广告电商部门财务制度

PAGE广告电商部门财务制度一、总则（一）目的为了规范广告电商部门的财务行为，加强财务管理和监督，保障部门各项业务的顺利开展，提高经济效益，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合本部门实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于广告电商部门全体员工及与本部门财务相关的各项活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度，确保财务活动合法合规。2.真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映部门财务状况和经营成果。3.准确性原则：各项财务核算和报表编制应准确无误，避免出现差错。4.及时性原则：及时记录、处理财务业务，提供准确的财务信息，满足管理决策需要。5.效益性原则：在保证财务工作质量的前提下，合理控制财务成本，提高资金使用效益。二、财务职责分工（一）部门负责人职责1.负责组织制定和完善本部门财务制度，并监督执行。2.对部门财务预算、成本控制、资金使用等重大财务事项进行决策和审批。3.定期检查部门财务工作，确保财务数据准确、财务活动合规，及时发现和解决财务问题。（二）财务人员职责1.负责部门日常财务核算工作，包括账务处理、凭证编制、报表生成等，确保财务数据的准确性和及时性。2.严格执行财务制度，审核各项费用报销、资金支付等业务，对不符合规定的业务予以拒绝，并及时向上级汇报。3.协助部门负责人编制财务预算，跟踪预算执行情况，定期进行预算分析，为预算调整提供依据。4.负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务资料的完整性和安全性。5.配合公司财务部门及其他相关部门的审计、检查工作，提供所需的财务资料和解释说明。（三）业务人员职责1.按照公司业务流程和财务制度，及时、准确地提供与业务相关的财务信息，协助财务人员进行财务核算和分析。2.负责业务合同的签订、执行和管理，确保合同中涉及财务条款的明确、合理，避免潜在的财务风险。3.严格控制业务成本，在业务开展过程中，合理安排资源，降低费用支出，提高业务效益。4.对业务活动中的财务事项进行初步审核，如费用报销申请、资金使用计划等，确保其符合业务实际情况和财务制度要求。三、财务预算管理（一）预算编制1.广告电商部门应根据公司年度经营目标和本部门业务发展计划，于每年年底前编制下一年度财务预算。2.预算编制应涵盖收入、成本、费用、利润等主要财务指标，并分解到季度、月度。收入预算应根据市场预测、业务拓展计划等进行编制；成本预算应包括广告投放成本、电商运营成本、人员成本等；费用预算应涵盖办公费用、差旅费、业务招待费等各项费用。3.预算编制过程中，各业务板块应充分沟通，结合历史数据和市场变化趋势，确保预算的合理性和可行性。财务人员应提供必要的财务数据支持和分析，协助各业务板块完成预算编制工作。（二）预算执行与监控1.财务人员应按照预算指标对部门财务收支进行实时监控，及时发现和解决预算执行过程中的问题。2.各业务人员应严格按照预算执行，不得擅自调整预算。如因业务发展需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。3.每月末，财务人员应编制预算执行情况报告，对比实际执行情况与预算指标的差异，分析原因，并提出改进措施和建议。部门负责人应定期召开预算执行分析会议，对预算执行情况进行总结和评估，确保预算目标的实现。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可申请预算调整：国家政策法规发生重大变化，对部门业务产生重大影响；市场环境发生重大变化，导致原预算基础不成立；公司经营战略调整，影响部门业务发展方向；其他不可预见的因素，导致预算执行出现重大偏差。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容、调整后的预算指标及对部门财务状况和经营成果的影响等。申请经部门负责人审核后，报公司相关领导审批。3.预算调整获得批准后，财务人员应及时调整相关预算指标，并对预算执行情况进行跟踪监控。四、收入管理（一）广告收入确认1.根据广告合同约定，按照广告投放进度和效果确认收入。对于一次性投放的广告，在广告投放完成且验收合格后确认收入；对于分期投放的广告，按照各期投放进度确认相应收入。2.广告收入确认时，应确保广告投放已按照合同要求执行，相关验收文件齐全。财务人员应审核业务部门提供的广告投放记录、验收报告等资料，核对收入金额和确认时间的准确性。（二）电商销售收入确认1.电商销售收入按照商品发出且客户取得商品控制权时确认收入。对于采用快递发货的商品，以快递签收时间作为收入确认时点；对于电子商品等无需物流配送的商品，以客户下载或接收成功的时间作为收入确认时点。2.财务人员应根据电商平台提供的销售数据和发货记录，核对销售收入的准确性。同时，关注销售退回、折扣、返利等情况，及时进行账务处理。（三）收入核算与管理1.财务人员应按照会计制度的规定，对广告收入和电商销售收入进行准确的账务核算，确保收入数据的完整性和准确性。2.建立收入台账，详细记录每一笔收入的来源、金额、确认时间、客户信息等，便于查询和统计分析。3.加强应收账款管理，定期与客户核对账款，及时催收逾期款项，确保收入资金的及时回笼。对于长期未收回的账款，应查明原因，采取有效措施进行处理。五、成本费用管理（一）成本管理1.广告投放成本：包括广告制作成本、媒体投放费用等。广告制作成本应按照项目进行核算，确保成本归集准确；媒体投放费用应根据合同约定和投放记录进行核算，严格控制投放成本，提高广告投放效果。