宣传品财务制度

PAGE宣传品财务制度总则制定目的本制度旨在规范公司宣传品财务管理，确保宣传品采购、制作、发放及使用过程中的财务活动合法、合规、透明，提高资金使用效益，保障公司宣传工作的顺利开展。适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及宣传品的所有财务事项，包括但不限于宣传册、海报、宣传单页、礼品、促销道具等各类宣传品的相关费用支出。基本原则1.合法性原则：宣传品财务活动必须遵守国家法律法规和相关财经制度。2.预算控制原则：严格执行宣传品预算管理制度，确保各项费用支出在预算范围内。3.效益原则：追求宣传品投入产出的最大化，提高宣传效果和资金使用效益。4.规范操作原则：财务处理流程规范、严谨，确保财务信息真实、准确、完整。宣传品预算管理预算编制1.各部门应根据年度宣传计划和业务需求，于每年[具体时间]前编制下一年度宣传品预算草案，详细列出各类宣传品的名称、规格、数量、预计单价及费用总额等。2.预算草案应经部门负责人审核后提交至市场营销部门汇总。市场营销部门结合公司整体战略目标和市场推广计划，对各部门预算进行综合平衡和调整，形成公司年度宣传品预算方案。3.年度宣传品预算方案应报公司财务部门审核，财务部门重点审核预算的合理性、准确性以及与公司财务状况的匹配性。审核通过后，提交公司管理层审批。预算执行1.经批准的宣传品预算是控制宣传品费用支出的依据，各部门必须严格按照预算执行。如有特殊情况需要调整预算，应提前填写《宣传品预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额及对整体预算的影响，并按照以下流程进行审批：部门负责人审核签字。市场营销部门审核意见。财务部门审核。公司管理层审批。2.财务部门应建立宣传品预算执行台账，定期对预算执行情况进行跟踪和分析，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。预算调整1.在预算执行过程中，如遇市场环境变化、公司战略调整或其他不可抗力因素导致原预算无法满足宣传需求时，可进行预算调整。2.预算调整应遵循必要性、合理性和谨慎性原则，确保调整后的预算既能满足业务需要，又能控制成本。3.预算调整程序与预算编制程序相同，需经部门申请、审核、审批等环节。宣传品采购管理采购计划1.根据宣传品预算和实际需求，各部门应提前制定宣传品采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、质量要求以及预计采购时间等。2.采购计划应经部门负责人审核后提交至采购部门。采购部门根据各部门采购计划，结合市场供应情况，制定公司整体宣传品采购计划。供应商选择1.采购部门应建立宣传品供应商评估和选择机制，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从众多供应商中选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商作为合作伙伴。2.对新供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等，并收集相关资质证明文件，如营业执照、税务登记证、产品质量认证证书等，建立供应商档案。3.定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面表现，调整供应商合作关系，淘汰不合格供应商。采购合同1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括但不限于以下内容：采购物品的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至财务部门备案。财务部门根据合同约定的付款方式和时间，做好资金安排和支付管理。采购付款1.宣传品采购付款应严格按照采购合同约定执行。财务部门在审核付款申请时，应重点审核采购合同、验收单、发票等相关凭证的真实性、完整性和一致性。2.对于货到付款的采购业务，采购部门应在收到货物并验收合格后，及时填写付款申请单，附上验收单和发票，提交财务部门审核付款。3.对于预付款项的采购业务，采购部门应在签订采购合同后，根据合同约定的预付款比例填写预付款申请单，经部门负责人、财务部门审核和公司管理层审批后，办理预付款支付手续。在收到货物并验收合格后，再按照上述货到付款流程办理剩余款项支付。宣传品制作管理制作流程1.各部门如需自行制作宣传品，应填写《宣传品制作申请表》，详细说明制作原因、制作内容、规格要求、数量、预计制作费用等，并附上设计稿或样稿。2.《宣传品制作申请表》经部门负责人审核签字后，提交至市场营销部门审核。市场营销部门重点审核宣传品制作内容是否符合公司宣传策略和品牌形象要求。3.审核通过后，《宣传品制作申请表》提交至财务部门。财务部门根据预算情况对制作费用进行审核，并与申请部门沟通确定最终制作费用。4.申请部门根据审核意见，选择合适的制作单位进行宣传品制作。制作过程中，应加强对制作质量和进度的监督和管理，确保按时、按质完成制作任务。制作费用结算1.宣传品制作完成后，制作单位应及时向申请部门提交制作费用结算清单，并开具发票。申请部门对制作费用进行审核确认后，填写付款申请单，附上制作费用结算清单和发票，提交财务部门审核付款。2.财务部门在审核制作费用时，应严格按照合同约定和相关规定执行，确保费用支付的合理性和合规性。宣传品发放管理发放流程1.宣传品制作完成或采购入库后，由市场营销部门根据宣传计划和实际需求，制定宣传品发放计划，明确发放对象、发放数量、发放时间等。2.宣传品发放计划应经市场营销部门负责人审核后，下达至各相关部门执行。各部门按照发放计划组织宣传品发放工作，并做好发放记录。3.宣传品发放记录应包括发放日期、发放对象、发放数量、领取人签字等信息，确保发放过程可追溯。库存管理1.设立宣传品仓库，指定专人负责宣传品的收发、保管和盘点工作。仓库管理人员应建立宣传品库存台账，详细记录宣传品的出入库情况，包括名称、规格、数量、入库时间、出库时间、领用部门等。2.定期对宣传品库存进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成盘点报告，如发现账实不符情况，应及时查明原因并进行处理。3.加强对宣传品仓库的安全管理，确保宣传品存放安全，防止丢失、损坏、被盗等情况发生。宣传品使用效果评估与财务分析使用效果评估1.市场营销部门应定期对宣传品的使用效果进行评估，通过收集市场反馈、销售数据、客户满意度等信息，分析宣传品对公司品牌推广、产品销售等方面的影响。2.根据评估结果，总结宣传品使用过程中的经验教训，为后续宣传品的策划、制作和发放提供参考依据，不断提高宣传品的使用效果。财务分析1.财务部门应定期对宣传品财务收支情况进行分析，包括预算执行情况、费用构成分析、成本效益分析等。通过财务分析，揭示宣传品财务活动中存在的问题，为公司管理层决策提供数据支持。2.根据财务分析结果，提出改进建议和措施，优化宣传品财务管理流程，降低宣传成本，提高资金使用效益。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门定期对宣传品财务制度的执行情况进行审计监督，检查宣传品采购、制作、发放等环节的财务处理是否合规，并对发现的问题提出整改意见。2.各部门应积极配合内部审计工作，如实提供相关资料和信息，不得拒绝、隐匿或谎报。财务检查1.财务部门定期对宣传品财务收支情况进行