小型商贸公司财务制度

PAGE小型商贸公司财务制度一、总则（一）目的为加强本小型商贸公司财务管理，规范财务行为，确保公司财务工作有序进行，保障公司资产安全，提高经济效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于本小型商贸公司及所属各部门。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，依法进行财务活动。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映公司财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖公司财务活动的各个方面，确保财务信息全面、完整。4.准确性原则：财务数据计算准确，记录清晰，报表编制规范。5.及时性原则：及时处理各项财务事务，按时编制财务报表，为公司决策提供及时有效的财务信息。二、财务机构与人员设置（一）财务机构设置公司设立独立的财务部门，负责公司财务管理和会计核算工作。财务部门应配备必要的办公设备和财务软件，以满足日常工作需要。（二）人员岗位职责1.财务经理全面负责公司财务管理工作，制定财务战略和规划，确保公司财务目标的实现。组织编制和执行财务预算、财务收支计划，监督财务预算的执行情况，定期进行财务分析，为公司决策提供依据。建立健全公司财务管理制度和内部控制制度，防范财务风险，确保公司资产安全。负责财务部门的团队建设和管理，组织财务人员培训和考核，提高财务人员业务素质。协调与税务、银行等相关部门的关系，维护公司良好的外部财务环境。2.会计人员按照国家统一会计制度的规定，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。负责审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的原始凭证予以退回，并要求更正、补充。定期核对账目，确保账账相符、账实相符，及时清理往来款项。负责财务档案的整理、归档和保管工作，按照规定期限妥善保管会计凭证、会计账簿、财务报表等财务资料。3.出纳人员办理现金收付和银行结算业务，严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，确保现金收付安全、准确。负责登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要票据，确保其安全完整。定期盘点库存现金，编制现金盘点表，发现问题及时报告并处理。三、财务预算管理（一）预算编制1.每年末，财务部门应根据公司年度经营目标和发展规划，组织各部门编制下一年度财务预算。2.各部门应结合本部门实际情况，按照财务部门统一要求，编制本部门预算草案，包括收入预算、成本费用预算、资金预算等。3.财务部门对各部门预算草案进行审核、汇总，综合平衡后编制公司年度财务预算草案，提交公司管理层审议。（二）预算执行与监控1.公司年度财务预算经管理层审议通过后，正式下达各部门执行。各部门应严格按照预算执行，确保预算目标的实现。2.财务部门负责对预算执行情况进行监控，定期对比分析预算执行数据与实际数据的差异，及时发现问题并向管理层报告。3.对于预算执行过程中出现的重大偏差或特殊情况，各部门应及时向财务部门说明原因，并提出调整预算的申请。财务部门审核后，报公司管理层审批。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如因市场环境变化、公司战略调整等原因，导致原预算无法执行或执行结果与预算目标存在重大差异时，可进行预算调整。2.预算调整应按照规定程序进行，由提出调整申请的部门填写预算调整申请表，详细说明调整原因、调整内容及调整后的预算指标。3.财务部门对预算调整申请进行审核，分析调整的必要性和合理性，提出审核意见后报公司管理层审批。4.经公司管理层批准后的预算调整方案，由财务部门下达各部门执行，并相应调整财务预算报表。四、收入管理（一）销售收入确认1.公司销售商品的收入，在同时满足下列条件时予以确认：公司已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；公司既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入公司；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。2.销售商品采用托收承付方式的，在办妥托收手续时确认收入；采用预收款方式的，在发出商品时确认收入；销售商品需要安装和检验的，在购买方接受商品以及安装和检验完毕时确认收入，如果安装程序比较简单，可在发出商品时确认收入；销售商品采用支付手续费方式委托代销的，在收到代销清单时确认收入。（二）销售价格管理1.公司销售商品的价格应根据市场行情、成本费用、竞争状况等因素合理确定，确保公司利润目标的实现。2.销售部门应定期收集市场价格信息，分析市场价格变化趋势，为公司制定合理的销售价格提供参考。3.对于特殊客户或特殊订单的销售价格，应经公司管理层审批后执行。（三）销售收款管理1.销售部门负责与客户签订销售合同，明确销售价格、数量、交货时间、付款方式等条款。2.财务部门应根据销售合同约定的付款方式，及时跟踪客户付款情况，确保销售款项按时足额收回。3.对于逾期未付款的客户，销售部门应及时与客户沟通，了解原因，并采取相应的催款措施。财务部门应协助销售部门做好催款工作，必要时可通过法律途径解决。五、成本费用管理（一）成本核算1.公司应建立健全成本核算制度，明确成本核算对象、成本项目和成本计算方法。2.成本核算应按照权责发生制原则，准确归集和分配各项成本费用，确保成本核算的真实性和准确性。3.对于商贸公司，主要成本包括商品采购成本、运输成本、仓储成本等。商品采购成本应按照实际采购价格核算，运输成本、仓储成本等应根据实际发生额进行归集和分配。（二）费用报销管理1.公司制定费用报销制度，明确费用报销范围、报销标准和报销流程。2.