2.电商运营成本：涵盖商品采购成本、仓储物流成本、平台运营费用等。商品采购成本应与供应商进行核对，确保采购价格合理、数量准确；仓储物流成本应优化仓储管理，合理安排物流配送，降低库存成本和物流费用；平台运营费用应根据电商平台规定和实际使用情况进行核算。（二）费用管理1.办公费用：包括办公用品、水电费、通讯费等。制定办公费用预算，严格控制各项费用支出，建立办公用品领用制度，定期对办公费用进行分析和监控。2.差旅费：员工因业务需要出差，应按照公司规定的标准报销差旅费。差旅费报销应提供真实、有效的出差审批单、发票等凭证，财务人员应严格审核报销标准和凭证的真实性。3.业务招待费：用于招待客户、合作伙伴等与业务相关的活动。业务招待费应严格控制支出规模，按照规定的审批程序进行报销，报销时应注明招待对象、事由等信息。4.其他费用：如培训费用、市场推广费用等，应根据实际业务需求进行合理安排，确保费用支出的必要性和合理性。费用报销时，应提供相应的审批文件、发票等资料，经财务人员审核后予以报销。（三）成本费用控制措施1.建立成本费用控制目标责任制，将成本费用指标分解到各业务板块和个人，明确责任人和考核标准。2.定期对成本费用进行分析和评估，找出成本费用控制的关键点和存在的问题，采取针对性的措施进行改进。3.加强成本费用的审批管理，严格执行审批流程，确保费用支出的合理性和合规性。对于重大成本费用支出，应进行专项审批和跟踪管理。4.鼓励员工积极参与成本费用控制，提出合理化建议，对降低成本费用有突出贡献的员工给予奖励。六、资金管理（一）资金预算与计划1.根据部门业务发展和财务状况，编制年度资金预算和月度资金使用计划。资金预算应包括资金收入、资金支出、资金结余等内容；月度资金使用计划应明确各项资金支出的金额、时间和用途。2.资金预算和计划应经部门负责人审核后报公司相关领导审批。财务人员应严格按照批准的资金预算和计划安排资金收支，确保资金使用的计划性和合理性。（二）资金收支管理1.收入管理：业务人员应及时将广告收入和电商销售收入回笼至公司指定账户。财务人员应定期核对收款情况，确保资金及时、足额到账。2.支出管理：各项费用支出应按照规定的审批程序进行报销，财务人员应审核报销凭证的真实性、合法性和完整性，确保支出符合财务制度和预算要求。对于大额资金支出，应通过银行转账等方式进行支付，确保资金安全。3.资金结算：与供应商、客户等进行资金结算时，应严格按照合同约定执行，确保结算准确、及时。同时，加强对往来账款的管理，定期核对账目，及时清理往来款项。（三）资金安全管理1.加强资金账户管理，确保资金账户的安全。设置合理的账户权限，定期更换密码，防止资金被盗用。2.严格执行资金审批制度，严禁未经授权的资金支出。对于重大资金支出，应实行集体决策和联签制度。3.定期对资金进行盘点和清查，确保账实相符。如发现资金短缺或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。4.加强对财务人员的职业道德教育，提高其风险意识和责任意识，防止因内部人员违规操作导致资金安全事故。七、资产管理（一）固定资产管理1.固定资产是指使用期限超过一年，单位价值较高，并且在使用过程中保持原有物质形态的资产，如办公设备、电子设备等。2.建立固定资产台账，详细记录固定资产的名称、型号、规格、购置时间、购置价格、使用部门、折旧情况等信息。3.定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的固定资产，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。4.按照固定资产折旧政策计提折旧，折旧方法一经确定，不得随意变更。折旧费用计入相应的成本或费用科目。（二）无形资产及其他资产管理1.无形资产包括商标权、专利权、著作权等。应按照相关法律法规和公司规定，对无形资产进行登记、核算和管理，确保无形资产的价值得到有效保护。2.对其他资产，如低值易耗品、办公用品等，应建立相应的管理制度，进行分类核算和管理，定期进行盘点清查，确保资产的安全和完整。八、财务报表与分析（一）财务报表编制1.根据国家财务制度和公司要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务报表应真实、准确、完整地反映部门财务状况和经营成果。财务人员应按照规定的会计核算方法和报表编制要求，及时、准确地编制财务报表，并进行审核和报送。（二）财务分析1.定期对财务报表进行分析，撰写财务分析报告，为部门负责人和公司管理层提供决策支持。财务分析应包括财务指标分析、预算执行情况分析、成本费用分析、资金状况分析等内容。2.通过财务分析，揭示部门财务状况和经营成果的变化趋势，发现存在的问题和潜在风险，提出改进措施和建议。3.加强与业务部门的沟通与协作，深入了解业务情况，结合财务数据进行综合分析，为业务决策提供有价值的财务信息。九、财务审计与监督（一）内部审计1.定期开展内部审计工作，对部门财务收支、预算执行、成本费用控制、资产管理等情况进行审计监督。2.内部审计人员应制定审计计划，明确审计范围、内容和方法，按照审计程序进行审计工作。审计结束后，应出具审计报告，提出审计意见和建议。3.对内部审计发现的问题，应及时整改落实。部门负责人应负责组织整改工作，财务人员应积极配合，确保问题得到妥善解决。（二）外部审计1.根据公司要求，配合公司财务部门及其他相关部门接受外部审计机构的审计检查，提供所需的财务资料和解释说明。2.对于外部审计提出的意见和建议，应认真对待，积极整改，确保部门财务工作符合法律法规和公司要求。（三）财务监督1.部门负责人应加强对财务工作的监督，定期检查