食材采购单报销财务制度

PAGE食材采购单报销财务制度一、总则1.目的为了规范公司食材采购单报销流程，加强财务管理，确保公司食材采购费用的合理支出，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及食材采购及报销的部门和人员。3.基本原则合法性原则：食材采购及报销活动必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。真实性原则：报销凭证必须真实、准确地反映食材采购的实际情况，不得虚报、瞒报。合理性原则：食材采购应根据公司实际需求，遵循经济、合理的原则，避免浪费和不必要的开支。及时性原则：采购人员应及时办理报销手续，财务部门应及时审核并支付报销款项，确保资金流转顺畅。二、食材采购流程1.采购申请各部门根据实际工作需要，填写《食材采购申请表》，详细注明食材名称、规格、数量、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人根据工作实际情况对采购申请进行审核，如申请合理，签字批准后提交至采购部门；如申请不合理，应及时与申请部门沟通并说明原因，不予批准。2.采购实施采购部门接到经审批的《食材采购申请表》后，应按照要求进行采购。选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择资质良好、信誉度高、价格合理的供应商。采购人员与供应商签订采购合同或协议，明确食材的品种、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保采购活动的合法性和规范性。在采购过程中，采购人员应严格把控食材质量，对采购的食材进行验收，确保符合合同约定的质量标准。如发现质量问题，应及时与供应商协商解决，并做好记录。3.入库管理食材采购到货后，采购人员应及时通知仓库管理人员进行验收。仓库管理人员根据采购合同和送货清单，对食材的品种、规格、数量、质量等进行认真核对。验收合格的食材，仓库管理人员应办理入库手续，填写《食材入库单》，详细记录食材的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息，并签字确认。入库单一式三联，一联仓库留存，一联交采购部门作为报销凭证附件，一联交财务部门记账。验收不合格的食材，仓库管理人员应及时通知采购人员与供应商协商处理，如退货、换货等，并做好相应记录。三、食材采购单报销要求1.报销凭证食材采购报销必须提供合法有效的凭证，包括但不限于发票、收据、采购合同、送货清单、入库单等。发票应符合国家税务部门的规定，具备发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等内容，并加盖发票专用章。收据应注明收款单位名称、地址、电话、开户银行及账号、付款单位名称、付款方式、收款事由、金额等信息，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。采购合同应明确采购双方的权利和义务，包括食材品种、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，并由双方签字盖章确认。送货清单应详细记录食材的名称、规格、数量、单价、金额等信息，并由送货人签字确认。入库单应注明食材的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息，并由仓库管理人员签字确认。2.报销审批采购人员应在食材采购完成并取得合法有效凭证后，及时填写《食材采购报销单》，详细注明采购日期、食材名称、规格、数量、单价、金额、供应商等信息，并附上采购合同、送货清单、入库单等相关凭证。《食材采购报销单》经采购人员所在部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，如审核无误，签字批准后交公司领导审批。公司领导根据公司财务制度和实际情况对报销申请进行审批，如审批通过，签字批准；如审批不通过，应及时与采购人员沟通并说明原因，不予批准。3.报销时间采购人员应在食材采购完成后的[X]个工作日内办理报销手续，逾期未办理的，财务部门有权拒绝受理。特殊情况需延期报销的，采购人员应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意后方可延期。财务部门应在收到经审批的《食材采购报销单》后的[X]个工作日内完成审核并支付报销款项。如遇特殊情况需延期支付的，财务部门应及时向采购人员说明原因。四、财务审核要点1.凭证审核财务人员应认真审核报销凭证的真实性、合法性、完整性。