卫生协管分户档案制度

PAGE卫生协管分户档案制度一、总则（一）目的为加强卫生协管工作的规范化管理，提高卫生监督协管服务水平，有效维护辖区居民的健康权益，特制定本分户档案制度。本制度旨在通过建立完善的分户档案体系，全面、准确地记录辖区内居民的卫生健康信息，为卫生协管工作提供科学依据，确保各项卫生监督协管措施能够精准落实，及时发现和解决卫生健康问题，促进辖区卫生环境的持续改善。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所负责的[具体辖区名称]范围内的卫生协管分户档案管理工作。涵盖辖区内所有居民住户，包括常住居民、暂住居民以及各类企事业单位、学校、医疗机构、公共场所经营单位等。（三）基本原则1.真实性原则：档案信息必须如实记录，确保真实可靠，不得虚构、篡改或隐瞒相关信息。2.完整性原则：全面收集与居民卫生健康相关的各类信息，包括基本信息、健康状况、卫生监督协管服务记录等，保证档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护居民个人隐私，对档案信息妥善保管，未经授权不得泄露。4.动态管理原则：根据居民卫生健康状况的变化以及卫生协管工作的进展，及时更新档案信息，保持档案的时效性和准确性。二、档案内容（一）基本信息1.个人/单位基本情况居民姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、家庭住址等个人信息；企事业单位、学校、医疗机构、公共场所经营单位等的名称、地址、法定代表人、联系方式等单位信息。居民家庭成员构成情况，包括姓名、与户主关系、年龄、职业等；单位的主要业务范围、从业人员数量等。2.地理位置信息详细记录居民住所或单位所在的地理位置，包括具体的街道、门牌号、楼层、房间号等，可附地理位置示意图。对于公共场所经营单位，需标注其所在建筑物的具体位置、周边环境等信息。（二）健康状况1.既往病史记录居民过去患有的各种疾病，包括疾病名称、发病时间、治疗情况、是否痊愈或仍在治疗等。2.预防接种情况按照国家免疫规划程序，记录居民的疫苗接种种类、接种时间、接种机构等信息。对于儿童，需详细记录其全程疫苗接种情况，包括卡介苗、乙肝疫苗、脊髓灰质炎疫苗、百白破疫苗、麻疹疫苗、乙脑疫苗、甲肝疫苗等各类疫苗的接种信息。3.健康体检记录居民参加的各类健康体检结果，如血常规、尿常规、血压、血糖、血脂、肝功能、肾功能等检查项目的具体数值及结论。定期健康体检的时间、体检机构等信息。（三）卫生监督协管服务记录1.饮用水卫生监督协管辖区内饮用水供水单位的基本信息，包括水源类型、供水方式、供水范围、水质检测情况等。对供水单位的巡查记录，包括巡查时间、巡查人员、巡查内容（如卫生许可证持证情况、水源卫生防护、水质消毒、涉水产品使用等）、发现问题及处理情况等。居民对饮用水水质的投诉举报及处理情况记录。2.学校卫生监督协管辖区内学校的基本情况，包括学校名称、地址、办学规模、学生人数、教职工人数等。学校卫生监督协管工作记录，如教学环境卫生、饮用水卫生、传染病防控、生活饮用水卫生等方面的巡查情况，发现的问题及整改情况，学校卫生管理档案检查情况等。学校突发公共卫生事件的应急处置记录，包括事件发生时间、地点、经过、采取的措施及处理结果等。3.医疗卫生监督协管辖区内医疗机构的基本信息，包括医疗机构名称、类别、诊疗科目、床位数量、医务人员数量等。对医疗机构的日常巡查记录，如执业资格、诊疗活动、医疗废物处置、消毒隔离等方面的检查情况，发现的违法违规行为及处理情况。个体诊所、村卫生室等基层医疗卫生机构的监督协管记录，包括人员资质、药品器械管理、医疗服务规范等方面的检查情况及整改情况。4.公共场所卫生监督协管辖区内各类公共场所经营单位的基本信息，如住宿业、美容美发业、沐浴场所、商场超市、歌舞厅、游泳场所等的名称、地址、经营面积、从业人员数量等。对公共场所经营单位的卫生监督协管记录，包括卫生许可证持证情况、卫生管理组织及制度、公共用品用具清洗消毒保洁、空气质量、微小气候、水质等卫生指标检测情况，发现的问题及整改情况。