社区卫生院档案管理制度

PAGE社区卫生院档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区卫生院档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生院的工作实际，严禁弄虚作假。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。4.服务利用原则：充分发挥档案的作用，为卫生院的各项工作提供及时、有效的信息支持，同时方便社会各界依法利用档案。二、档案管理机构与职责（一）档案管理领导小组成立以院长为组长，各分管副院长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。其职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本院档案管理制度。2.对档案管理工作进行统筹规划、协调指导和监督检查，解决档案工作中的重大问题。3.审定档案工作计划、总结和重要档案管理制度，审批档案保管期限表、密级鉴定表等。（二）档案管理部门社区卫生院设立专门的档案管理科室（档案室），配备专职档案管理人员。档案管理科室的职责是：1.负责制定档案管理工作的具体规章制度并组织实施。2.集中统一管理全院的各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。3.对各科室的档案工作进行业务指导，组织档案业务培训，提高全院档案管理人员的业务水平。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。5.定期对档案进行安全检查，确保档案的实体安全和信息安全，对破损、变质的档案及时进行修复和复制。（三）各科室兼职档案员各科室指定一名兼职档案员，负责本科室档案的收集、整理和初步立卷工作，并及时向档案室移交。兼职档案员的职责是：1.负责本科室日常工作中形成的各类文件材料的收集、积累和整理，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理的要求，对本科室的文件材料进行分类、编号、装订等初步立卷工作。3.定期将本科室整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。4.协助档案室做好档案的查阅、利用等工作，及时反馈利用效果。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括卫生院行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、医疗质量管理、医院感染管理等方面形成的文件材料。3.医疗业务类：包括医疗文书、护理记录、医技检查报告、病例讨论、会诊记录、医疗纠纷处理等方面形成的文件材料。4.教学科研类：包括教学计划、教学大纲、教案、学生实习材料、科研项目申报、研究成果等方面形成的文件材料。5.设备物资类：包括设备采购、验收、维修、报废等方面形成的文件材料，以及物资采购、库存管理等方面形成的文件材料。6.基本建设类：包括卫生院基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面形成的文件材料。7.其他类：包括上级部门下发的与卫生院工作相关的文件材料，以及卫生院对外交流、合作等活动中形成的文件材料。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本科室在工作中形成完毕的文件材料，做到随办随收，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.任何人不得拒绝归档或据为己有，不得擅自销毁或涂改应归档的文件材料。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类、设备物资类、基本建设类、其他类等一级类目。在一级类目下，再根据档案的具体内容和特点，设置二级及以下类目。2.编号：对每份档案或每组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号方法可采用全宗号、年度号（或保管期限号）、分类号、案卷号、件号等多级编号方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录、文件卡片等，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持文件的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉或塑料夹等易生锈或损坏的装订材料。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、年度、保管期限、起止卷号等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.医疗业务档案应在次年第一季度末完成归档工作。3.教学科研档案应在项目结束或学年结束后三个月内完成归档工作。4.设备物资档案应在设备验收合格或物资入库后一个月内完成归档工作。5.基本建设档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档工作。（二）归档程序1.各科室兼职档案员将整理好的档案按照规定的时间和要求移交档案室。2.档案室档案管理人员对移交的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回原科室重新整理。3.核对无误后，档案管理人员将档案进行登记、上架，并录入档案管理信息系统。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括：卫生院制定的重要规章制度、规划、计划、总结等文件材料。卫生院的历史沿革、大事记、荣誉证书等文件材料。涉及卫生院重大事件、重要会议、重要活动的文件材料。卫生院与上级主管部门、其他单位签订的重要合同、协议等文件材料。卫生院的财务决算、审计报告等重要财务文件材料。卫生院的医疗事故、医疗纠纷处理等重要医疗业务文件材料。卫生院的科研成果、专利证书等重要科研文件材料。卫生院的基本建设项目的立项、可行性研究报告、初步设计、竣工验收等全套文件材料。2.定期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，在一定时期内对卫生院工作有查考利用价值的档案，可列为定期保管。定期保管期限的确定应根据档案的重要程度、形成规律和利用需求等因素综合考虑。（四）保管要求1.档案室应具备符合档案保管要求的库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、箱柜号等信息。3.根据档案的保管期限、密级等不同情况，采取不同的保管措施。对永久保管的档案应重点保管，对定期保管的档案应定期进行检查和鉴定；对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案应严格保密，采取专门的保密措施。4.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案的实体安全。发现档案有破损、变质等情况时，应及时进行修复和复制。5.档案室应配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全。同时，应制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关科室负责人组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据国家有关规定和卫生院的实际情况，按照档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合评估。对已超过保管期限，且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷、逐件审查，根据鉴定标准，提出档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案销毁清册一式两份，一份留存档案室，一份报档案管理领导小组审批。4.档案管理领导小组对档案销毁清册进行审批，批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。（四）销毁要求1.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关科室人员共同监销。监销人员应认真核对档案销毁清册，确保销毁的档案与清册内容一致，防止档案丢失或遗漏。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中产生的灰烬、残渣等应妥善处理，防止造成环境污染。第6页，共8页3.档案销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用与统计（一）利用原则档案利用应遵循依法、依规、合理、有效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为卫生院的各项工作和社会各界提供优质、高效的档案信息服务。（二）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅、借阅档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅、借阅档案。4.其他经档案管理部门批准的查阅、借阅档案的情况。（三）利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等信息，经所在科室负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.上级主管部门、相关单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、范围和期限等信息，经档案管理部门负责人审批后，方可查阅、借阅。3.司法机关、社会组织等查阅、借阅档案，应出具相关法律文书或证明材料，经档案管理部门负责人审核，并报档案管理领导小组批准后，方可查阅、借阅。4.档案查阅、借阅申请表或单位介绍信等应留存档案管理部门备案。（四）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅档案应在档案室进行，利用者不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复印。2.借阅：借阅档案应严格控制借阅期限，一般不得超过两周。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如需延期借阅，应办理续借手续。（五）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、档案名称、数量、利用目的等信息。档案利用登记册应定期归档保存，以便于统计和查询。（六）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用等情况进行统计分析。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用目的等。档案统计应做到及时、准确、完整，并定期向上级主管部门和档案管理领导小组报送档案统计报表。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为卫生院的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对库存档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理信息系统建设：采用先进的信息技术，开发或选用适合卫生院档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的在线收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、编研和利用等功能。3.信息安全保障：建立健全档案信息化安全管理制度，加强档案信息系统的安全防护，确保档案信息的安全。（三）数字化档案管理要求1.数字化档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，符合档案整理和扫描规范要求。2.数字化档案应进行分类存储，建立科学合理的文件夹结构和命名规则，便于查找和管理。3.定期对数字化档案进行备份，备份数据