社团财务制度及报销流程

PAGE社团财务制度及报销流程一、总则（一）目的本财务制度旨在规范社团的财务管理，确保社团资金的合理使用、安全运作，保障社团各项活动的顺利开展，维护社团成员的合法权益，促进社团健康、可持续发展。（二）适用范围本制度适用于本社团全体成员及与社团财务活动相关的各类事项。（三）基本原则1.合法性原则：社团的一切财务活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.规范性原则：严格按照规定的财务流程和审批程序进行操作，确保财务工作的规范化、标准化。3.公开透明原则：定期公布社团财务收支情况，接受社团成员的监督，确保财务信息公开透明。4.勤俭节约原则：合理安排使用资金，杜绝浪费，提高资金使用效益。二、财务管理体制（一）社团负责人职责社团负责人对社团财务工作负总责，领导制定财务计划，监督财务制度的执行，审核重大财务支出，确保社团财务工作合法、合规、有序进行。（二）财务管理人员职责1.负责社团日常财务核算工作，包括账务处理、编制财务报表等。2.严格执行财务制度，审核各类费用报销凭证，确保报销手续完备、金额准确、用途合理。3.定期核对账目，保证账账相符、账实相符，及时发现和解决财务问题。4.协助社团负责人做好财务预算、决算工作，提供财务分析报告，为社团决策提供依据。5.妥善保管财务档案，按照规定期限进行归档保存。三、财务预算与决算（一）预算编制1.社团应在每学期初根据工作计划和活动安排，编制财务预算。预算内容应包括收入预算和支出预算两部分。2.收入预算应根据以往收入情况、本学期预计开展的活动及可能获得的赞助等因素进行合理估算。3.支出预算应详细列出各项活动费用、办公用品购置、场地租赁、人员报酬等支出项目，并根据实际需求和市场价格进行测算。4.预算编制完成后，经社团负责人审核通过，并提交社团成员大会审议通过后执行。（二）预算执行1.社团应严格按照预算安排使用资金，不得随意调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应提前提交书面申请，说明调整原因及调整内容，经社团负责人审核、社团成员大会批准后方可执行。2.财务管理人员应定期对预算执行情况进行检查和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向社团负责人汇报。（三）决算编制1.每学期末，社团应编制财务决算报告。决算报告应包括收入、支出、结余等情况的详细说明，并对预算执行情况进行分析总结。2.决算报告编制完成后，经社团负责人审核通过，并提交社团成员大会审议通过后存档。四、收入管理（一）会费收入1.社团应按照社团章程规定的标准收取会员会费。会费收取应明确收费标准、收费方式和缴费期限，并向会员公布。2.会费收取应由专人负责，开具统一的收款收据，并及时登记入账。收款收据应妥善保管，定期核对使用情况。3.会费收入应全部纳入社团财务账户，不得另设账户或账外账。（二）赞助收入1.社团接受赞助应签订书面协议，明确赞助金额、赞助方式、赞助用途等条款，并报社团负责人审核备案。2.赞助收入应及时入账，按照协议约定使用赞助资金，并定期向赞助方反馈资金使用情况。3.严禁以任何形式向赞助方提供商业回报或其他不正当利益。（三）其他收入1.社团开展活动获得的政府资助、奖励、捐赠等其他收入，应按照相关规定办理入账手续，并按照资金来源和用途进行管理。2.各项收入应及时足额入账，不得截留、挪用或私设小金库。五、支出管理（一）支出审批原则1.社团各项支出应严格按照审批程序进行，确保支出合理、合规、必要。2.支出审批应实行分级授权制度，明确各级审批权限和审批流程。（二）支出审批流程1.一般支出审批流程支出经办人填写费用报销单，详细注明支出事由、金额、支付方式等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。将费用报销单提交给部门负责人审核，部门负责人应审核支出事项是否与本部门工作相关、金额是否合理、原始凭证是否真实有效等，并签署审核意见。财务管理人员对费用报销单进行复核，重点审核报销手续是否完备、金额计算是否准确、支出是否符合财务制度规定等。复核无误后，在报销单上签署意见。社团负责人根据部门负责人和财务管理人员的审核意见进行审批。审批通过后，支出方可报销。2.重大支出审批流程对于金额较大或涉及重要事项的支出，应按照以下流程进行审批：支出经办人提出书面申请，详细说明支出事由、金额、必要性、可行性等情况，并附上相关方案、预算等资料。提交部门负责人审核，部门负责人审核后提交社团负责人初审。社团负责人组织召开社团管理会议，对重大支出事项进行讨论和审议。参会人员应充分发表意见，对支出事项的合理性、合法性进行评估。根据社团管理会议的审议结果，社团负责人做出最终审批决定。审批通过后，支出方可实施。（三）支出范围1.活动费用：包括活动策划、组织、宣传、执行等过程中发生的各项费用，如场地租赁、设备购置、嘉宾邀请、物资采购等。2.办公用品购置：用于社团日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材、办公设备等费用。