案场财务制度

PAGE案场财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范案场财务工作流程，确保财务信息的准确性、及时性和完整性，加强财务管理与监督，防范财务风险，保障公司在案场运营中的财务安全，提高资金使用效率，促进公司业务健康发展。2.适用范围本制度适用于公司所有案场项目的财务活动，包括但不限于销售收款、费用报销、资金管理、财务核算等相关工作。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务规章制度，确保公司财务活动合法合规。准确性原则：财务数据记录准确、账目清晰，如实反映案场财务状况和经营成果。及时性原则：及时处理各项财务业务，保证财务信息的及时传递和反馈，为决策提供有效支持。保密性原则：财务人员应严格保守公司财务机密，不得泄露财务信息。监督制衡原则：建立健全财务监督机制，明确各岗位职责权限，形成相互监督、相互制约的工作格局。二、岗位设置与职责1.案场财务主管全面负责案场财务工作的组织、协调和管理，制定并执行案场财务工作计划。审核各类财务凭证、报表，确保财务数据的准确性和合规性。负责销售收款管理，监督款项及时足额入账，定期核对销售数据与财务数据。管理案场资金，合理安排资金使用，确保资金安全，定期进行资金盘点。组织财务人员进行财务核算，编制财务报表，按时向公司总部报送财务信息。协助案场经理进行成本控制和预算管理，提供财务分析和决策支持。负责与公司总部财务部门、税务机关等相关部门的沟通协调工作。对财务人员进行培训和指导，提高团队整体业务水平。2.收款员负责案场销售收款工作，准确收取客户购房款、定金等款项，开具收款凭证。及时将收款信息传递给财务主管，确保款项及时入账，做到日清日结。妥善保管收款票据和现金，定期盘点现金，保证账实相符。协助财务主管核对销售数据，确保销售信息的准确性。完成财务主管交办的其他临时性工作。3.费用报销专员负责审核案场各项费用报销单据，确保报销内容真实、合规、手续齐全。按照公司费用报销制度，对报销金额进行严格把控，杜绝不合理支出。及时办理费用报销手续，定期整理报销凭证，进行账务处理。协助财务主管进行费用统计和分析，为成本控制提供数据支持。解答案场人员关于费用报销的疑问，提供相关咨询服务。三、销售收款管理1.收款方式现金收款：客户以现金形式支付购房款时，收款员应在收款当日与财务主管交接，财务主管及时存入公司指定银行账户，并做好相关记录。银行转账收款：客户通过银行转账支付购房款时，收款员应及时获取银行到账信息，并与财务主管核对。核对无误后，将转账记录及相关资料交财务主管进行账务处理。支票收款：收取客户支票时，收款员应仔细审核支票的真实性、有效性和完整性。支票存入银行后，及时跟踪款项到账情况，并将相关信息反馈给财务主管。若支票出现退票情况，收款员应及时通知客户更换付款方式，并协助财务主管进行相应处理。2.收款流程客户签订购房合同后，收款员根据合同约定的收款方式和金额，向客户开具收款凭证。收款凭证应注明客户姓名、房号、收款金额、收款方式等信息，并加盖公司财务专用章。收款员每日营业结束后，应将当日收取的现金、支票等款项与收款凭证进行核对，确保收款金额与凭证金额一致。核对无误后，填写收款日报表，详细记录收款日期、客户姓名、房号、收款金额、收款方式等信息，并签字确认。收款员将收款日报表及相关收款凭证一并交财务主管审核。财务主管审核无误后，在收款日报表上签字确认，并安排将款项存入公司指定银行账户。财务人员根据收款日报表及银行存款回单等原始凭证进行账务处理，及时登记应收账款明细账，确保销售收款记录准确无误。3.收款核对与监控财务主管应定期（至少每周一次）核对销售台账与财务账目中的收款记录，确保两者一致。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。公司总部财务部门应加强对案场收款情况的监控，通过远程数据监控、定期实地检查等方式，确保收款工作规范有序进行。对于异常收款情况，如大额现金收款、收款进度异常缓慢等，应及时进行调查核实，并采取相应措施。