员工发生的费用支出，应在规定时间内填写费用报销单，并附相关原始凭证，经部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后，方可报销。3.费用报销标准应根据公司实际情况和市场行情合理制定，确保费用支出的合理性和必要性。对于超出报销标准的费用，应经公司领导特批后方可报销。4.财务部门应加强对费用报销的审核，重点审核原始凭证的真实性合法性、费用支出的合理性和报销手续的完整性。对于不符合规定的报销申请，应予以退回。（三）成本费用控制1.各部门应加强成本费用管理，采取有效措施降低成本费用，提高经济效益。2.财务部门应定期对成本费用进行分析，找出成本费用控制的关键点和存在的问题，提出改进建议和措施，为公司管理层决策提供依据。3.公司应建立成本费用考核制度，将成本费用指标分解到各部门和各岗位，定期对各部门和各岗位的成本费用控制情况进行考核，对成本费用控制效果好的部门和个人给予奖励，对成本费用控制不力的部门和个人进行处罚。六、资产管理（一）货币资金管理1.现金管理公司应严格遵守国家现金管理规定，控制现金使用范围，确保现金收付安全。出纳人员应每日盘点库存现金，做到账实相符。发现现金短缺或溢余时，应及时查明原因，并按规定进行处理。现金收入应及时存入银行，不得坐支现金。严禁白条抵库和挪用现金。2.银行存款管理根据公司业务需要，合理选择银行开立账户，并按照银行规定办理开户、销户等手续。出纳人员应定期核对银行存款日记账与银行对账单，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。加强银行账户安全管理，妥善保管银行账户密码、U盾等重要物品，防止银行账户资金被盗用。（二）存货管理1.存货采购管理采购部门应根据市场需求和库存情况，制定合理的采购计划，确保存货供应的及时性和合理性。采购人员应严格按照采购计划进行采购，选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量和价格合理。采购物资到货后，采购部门应及时通知仓库验收。仓库管理人员应按照合同要求对采购物资的数量、质量、规格等进行验收，验收合格后方可入库。2.存货仓储管理仓库应建立健全存货管理制度，对存货进行分类存放、标识管理，确保存货安全完整。仓库管理人员应定期对存货进行盘点，编制存货盘点表，及时发现存货盘盈、盘亏等情况，并查明原因，按规定进行处理。加强存货仓储安全管理防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保存货质量不受影响。3.存货发出管理销售部门根据销售合同开具发货单，仓库管理人员凭发货单发货。发货时应严格按照发货单的要求进行发货，确保发货数量、品种等准确无误。仓库管理人员应及时登记存货发出台账，记录存货发出的日期、数量、品种、去向等信息。财务部门应根据仓库发货记录和销售发票，及时确认销售收入和结转销售成本。（三）固定资产管理1.固定资产购置管理公司根据业务发展需要，制定固定资产购置计划。固定资产购置计划应经公司管理层审批后执行。购置固定资产时，应按照规定程序进行采购招标或询价，选择合适的供应商和采购方式，确保固定资产的质量和价格合理。固定资产购置后，采购部门应及时通知财务部门和使用部门。财务部门应按照规定进行账务处理，使用部门应及时办理固定资产验收、领用等手续。2.固定资产折旧管理公司按照国家规定的固定资产折旧方法和折旧年限，对固定资产计提折旧。折旧方法一经确定，不得随意变更。财务部门应定期计算固定资产折旧额，编制固定资产折旧计提表，并进行账务处理。3.固定资产清查管理公司定期对固定资产进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括固定资产的数量、质量、使用状况等。固定资产清查结束后，应编制固定资产清查报告，对清查中发现的问题及时进行处理。对于盘盈、盘亏的固定资产，应按照规定程序报经批准后进行账务处理。七、税务管理（一）税务登记与申报1.公司应按照国家税收法律法规的规定，及时办理税务登记手续，并在规定时间内进行纳税申报。2.财务部门应准确核算各项收入、成本费用和应纳税所得额，按照规定的税率和税种计算应纳税额，并按时向税务机关申报缴纳税款。3.税务申报过程中，如发现申报数据有误或其他问题，应及时与税务机关沟通，办理更正申报等手续。（二）税收优惠政策利用1.关注国家税收政策变化，及时了解和掌握相关税收优惠政策。2.财务部门应根据公司实际情况筛选适用的税收优惠政策，并积极向税务机关申请享受税收优惠。3.在享受税收优惠政策过程中，应严格按照规定的程序和要求办理相关手续，确保税收优惠政策的合规使用。（三）税务风险管理1.建立健全税务风险管理制度，加强对税务风险的识别、评估和应对。2.财务部门应定期对公司税务情况进行自查，及时发现和纠正潜在的税务风险。3.对于重大税务事项或税务风险，应及时向公司管理层报告，并咨询专业税务顾问的意见，制定应对措施，降低税务风险。八、财务报告与分析（一）财务报告编制1.公司按照国家统一会计制度的规定，定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务报告应做到数字真实、内容完整、编制及时、报送合规。财务报告编制完成后，应经财务经理审核、公司领导审批后对外报送。3.财务部门应妥善保管财务报告及相关资料，按照规定期限进行归档保存。（二）财务分析1.定期对公司财务状况和经营成果进行分析，撰写财务分析报告，为公司管理层决策提供依据。2.财务分析内容应包括财务指标分析、财务状况分析、经营成果分析、现金流量分析等。通过对各项财务指标的计算和分析，揭示公司财务状况和经营成果的变化趋势，发现存在的问题和潜在风险。3.财务分析报告应提出针对性的建议和措施，为公司管理层制定经营策略、优化财务管理提供参考。九、财务监督与审计（一）内部财务监督1.公司建立健全内部财务监督制度，明确内部财务监督的职责、权限和程序。2.财务部门应定期对公司财务收支、财务预算执行情况等进行内部审计和监督，及时发现和纠正财务管理中存在的问题。3.各部门应配合财务部门的内部