审核发票时，应检查发票的开具日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等内容是否齐全，是否与采购合同、送货清单、入库单等相关凭证一致，发票是否加盖发票专用章。审核收据时，应检查收据的格式是否规范，内容是否完整，是否加盖收款单位财务专用章或发票专用章。审核采购合同、送货清单、入库单等凭证时，应检查其内容是否与报销单一致，签字盖章是否齐全。对于不符合规定的报销凭证，财务人员有权拒绝受理，并要求采购人员补充或更换合法有效的凭证。2.金额审核财务人员应认真审核报销金额的合理性和准确性。审核报销金额是否与采购合同、送货清单、入库单等相关凭证一致，是否符合公司财务制度和预算安排。对于超出预算或不合理的报销金额，财务人员应及时与采购人员沟通并说明原因，不予批准。如发现报销金额计算错误或存在其他问题，财务人员应及时与采购人员核对，要求其更正错误或补充相关说明。3.审批流程审核财务人员应认真审核报销申请的审批流程是否符合规定。审核《食材采购报销单》是否经采购人员所在部门负责人、财务部门、公司领导等相关人员审批签字，审批手续是否齐全。对于审批流程不完整或不符合规定的报销申请，财务人员有权拒绝受理，并要求采购人员补齐审批手续。五、报销支付方式1.银行转账对于符合报销规定的食材采购费用，财务部门原则上采用银行转账方式支付给供应商。财务人员应根据审核无误的《食材采购报销单》，填写银行转账支票或通过网上银行等方式将报销款项支付至供应商指定的银行账户。在办理银行转账时，财务人员应认真核对收款单位名称、银行账号、开户银行等信息，确保转账信息准确无误。转账完成后，应及时打印转账凭证，并将其作为报销凭证的附件。2.现金支付在特殊情况下，如供应商要求现金支付或确实无法通过银行转账支付的，经公司领导批准后，可采用现金支付方式。现金支付金额应严格控制在公司规定的现金使用范围内，并按照公司现金管理规定办理相关手续。采用现金支付时，采购人员应填写《现金借款单》或《现金报销单》，注明借款或报销金额、事由等信息，并经相关人员审批签字。财务人员应根据审批后的《现金借款单》或《现金报销单》支付现金，并要求收款人在收款凭证上签字确认。六、财务核算与档案管理1.财务核算财务部门应按照国家财务制度和公司财务核算办法，对食材采购费用进行准确核算。根据审核无误的《食材采购报销单》及相关凭证，及时编制会计凭证，登记账簿，确保财务数据的真实、准确、完整。食材采购费用应按照不同的部门、用途等进行明细核算，以便于公司进行成本分析和费用控制。财务部门应定期对食材采购费用进行统计和分析，为公司决策提供依据。2.档案管理财务部门应妥善保管食材采购报销相关的凭证、单据、合同等档案资料。按照档案管理的要求，对报销凭证进行分类整理、装订成册，并建立电子档案，以便于查询和使用。食材采购报销档案的保管期限应按照国家档案管理规定执行，一般为[X]年。保管期满后，经公司领导批准，方可按照规定进行销毁。七、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对食材采购单报销情况进行审计监督。审计内容包括采购流程的合规性、报销凭证的真实性和合法性、报销金额的合理性、审批流程的完整性等。通过审计监督，及时发现问题并提出整改建议，确保公司食材采购单报销制度的有效执行，防范财务风险。2.定期检查财务部门应定期对食材采购单报销情况进行自查，检查报销凭证是否齐全、合规，报销金额是否准确，审批流程是否完整等。对于自查中发现的问题，应及时进行整改，并建立健全相关管理制度。公司应定期组织对食材采购单报销制度的执行情况进行检查，对执行不力的部门和个人进行通报批评，并责令其限期整改。八、违规处理1.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚对于虚报、瞒报食材采购费用的，除追回虚报、瞒报款项外，并处以虚报、瞒报金额[X]%[X]%的罚款；情节严重的，给予警告、记过、降职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。对于未按照规定办理采购申请、审批手续的，责令其限期补办；逾期未补办的，给予警告处分；因未办理相关手续导致公司损失的，由责任人承担相应的赔偿责任。对于未按照规定及时办理报销手续的，给予警告处分；因逾期报销导致公司资金周转困难或产生其他损失的，由责任人承担相应的赔偿责任。对于在食材采购过程中存在营私舞弊、收受回扣等违法违纪行为的，除追回违法所得外，并处以违法所得[X]倍[X]倍的罚款；情节严重的，给予开除处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对违反本制度规定的行为进行处理时，应遵循事实清楚、证据确凿、定性准确、处理恰当、程序合法的原则公司应成立专门的调查小组，对违规行为进行调查核实。调查小组应收集相关证据，听取当事人的陈述和申辩，确保调查结果客观、公正