公共场所卫生监督抽检记录，包括抽检时间、抽检单位、抽检项目及结果等。5.职业卫生监督协管辖区内存在职业病危害因素的用人单位基本信息，包括单位名称、地址、行业类别、接触职业病危害因素的劳动者人数等。职业卫生监督协管工作记录，如用人单位职业卫生管理制度建立情况、工作场所职业病危害因素检测与评价情况、劳动者职业健康监护情况等的检查记录，发现的问题及整改情况。职业卫生宣传培训活动记录，包括活动时间、地点、参与人员、培训内容等。三、档案建立与收集（一）建立主体卫生协管员负责辖区内卫生协管分户档案的建立工作。卫生协管员应具备相应的专业知识和技能，经过统一培训后上岗，熟悉档案建立的流程和要求。（二）信息收集渠道及方法1.主动上门收集卫生协管员定期深入辖区居民住户、企事业单位、学校、医疗机构、公共场所经营单位等，主动询问、查阅相关资料，收集居民基本信息、健康状况及卫生监督协管相关信息。2.医疗机构提供与辖区内各级医疗机构建立信息共享机制，由医疗机构提供居民的诊疗信息、预防接种信息、健康体检记录等。3.学校报送辖区内学校按照要求定期向卫生协管部门报送学校卫生管理档案、学生健康体检报告、传染病防控工作情况等相关信息。4.公共场所经营单位申报各类公共场所经营单位按照规定主动向卫生协管部门申报单位基本信息、卫生管理情况等，并及时更新相关信息。5.居民自主申报设立居民自主申报渠道，如通过社区公告、电话、网络平台等方式，鼓励居民主动申报个人及家庭卫生健康信息。卫生协管员对居民申报的信息进行核实和补充完善。（三）档案建立流程1.准备工作卫生协管员在开展档案建立工作前，应准备好相关的档案资料，如档案袋、档案夹、信息登记表、调查问卷等，并熟悉档案建立的具体内容和要求。2.信息采集按照档案内容要求，通过上述信息收集渠道及方法，全面、准确地采集居民或单位的各类信息。在采集过程中，要注意与被采集对象进行充分沟通，确保信息的真实性和完整性。3.信息录入将采集到的信息及时录入卫生协管分户档案管理系统。录入过程中要认真核对信息，确保录入准确无误。同时，对录入的信息进行备份，防止数据丢失。4.档案整理对录入系统的信息进行整理，按照档案内容分类，将相关资料进行归档。档案资料应包括纸质版和电子版，纸质版资料应装订成册，电子版资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行加密处理。每个档案应建立唯一的编号，便于查询和管理。5.审核与完善档案建立完成后，由卫生协管部门负责人对档案内容进行审核。审核内容包括信息的真实性、完整性、准确性以及档案整理的规范性等。对审核中发现的问题，及时反馈给卫生协管员进行补充完善，确保档案质量。四、档案管理与维护（一）档案存放1.分类存放按照居民个人、企事业单位、学校、医疗机构、公共场所经营单位等类别，对卫生协管分户档案进行分类存放。每个类别下再按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.存放地点设立专门的档案存放库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案存放应整齐有序，便于存取。同时，要建立档案存放位置索引，方便快速查找所需档案。（二）档案借阅与查阅1.借阅权限严格限制档案借阅权限，只有经过授权的人员才能借阅档案。借阅人员需填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称及编号、借阅时间等信息，经卫生协管部门负责人批准后方可借阅。2.查阅规定内部工作人员因工作需要查阅档案时，应在档案查阅登记本上进行登记，注明查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅档案时应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、抽取、损坏档案资料。查阅结束后，应及时归还档案。3.保密要求借阅和查阅档案的人员必须严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。