建立收款预警机制，当某个客户的收款期限临近且款项未足额到账时，财务主管应及时通知销售部门跟进催收，确保款项按时收回。四、费用报销管理1.费用报销范围办公费用：包括办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓等办公耗材的购置费用。差旅费：员工因工作需要出差产生的交通费用、住宿费用、餐饮补贴等。业务招待费：因业务开展需要招待客户而发生的餐饮、住宿、礼品等费用。营销费用：用于案场营销活动的费用，如广告宣传费、促销活动费、客户拓展费等。人员薪酬：案场工作人员的工资、奖金、福利等薪酬支出。水电费：案场办公区域及样板房等产生的水电费。物业费：案场所在物业区域的物业管理费用。其他费用：经公司批准的其他与案场运营相关的合理费用支出。2.费用报销审批流程费用报销人填写费用报销单：详细注明费用发生日期、事由、金额、报销部门等信息，并粘贴相关原始凭证。原始凭证应真实、合法、有效，内容完整，能够清晰反映费用支出的性质和用途。部门负责人审核：部门负责人对费用报销的真实性、合理性进行审核，确认费用支出与本部门业务相关且符合公司规定，签字批准后提交财务部门。财务审核：费用报销专员对报销单据进行财务审核，重点审核报销内容是否符合公司费用报销制度，报销金额是否合理，原始凭证是否齐全合规等。审核无误后签字确认。案场经理审批：案场经理对费用报销进行最终审批，综合考虑费用支出对案场运营的影响及整体预算情况，签字批准后交财务部门办理报销手续。财务报销：财务人员根据审批后的费用报销单，按照公司资金支付流程进行付款。对于不符合规定的报销申请，财务人员有权拒绝报销，并向报销人说明原因。3.费用报销标准办公费用：根据实际工作需要，合理控制办公用品的采购数量和金额。对于批量采购的办公用品，应通过招标或比价等方式选择供应商，确保采购价格合理。差旅费：按照公司制定的确差旅费标准执行，明确不同级别员工的交通、住宿、餐饮补贴标准。员工应在标准范围内凭有效票据报销差旅费，超标准部分原则上不予报销，特殊情况需经公司领导批准。业务招待费：严格控制业务招待费支出，遵循必要性、合理性原则。招待费用应与业务活动相关，不得用于与业务无关的宴请或娱乐活动。业务招待费报销时，应注明招待客户的姓名、单位、事由等信息，并附上相应的招待清单。营销费用：营销费用应按照公司营销预算进行控制和使用，确保费用投入与营销效果相匹配。各项营销活动费用的支出应提前制定详细的预算和计划，并报公司总部审批。营销费用报销时，应提供活动方案、费用明细清单、相关合同协议等资料作为附件。人员薪酬：严格按照公司薪酬制度执行，确保员工薪酬发放准确无误。薪酬调整、奖金发放等应按照规定的流程进行审批，不得擅自提高或降低薪酬标准。水电费、物业费：按照实际发生金额进行报销，相关费用发票应真实有效，抬头为公司名称。财务人员应定期核对水电费、物业费的缴费记录，确保费用支出合理合规。4.费用报销注意事项费用报销单应填写工整、清晰，不得涂改。如有错误，应重新填写。原始凭证应粘贴整齐，按照费用类别和报销时间顺序排列，便于审核和查阅。对于发票等重要原始凭证，应确保其真实性和合法性。发票内容应与实际业务相符，具备开票单位的发票专用章、税务监制章等有效印章。费用报销应及时办理，但不得跨年度报销。当年发生的费用应在次年1月31日前报销完毕，逾期不予受理（特殊情况经公司领导批准除外）。五、资金管理1.现金管理案场应设置专门的现金保管区域，并配备必要的安全设施，如保险柜等，确保现金存放安全。收款员应严格遵守现金管理规定，每日营业结束后，将现金缴存银行，不得坐支现金。如因特殊情况需要留存少量现金备用，应经财务主管批准，并在规定限额内留存。财务主管应定期（至少每周一次）对现金进行盘点，确保账实相符。盘点时，应由财务主管和收款员共同进行，填写现金盘点表，记录盘点日期、现金账面余额、实际盘点金额、差异情况及原因等信息，并签字确认。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因并进行处理。2.