3.通讯费用：社团因工作需要发生的电话、网络、邮寄等通讯费用。4.人员报酬：根据社团章程和相关规定，支付给社团工作人员的劳务报酬。5.其他合理支出：与社团活动开展和日常运营相关的其他必要支出，但必须符合财务制度规定和社团实际情况。（四）支出标准1.各项支出应严格按照实际发生金额进行报销，不得虚报、多报。2.对于办公用品购置、通讯费用等日常支出，应根据实际需求和市场价格合理控制支出标准。3.活动费用应根据活动规模、内容、预算等因素进行合理安排，确保费用支出与活动效果相匹配。（五）支出方式1.社团支出应优先采用转账支付方式，减少现金支付。对于确实需要现金支付的支出，应严格按照现金管理规定办理。2.支付款项时，应确保收款单位与发票开具单位一致，收款信息准确无误。六、报销管理（一）报销凭证要求1.报销凭证应是合法有效的发票或收据，发票应具备发票联、记账联，且发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务名称、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.收据应是财政部门监制或税务部门监制的正规收据，收据内容应填写齐全，包括收款单位名称、收款日期、交款人姓名、收款事由、金额等信息，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。3.除发票和收据外，其他报销凭证如车票、机票、住宿发票等也应真实有效，且与报销事由相关。（二）报销期限1.社团成员应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在一个月内完成报销。2.对于因特殊原因未能及时报销的费用，应提前向财务管理人员说明情况，并在规定时间内补齐报销手续。（三）报销流程1.支出经办人将填写完整、附件齐全的费用报销单提交给部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将费用报销单提交给财务管理人员复核。3.财务管理人员复核无误后，在报销单上签署意见，并提交社团负责人审批。4.社团负责人审批通过后，支出经办人将报销单及相关附件交至财务管理人员办理报销手续。财务管理人员根据审批结果，按照规定的支付方式进行付款，并在报销单上加盖“已报销”印章。（四）报销注意事项1.报销单应使用黑色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。2.附件应粘贴整齐、牢固，便于审核和查阅。附件顺序应与报销单填写内容一致，按照费用发生的先后顺序排列。3.对于多张发票或收据合并报销的情况，应在报销单上分别注明每张发票或收据的金额及事由，并在附件中逐一对应。4.报销费用应与实际发生的业务相符，严禁虚报、冒领、套取费用。七、资产管理（一）资产分类社团资产分为流动资产和固定资产。流动资产包括现金、银行存款、应收账款、存货等；固定资产包括房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其他固定资产等。（二）资产购置1.社团购置资产应根据实际需求和预算安排进行，提前提交购置申请，经社团负责人审批后实施。2.购置固定资产应按照相关规定进行政府采购或招标采购，确保资产购置的合法性、合规性和公正性。3.资产购置应取得合法有效的发票或收据，并及时办理入账手续。（三）资产登记1.财务管理人员应建立资产台账，对社团资产进行详细登记，包括资产名称、规格型号、购置时间、购置金额、使用部门、使用状况等信息。2.定期对资产进行清查盘点，确保账账相符、账实相符。对于盘盈、盘亏的资产，应及时查明原因，按照规定进行处理。（四）资产处置1.社团资产处置应按照规定程序进行，包括资产报废、转让、捐赠等。资产处置应提前提交申请，说明处置原因、处置方式、处置价格等情况，并经社团负责人审核、社团成员大会批准。2.资产处置收入应及时入账，按照规定进行管理和使用。八、财务监督与审计（一）内部监督1.社团应建立健全内部财务监督机制，定期对财务工作进行自查自纠，及时发现和纠正财务问题。2.社团成员有权对社团财务工作进行监督，对发现的违规行为有权向社团负责人或相关部门反映。（二）外部审计1.社团应按照规定接受外部审计，如年度审计、专项审计等。审计工作应由具有资质的会计师事务所或审计机构进行。2.社团应积极配合外部审计工作，提供真实、完整的财务资料和相关信息。对于审计提出的问题，应及时整改落实，并将整改情况向社团成员公布。九、财务档案管理（一）档案内容社团财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、预算决算报告、合同协议、发票收据、银行对账单等与财务活动相关的各类资料。（二）档案保管1.财务档案应由专人负责保管，按照档案管理的要求进行分类、整理、装订和存放。2.财务档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般会计凭证、会计账簿等保管期限为30年，财务报表等保管期限为10