胖东来采购部财务制度

PAGE胖东来采购部财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范胖东来采购部的财务行为，加强采购业务的财务管理，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司资产安全，提高资金使用效益，促进公司整体运营目标的实现。（二）适用范围本制度适用于胖东来采购部所有采购业务活动，包括但不限于商品采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的采购业务为依据，如实反映采购活动的财务状况和经营成果。3.准确性原则：财务数据的记录、计算和报告应当准确无误，保证财务信息的质量。4.完整性原则：涵盖采购业务的各个环节，确保财务制度全面、系统地规范采购活动。5.及时性原则：及时记录采购业务，按时进行财务核算和报告，以便为公司决策提供及时有效的财务信息。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购部应根据公司年度经营计划和市场需求预测，编制采购预算草案。预算内容包括采购项目、数量、金额、采购时间等详细信息。2.采购预算应与公司整体预算相衔接，确保采购资金的合理安排。同时，要充分考虑市场价格波动、供应商信用等因素，提高预算的准确性和可执行性。（二）预算审批1.采购预算草案编制完成后，提交公司财务部门进行审核。财务部门应从资金平衡、成本效益等方面对预算进行评估，提出审核意见。2.经财务部门审核后的采购预算草案，报公司管理层审批。公司管理层根据公司战略目标和实际情况，对预算进行最终审定，并下达执行。（三）预算执行与控制1.采购部应严格按照批准的采购预算组织采购活动。在采购过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控。定期对比实际采购支出与预算指标，及时发现偏差并分析原因，采取有效措施进行控制。对于超预算采购项目，必须经过严格的审批程序方可实施。三、采购合同管理（一）合同签订1.采购业务应签订书面合同。合同内容应明确采购商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同条款完整、准确、合法。2.采购合同签订前，采购部应将合同草案提交公司法务部门进行审核。法务部门重点审查合同的合法性、合规性和风险防范条款，提出法律意见。经法务部门审核通过后的合同，方可正式签订。（二）合同执行1.采购部应严格按照合同约定执行采购业务。及时跟踪合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。2.在合同执行过程中，如遇合同变更、解除等情况，采购部应及时与供应商协商，并签订书面协议。同时，将相关情况通知公司财务部门，以便财务部门调整账务处理。（三）合同付款1.采购付款应严格按照合同约定的付款方式执行。财务部门在审核付款申请时，应核对合同条款、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于预付款项，采购部应提供有效的预付款审批文件，并跟踪预付款的使用情况。在供应商交货后，及时冲减预付款项。对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在收到供应商提供的合格发票和验收报告后，按照规定的审批程序办理付款手续。四、采购成本核算（一）成本核算原则1.采购成本应按照实际发生额进行核算。包括采购商品或服务的价款、运输费、装卸费、保险费、税费等直接相关费用。2.对于采购过程中发生的采购人员差旅费、业务招待费等间接费用，应按照合理的方法进行分摊计入采购成本。（二）成本核算方法1.采购部应建立采购成本核算台账。详细记录每一笔采购业务的成本构成，包括采购日期、供应商名称、采购项目、数量、单价、总价、费用明细等信息。2.财务部门应定期对采购成本核算台账进行核对和分析。确保成本核算数据的准确性和完整性。同时，通过成本分析，找出成本控制的关键点，为降低采购成本提供依据。（三）成本分析与控制1.采购部应定期对采购成本进行分析。对比不同供应商的采购价格、质量、交货期等因素，评估采购成本的合理性。分析成本变动的原因，提出改进措施和建议。2.财务部门应协助采购部进行成本分析。提供相关的财务数据和分析方法，共同寻找降低采购成本的途径。通过成本控制措施的实施，不断优化采购成本结构，提高公司经济效益。五、采购资金管理（一）资金计划1.采购部应根据采购预算和合同执行情况，编制采购资金计划。资金计划应明确采购资金的支出时间、金额、支付方式等信息，确保资金安排合理、有序。2.采购资金计划提交公司财务部门审核。财务部门根据公司资金状况和资金使用计划，对采购资金计划进行审核和调整。审核通过后的采购资金计划作为采购付款的依据。（二）资金支付1.采购付款应严格按照公司资金审批流程办理。采购部填写付款申请单，附上合同、验收报告、发票等相关凭证，经部门负责人、财务审核、公司领导审批后，方可支付采购款项。2.财务部门应加强对采购资金支付的管理。严格审核付款凭证的真实性、合法性和完整性，确保资金支付安全。对于大额采购款项，应采用银行转账等安全的支付方式。（三）资金结算1.采购部应及时与供应商进行资金结算。在结算过程中，要核对发票金额、付款金额、欠款金额等信息，确保结算准确无误。2.对于与供应商的往来账款，财务部门应定期进行核对和清理。及时发现和解决账款差异问题，防止坏账的发生。同时，要加强与供应商的沟通协调，维护良好的合作关系。六、采购发票管理（一）发票取得1.采购业务必须取得合法有效的发票。采购部应要求供应商按照合同约定及时开具发票，并确保发票内容真实、准确、完整。2.发票开具的内容应与采购合同、实际采购业务相符。包括商品或服务名称、规格、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票上应加盖供应商发票专用章。（二）发票审核1.采购部收到供应商发票后，应及时提交财务部门进行审核。财务部门重点审核发票的真实性、合法性、有效性和完整性。检查发票的开具日期、发票号码、发票代码、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、金额、税率、税额等内容是否清晰、准确，是否符合国家税收法规的规定。2.对于不符合要求的发票，财务部门应及时通知采购部与供应商联系更换。在发票未更换之前，不得办理付款手续。（三）发票保管与归档1.财务部门应妥善保管采购发票。按照发票种类、日期、号码等进行分类整理，建立发票档案。发票档案应包括发票原件、发票复印件、相关审批文件等资料。2.发票保管期限应按照国家档案管理规定执行。期满后，按照规定的程序进行销毁。在发票保管期间，要确保发票的安全，防止丢失、损坏等情况发生。七、采购内部控制与监督（一）内部控制制度1.建立健全采购部内部财务控制制度。明确采购业务流程中各环节的职责分工、审批权限和操作规范，确保采购活动的规范化、程序化。2.加强采购业务的不相容岗位分离。采购申请与审批、采购合同的签订与审核、采购执行与验收、采购付款与审核等岗位应相互分离，避免舞弊行为的发生。（二）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对采购部财务制度执行情况进行审计监督。检查采购业务的合法性、合规性、真实性和效益性，发现问题及时提出整改意见。2.采购部应积极配合内部审计工作。提供必要的资料和信息，协助审计人员完成审计任务。对于审计提出的问题，应认真分析原因，制定整改措施，及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。（三）外部监督1.接受国家有关部门和社会中介机构的监督检查。采购部应严格遵守国家法律法规和相关政策，如实提供财务资料和采购业务信息，积极配合外部监督检查工作。2.根据外部监督检查意见，及时改进采购部财务制度和采购业务管理。不断完善内部控制机制，提高采购管理水平，确保公司采购活动健康、有序发展。八