活动遵守财务制度

PAGE活动遵守财务制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织各类活动的财务行为，加强财务管理和监督，确保活动经费的合理使用，提高资金使用效益，保障活动顺利开展，依据国家相关法律法规及公司/组织财务管理制度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织举办的各类对内、对外活动，包括但不限于会议、培训、庆典、营销推广活动、商务接待活动等。（三）基本原则1.合法性原则：活动财务行为必须遵守国家法律法规和公司/组织财务制度，确保活动合法合规进行。2.预算管理原则：活动应编制详细的预算，严格按照预算控制费用支出，确保预算的严肃性和有效性。3.收支平衡原则：活动经费的筹集和使用应保持平衡，避免出现经费短缺或浪费现象。4.公开透明原则：活动财务信息应公开透明，接受内部审计和监督，确保经费使用合理、公正。二、活动预算管理（一）预算编制1.预算编制依据活动的目标、内容、规模、时间等因素。以往类似活动的费用支出情况。市场行情和物价水平。2.预算编制流程活动主办部门负责制定活动预算草案，明确各项费用的预算金额和预算依据。财务部门对预算草案进行审核，提出审核意见，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。活动主办部门根据财务部门的审核意见对预算草案进行修改完善，报公司/组织领导审批。3.预算内容人员费用：包括活动工作人员的薪酬、补贴、奖金等。场地租赁费用：活动场地的租金、场地布置费用等。设备租赁费用：音响设备、灯光设备、投影设备等租赁费用。物料费用：活动所需的宣传资料、礼品、文具、食品饮料等费用。交通费用：活动工作人员及嘉宾的交通费用，包括车辆租赁、机票、车票等。宣传推广费用：活动的广告投放、媒体合作、线上推广等费用。其他费用：如活动保险费用、临时设施搭建费用等。（二）预算执行1.预算分解活动主办部门应将经审批的预算分解到各个工作环节和责任人，明确各环节的费用控制目标和责任。2.费用报销活动费用报销应严格按照公司/组织财务制度执行，报销凭证必须真实、合法、有效。报销人应在费用发生后及时办理报销手续，填写报销单，注明费用用途、金额、报销日期等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。3.预算调整在活动执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，活动主办部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。经财务部门审核，报公司/组织领导审批后，方可进行预算调整。（三）预算监督1.内部监督财务部门定期对活动预算执行情况进行检查和分析，并向公司/组织领导汇报。活动主办部门应配合财务部门的监督检查工作，及时提供相关资料和信息。2.审计监督公司/组织内部审计部门定期对活动财务收支情况进行审计，检查预算执行情况、经费使用的合理性和合规性等，发现问题及时提出整改意见。三、活动经费管理（一）经费来源1.公司/组织拨款：公司/组织根据活动预算安排，向活动主办部门拨付活动经费。2.赞助收入：活动通过与外部单位合作，获得的赞助收入。3.其他收入：如活动门票收入、培训收费等。（二）经费使用1.经费使用范围活动经费应严格按照预算规定的用途使用，不得擅自扩大开支范围。具体使用范围包括但不限于预算中规定的人员费用、场地租赁费用、设备租赁费用、物料费用、交通费用、宣传推广费用等。2.经费支付方式对于符合公司/组织财务制度规定的费用支出，应通过银行转账、支票等方式支付，尽量减少现金支付。支付款项时，应取得对方开具的合法有效的发票或收据，并注明款项用途、金额、支付日期等信息。3.经费使用审批活动费用报销应按照公司/组织财务审批流程进行审批，审批人应严格审核费用的真实性、合理性和合规性。对于金额较大的费用支出，应实行集体决策审批制度，确保经费使用的公正性和透明度。（三）经费核算1.财务核算财务部门应按照国家财务会计准则和公司/组织财务制度，对活动经费进行单独核算，设置专门的会计科目，准确记录活动经费的收支情况。2.财务报表财务部门应定期编制活动经费财务报表，向活动主办部门和公司/组织领导汇报活动经费的收支情况、预算执行情况等，为决策提供依据。四、活动物资管理（一）物资采购1.采购计划活动主办部门根据活动预算和实际需求，制定物资采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间等信息。2.采购流程物资采购应按照公司/组织采购管理制度执行，通过招标、询价、竞争性谈判等方式选择供应商。采购合同应明确物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保采购物资的质量和供应及时性。采购人员应严格按照采购合同执行采购任务，及时跟踪物资采购进度，确保物资按时、按质、按量到货。3.物资验收物资到货后，活动主办部门应组织相关人员进行验收，验收内容包括物资的规格、数量、质量等。验收合格后，填写验收单，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，应及时与供应商协商解决。（二）物资保管1.仓库管理公司/组织应设立专门的物资仓库，对活动物资进行集中保管。仓库管理人员应建立物资台账，详细记录物资的出入库情况，定期盘点库存物资，确保账实相符。2.物资保管要求物资应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。仓库应保持通风、干燥、整洁，确保物资的质量不受影响。对于易损、易腐、易燃、易爆等特殊物资，应按照相关规定进行特殊保管。（三）物资领用1.领用流程活动工作人员因工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明领用物资的名称、规格、数量、领用时间、领用用途等信息，并经活动主办部门负责人审批后，到仓库办理领用手续。2.领用登记仓库管理人员应根据物资领用申请表，及时办理物资出库手续，并在物资台账上记录领用情况。领用人员应在领用登记表上签字确认。五、活动财务报销管理（一）报销凭证要求1.发票：报销必须取得合法有效的发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。发票应加盖发票专用章。2.收据：对于确实无法取得发票的支出，可使用收据报销，但收据应注明收款单位名称、收款日期、收款金额、收款事由等信息，并加盖收款单位财务专用章。3.其他凭证：如车票、机票、住宿发票、会议通知等，应作为报销的辅助凭证，与发票或收据一起作为报销依据。（二）报销流程1.报销人填写报销单：报销人应按照公司/组织财务制度规定的格式填写报销单，注明报销日期、报销部门、报销人姓名、费用用途、金额等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.部门负责人审批：报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署审批意见。3.财务部门审核：财务部门对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，审核通过后予以报销。对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。4.公司/组织领导审批：对于金额较大的费用支出，需报公司/组织领导审批。公司/组织领导根据财务部门的审核意见，签署审批意见。5.报销支付：财务部门根据审批后的报销单，办理报销支付手续，将报销款项支付给报销人。（三）报销时间限制1.报销人应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，逾期不予报销。2.对于跨年度的费用支出，应在次年[X]月[X]日前办理报销手续，逾期不予报销。六、活动财务审计与监督（一）内部审计1.公司/组织内部审计部门定期对活动财务收支情况进行审计，检查活动预算执行情况、经费使用的合理性和合规性、物资管理情况等。2.审计人员应通过查阅凭证、账目、报表，实地盘点物资，询问相关人员等方式进行审计，并出具审计报告。3.对于审计发现的问题，审计部门应提出整改意见，要求活动主办部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）外部审计1.根据需要，可以聘请外部审计机构对活动财务收支情况进行审计，确保活动财务信息的真实性和合法性。2.外部审计机构应按照国家审计准则和相关法律法规的要求，对活动财务进行审计，并出具审计报告。3.公司/组织应积极配合外部审计机构的工作，提供相关资料和信息，确保审计工作顺利进行。（三）财务监督1.财务部门应加强对活动财务的日常监督，定期对活动经费的收支情况进行检查和分析，及时发现和解决问题。2.活