零售行业现金财务制度

PAGE零售行业现金财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范零售行业公司现金财务管理，确保现金收支的安全、准确、及时，维护公司财务秩序，保障公司和相关利益者的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属零售门店的现金财务活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关现金管理的法律法规和财务制度，确保公司现金财务活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障现金资产的安全，防止现金被盗、挪用等情况发生。3.准确性原则：现金收支记录必须准确无误，保证财务数据的真实性和可靠性。4.及时性原则：及时处理现金收支业务，不得拖延，确保资金的正常流转。二、现金收支管理（一）现金收入管理1.收款方式销售收款：零售门店应配备专业收款设备，如收银机等，确保销售收款准确无误。收银员应在收款时唱收唱付，向顾客明确告知收款金额，并提供有效的收款凭证，如发票、小票等。其他收入：包括租金收入、押金收入等，相关业务部门应及时将收入款项交至财务部门，并提供详细的收入来源及相关证明文件。2.现金缴存每日营业终了，收银员应及时清点当日现金收入，并与系统销售记录进行核对。核对无误后，将现金缴存至公司指定的银行账户。缴存现金时，应填写现金缴存单，注明缴存日期、金额、款项来源等信息。财务部门应安排专人负责现金缴存工作，确保现金缴存的及时性和准确性。缴存现金后，应及时取得银行盖章确认的现金缴存回单，并妥善保管。（二）现金支出管理1.支出范围采购支出：用于购买商品、原材料等与公司经营相关的物资。采购支出应严格按照公司采购制度执行，确保采购流程合规、物资质量合格。费用报销：包括员工差旅费、业务招待费、办公费等各项费用支出。费用报销应符合公司费用报销制度的规定，提供真实、合法、有效的报销凭证。其他支出：如支付供应商货款、缴纳税款等。其他支出应根据公司相关业务规定和合同约定进行支付。2.审批流程采购支出：采购申请应经相关部门负责人审批后提交财务部门审核，财务部门审核通过后，按照公司资金支付流程进行支付。支付时，应确保采购合同、发票、验收单等相关凭证齐全。费用报销：员工应填写费用报销单，并附上相关报销凭证，按照公司费用报销审批权限逐级审批。审批通过后，财务部门进行审核报销。费用报销应严格控制在预算范围内，对于超预算的费用支出，需经特殊审批程序。其他支出：其他支出的审批流程应根据具体业务情况制定，确保支出的合理性和合法性。涉及重大支出的，应经过公司管理层集体决策。3.现金支付对于符合现金支付条件的支出，财务部门应根据审批后的支付申请，开具现金支票或提取现金进行支付。支付现金时，应由收款人签字确认，并在付款凭证上加盖“现金付讫”章。严禁坐支现金，即不得将销售收入直接用于支付现金支出。如有特殊情况需要坐支现金的，应事先报经开户银行审查批准，并在规定的范围内进行坐支。三、现金库存管理（一）库存限额设定1.公司根据经营规模、现金收支情况等因素，合理核定各零售门店的现金库存限额。库存限额一经确定，不得随意变更。如需调整，应报经公司财务部门批准。2.各零售门店应严格按照核定的库存限额管理现金库存，不得超限额留存现金。（二）库存现金盘点1.财务部门应定期对各零售门店的现金库存进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务部门专人负责，盘点时应通知门店负责人及相关人员在场。2.现金盘点应采用实地盘点法，即对库存现金进行逐一清点。盘点结束后，应编制现金盘点表，记录盘点日期、库存现金实存数、账存数、差异数及原因等信息。现金盘点表应由盘点人员、门店负责人及财务部门负责人签字确认。3.如发现现金库存账实不符，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。对于长款或短款情况，应详细记录差异金额、发现时间、涉及人员等信息，并报经公司管理层批准后进行相应的账务处理。（三）现金保管1.各零售门店应配备专门的保险柜用于存放现金，保险柜应放置在安全可靠的位置，并安装必要的防盗设备。2.现金应及时存入保险柜，不得随意放置在办公场所或其他不安全的地方。保险柜钥匙和密码应由专人保管，不得随意交予他人。3.财务部门应定期对保险柜进行检查，确保保险柜的安全性和正常使用。如发现保险柜存在损坏或安全隐患，应及时进行维修或更换。四、现金日记账管理（一）记账要求1.财务部门应设置现金日记账，由专人负责登记。现金日记账应按照时间顺序逐笔记录现金收支业务，做到日清月结。2.登记现金日记账时，应准确填写日期、凭证字号、摘要、借方金额、贷方金额、余额等信息。摘要应简明扼要，准确反映现金收支业务的内容。3.现金日记账应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写。红色墨水只能用于冲账、改错等情况。（二）账目核对1.每日营业终了，现金日记账余额应与库存现金实存数进行核对，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。2.财务部门应定期将现金日记账与总账进行核对，确保现金账目在总账中的记录准确无误。核对工作应形成书面记录，如有差异应及时调整。五、现金财务监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对零售行业现金财务制度的执行情况进行审计监督，检查现金收支管理、库存管理、日记账管理等方面是否符合制度规定。2.财务部门应加强对自身现金财务管理工作的内部监督，定期进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部检查1.公司应积极配合国家相关部门及开户银行对现金财务工作的检查，如实提供相关资料和信息。2.对于外部检查提出的问题和意见，公司应认真对待，及时整改落实，并将整改情况报告相关部门。六、违规处理（一）违规行为界定1.违反现金收支管理规定，如坐支现金、未经审批擅自支付现金等。2.违反现金库存管理规定，如超限额留存现金、现金保管不善导致现金被盗等。3.违反现金日记账管理规定，如记账不及时、不准确、账目混乱等。4.其他违反本现金财务制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。3.如违规