施，以促使客户尽快付款。同时，应及时将逾期收款情况反馈给财务部门，共同商讨解决方案。2.法律手段对于逾期时间较长、催款无效且金额较大的客户，公司/组织可以考虑通过法律手段追讨欠款。财务部门应及时收集相关证据，如销售合同、发货记录、收款凭证、催款函等，协助法律部门进行诉讼或仲裁。在采取法律手段追讨欠款过程中，应注意诉讼时效和证据的充分性，确保公司/组织的合法权益得到有效维护。（三）内部监督与审计1.内部监督建立健全内部监督机制，对收款业务流程进行定期检查和监督。财务部门应定期对收款记录、收款台账、收款凭证等进行核对，确保收款工作的准确性和合规性。同时，公司/组织内部审计部门应定期对收款业务进行审计，检查收款流程是否符合公司/组织的财务制度和相关法律法规要求，是否存在潜在的风险和问题。2.审计内容收款流程合规性审计：检查收款业务是否按照规定的流程进行操作，各环节的审批手续是否齐全，收款记录是否真实、准确、完整。收款风险控制审计：评估客户信用评估制度的执行情况，逾期收款管理措施的有效性，