银行存款管理案场应按照公司总部指定的银行开设银行账户，并严格按照银行账户管理规定使用账户。不得出租、出借银行账户，不得利用银行账户进行非法活动。财务人员应及时核对银行存款账目，每月至少与银行进行一次对账，确保银行存款余额准确无误。如发现银行存款账目与银行对账单不符，应及时查明原因，编制银行存款余额调节表进行调整。对于银行账户的收支业务，财务人员应严格审核相关凭证，确保资金收付合法合规。对于大额资金支出，应按照公司资金审批制度进行审批，确保资金使用安全。3.资金预算与控制案场应根据项目销售进度、运营计划等编制资金预算，明确各阶段的资金需求和使用计划。资金预算应包括收入预算、成本费用预算、资金收支预算等内容，并报公司总部审核批准。财务主管应严格按照资金预算控制资金支出，确保资金使用符合预算安排。对于超预算支出，应按照公司规定的审批流程进行追加预算申请，经批准后方可支出。定期对资金预算执行情况进行分析和评估，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取相应措施进行调整和改进。通过资金预算管理，提高资金使用效率，保障案场运营资金的合理需求。六、财务核算与报表1.财务核算原则案场财务核算应遵循权责发生制原则、配比原则、历史成本原则等会计核算基本原则，确保财务信息真实、准确、完整。按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度进行会计核算，设置会计科目，登记会计账簿，编制财务报表。财务核算应及时、准确地记录案场各项经济业务，定期进行账务处理，不得拖延或积压。2.会计凭证与账簿管理财务人员应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，记账凭证应内容完整、摘要清晰、会计科目使用正确、金额计算准确。记账凭证应按照编号顺序装订成册，并妥善保管。同时，应建立会计凭证查阅登记制度，确保会计凭证的安全和可追溯性。设置总账、明细账、日记账等各类账簿，按照会计核算要求进行登记。账簿记录应清晰、工整，不得随意涂改。如有更正，应按照规定的方法进行处理，并由记账人员在更正处盖章确认。定期对账簿进行核对，确保账账相符。总账与明细账之间、明细账与日记账之间应相互核对，发现差异及时查明原因并进行调整。3.财务报表编制与报送财务人员应按照规定的时间和格式编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应数据准确、内容完整、勾稽关系正确，能够真实反映案场的财务状况和经营成果。财务报表编制完成后，由财务主管进行审核。审核无误后，加盖财务专用章，并按照公司规定的流程报送公司总部财务部门。每月[具体日期]前向公司总部报送月度财务报表，每季度末[具体日期]前报送季度财务报表，每年年度终了[具体日期]前报送年度财务报表。同时，应附财务报表附注，对重要会计政策、会计估计变更、重大事项等进行详细说明，为公司总部提供全面的财务信息。七、财务监督与检查1.内部监督机制建立健全案场内部财务监督机制，明确各岗位在财务监督中的职责权限。财务主管负责对案场财务工作进行全面监督，定期检查财务制度执行情况、财务核算准确性、资金管理安全性等。加强对费用报销、收款业务等关键环节的监督。费用报销专员在审核报销单据时，应严格把关，对不符合规定的报销申请予以拒绝；收款员在收款过程中，应确保款项及时足额入账，不得截留、挪用或坐支现金。定期开展财务自查工作，由财务主管组织财务人员对案场财务工作进行全面自查。自查内容包括财务制度执行情况、会计凭证与账簿管理、资金安全等方面。自查结束后，应形成自查报告，对发现的问题及时进行整改，并将整改情况记录在案。2.公司总部监督检查公司总部财务部门定期对案场财务工作进行监督检查，检查方式包括实地检查、远程数据监控、调阅财务资料等。检查内容涵盖财务制度执行情况、财务核算准确性、资金管理安全性、费用报销合规性等方面。对于检查中发现的问题，公司总部财务部门应及时下达整改通知，要求案场限期整改。案场应按照整改通知要求，制定详细的整改措