对于涉及居民个人隐私的信息，要采取严格的保密措施，防止信息泄露。（三）档案更新与动态管理1.定期更新卫生协管员应定期对辖区内居民和单位的卫生健康信息进行随访和更新。一般每[X]年对居民档案进行一次全面更新，对单位档案根据实际情况及时更新相关信息。随访内容包括居民健康状况变化、单位卫生管理情况变化等。2.即时更新当居民或单位的卫生健康信息发生重大变化时，如居民确诊患有新的疾病、单位发生卫生违法违规行为等，卫生协管员应及时进行信息更新，确保档案信息的时效性和准确性。3.数据备份与恢复定期对档案管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。同时，制定数据恢复应急预案，确保在数据出现故障时能够及时恢复数据，保证档案管理工作的正常开展。（四）档案安全与保密1.安全防护措施档案存放库房应安装防盗门窗、监控设备、火灾报警装置等安全设施，确保档案的安全。定期对安全设施进行检查和维护，保证其正常运行。2.保密制度制定严格的档案保密制度，明确档案管理人员和借阅查阅人员的保密职责。对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识。对涉及居民个人隐私和单位商业秘密的档案信息，要严格限制接触范围，防止信息泄露。3.违规处理对违反档案安全与保密规定的人员，要依法依规进行严肃处理。情节严重的，要追究其法律责任。同时，要及时采取措施，防止因信息泄露造成不良后果。五、档案利用与服务（一）为卫生协管工作提供决策依据通过对卫生协管分户档案的分析，了解辖区居民的卫生健康状况和卫生监督协管工作的薄弱环节，为制定卫生协管工作计划、确定工作重点、分配工作资源等提供科学依据。例如，根据档案中反映的某一区域饮用水卫生问题较为突出，可针对性地加强对该区域饮用水供水单位的监督检查力度，采取有效措施改善饮用水卫生状况。（二）开展个性化卫生服务根据居民的健康状况和需求，为居民提供个性化的卫生服务建议。如对于患有高血压、糖尿病等慢性疾病的居民，通过档案了解其病情发展情况，为其提供饮食、运动、用药等方面的指导，定期进行随访和健康监测，提高居民的健康管理水平。（三）协助开展疾病防控工作利用档案中的预防接种信息、传染病发病情况等，协助疾病预防控制机构开展传染病防控工作。及时发现传染病疫情线索，并按照规定进行报告和处理。同时，通过档案宣传传染病防控知识，提高居民的自我防护意识和能力。（四）支持卫生监督执法工作卫生协管分户档案为卫生监督执法提供了基础信息支持。在开展卫生监督执法检查时，可根据档案中记录的相关单位和个人的卫生管理情况，有针对性地进行监督检查，提高执法效率和准确性。对于存在卫生违法违规行为的单位和个人，可依据档案记录进行追溯和处理。六、监督与考核（一）监督机制1.内部监督卫生协管部门建立内部监督机制，定期对卫生协管员的档案建立、管理和维护工作进行检查。检查内容包括档案信息的真实性、完整性、准确性，档案整理的规范性，档案存放和保管的安全性等。对发现的问题及时督促卫生协管员进行整改，并记录整改情况。2.外部监督接受上级主管部门、相关职能部门以及社会公众的监督。积极配合上级部门的监督检查工作，及时汇报卫生协管分户档案制度的执行情况。对于社会公众的投诉举报，认真调查处理，并及时反馈处理结果。（二）考核指标与方法1.考核指标档案建立的完整性和准确性，考核档案中各项信息的填写是否完整、准确，有无漏项、错项。档案管理的规范性，考核档案整理、存放、借阅查阅等环节是否符合规定要求。档案更新的及时性，考核档案信息是否按照规定时间进行更新，信息变化是否及时录入。档案利用效果，考核通过档案为卫生协管工作提供决策依据、开展个性化卫生服务、协助疾病防控和卫生监督执法等方面的实际效果。2.考核方法定期考核：每[X]年对卫生协管员的档案工作进行一次全面考核。考核方式包括查阅档案资料、现场检查、听取汇报等。日常考核：卫生协管部门负责人对卫生协管员的档案工作进行日常监督检查，并记录检查情况。日常考核结果作为定期考核的重要参考依据。