职业健康检查档案管理制度

职业健康检查档案管理制度第一章总则第一条为系统、连续、可追溯地记录劳动者职业健康检查信息，保障劳动者知情权与隐私权，防控职业病，依据《职业病防治法》《职业健康检查管理办法》《用人单位职业健康监护监督管理办法》等法规，结合本单位生产实际，制定本制度。第二条本制度所称职业健康检查档案，是指劳动者上岗前、在岗期间、离岗时、应急及随访职业健康检查全过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等原始记录及其汇总分析材料的集合。第三条档案管理遵循“一人一档、分类归集、动态更新、全程留痕、方便利用、安全保密”原则，确保档案真实、完整、准确、可用。第二章管理职责第四条公司主要负责人对职业健康检查档案管理负全面领导责任，将档案工作纳入年度安全生产目标考核。第五条职业卫生管理机构（以下简称“职卫办”）为档案业务归口部门，履行下列职责：（一）制定档案分类方案、编码规则、保管期限表；（二）组织编制年度检查计划，对接具备资质的体检机构；（三）审核、接收、质检、编目、归档体检报告；（四）建立电子档案管理系统，确保与纸质档案同步；（五）每季度向安全总监书面报告档案质量及利用情况；（六）组织档案保密、借阅、鉴定、销毁等日常管理。第六条人力资源部负责在入职、调岗、离职环节同步向职卫办提供劳动者用工信息，确保“先体检后上岗”“先建档后入场”。第七条用人部门负责督促劳动者按时参检，确保受检率100%；对需复查、医学观察、职业禁忌、疑似职业病人员，立即向职卫办反馈，并配合后续档案补充。第八条档案管理员（专职或兼职）须通过公司档案业务培训并考核合格，每年接受不少于8学时继续教育；离岗或调离时，须办理档案交接清单，由职卫办监交。第三章档案内容构成第九条基础信息部分1.劳动者身份证正反面复印件（加盖“与原件一致”章）；2.劳动合同、劳务派遣协议或实习协议复印件；3.岗位说明书及职业病危害因素清单；4.个人防护用品发放记录；5.职业卫生培训合格证明。第十条检查过程部分1.职业健康检查委托协议书（公司与体检机构双方盖章）；2.检查通知单、签到表、身份核验记录；3.医学检查原始记录：内科、外科、神经系统、皮肤、耳鼻喉、口腔、眼科、肺功能、心电图、B超、电测听、高千伏胸片或数字胸片、血尿常规、生化、免疫、重金属、生物标志物等；4.实验室质控图、仪器校准证书、影像DICOM文件；5.主检医师结论、复核医师签字、体检机构公章；6.复查通知书、医学观察通知书、职业禁忌证告知书、疑似职业病报告书；7.劳动者对结论的确认或申诉记录。第十一条结果处置部分1.用人单位告知回执（本人签字+日期）；2.岗位调整记录、职业病危害因素复测报告；3.职业病诊断鉴定材料、工伤认定书、伤残等级结论；4.随访检查计划、历年对比曲线图、健康趋势分析；5.离岗时结论及延期复查申请；6.死亡证明、尸检报告（如适用）。第十二条其他部分1.档案移交清单、借阅审批表、复制登记表；2.电子档案哈希值、备份记录、迁移记录；3.法律法规更新对照表、制度修订页。第四章档案载体与编码第十三条纸质档案统一使用A470g无酸纸；字迹材料为碳素墨水或激光打印；照片使用6寸光面相纸，背面标注拍摄时间、人员、部位。第十四条电子档案格式：文本PDF/A-2b，图像JPEG2000无损压缩，音频WAV44.1kHz，视频MP4H.264；存储介质为一次写光盘或企业级NASRAID6；禁止保存在个人邮箱、社交软件及移动硬盘。第十五条档号结构：公司代码-档案类别-年份-部门-顺序号-保管期限，示例“ABC-ZJ-2025-GC-0001-Y”。二维码标签尺寸30×20mm，含档号、密级、形成日期、责任人。第五章收集与归档流程第十六条体检机构应在检查结束后10个工作日内出具报告；职卫办在接收当日完成质检：核对姓名、性别、身份证号、工号、岗位、危害因素、检查项目、结论、签字、盖章七要素，缺一项即退回。第十七条质检合格后，档案管理员在2个工作日内完成编目：录入档案管理系统，生成电子目录，打印纸质目录夹入卷首；对影像文件进行OCR识别并建立全文索引。第十八条归档时间：上岗前档案在劳动者入职前完成；在岗档案按年度集中归档，每年6月30日前完成上一年度材料；离岗档案在其离职后45天内完成；应急检查档案在事件结束后7天内完成。第十九条任何部门或个人不得截留、损毁、涂改、伪造档案；确需补充或更正，须填写《档案更正单》，附原始依据，经职卫办负责人批准后，采用“划线更正法”并签字确认，系统保留修改日志。第六章保管与设施第二十条设独立档案室，面积按每万卷20㎡测算，耐火极限不低于2小时，安装甲级防火门、烟感、温感、气体灭火系统；温度14-24℃，相对湿度45-60%，日波动≤±2℃、±5%。第二十一条配置密集架、防磁柜、防紫外线窗帘、去湿机、空气净化器、红外报警、24小时监控；出入口双锁，钥匙分别由档案管理员和安全保卫部保管。第二十二条建立库房台账，每月检查虫霉鼠害，每季度进行环境检测并记录；发现危害，立即采取隔离、熏蒸、低温冷冻等措施。第七章保管期限与鉴定第二十三条劳动者在岗期间档案永久保存；离岗后无职业病诊断的，自最后一次检查起保存30年；涉及职业病诊断、伤残等级、工亡的，永久保存；电子档案与纸质档案保管期限一致。第二十四条每满5年组织一次档案鉴定小组，由档案、职业卫生、法务、工会、纪检部门组成；对到期档案逐卷审查，出具《鉴定意见书》，报公司档案鉴定委员会审批后方可销毁；销毁采用碎浆或焚烧，两人监销并全程录像，录像保存10年。第八章利用与借阅第二十五条档案利用分内部利用、外部利用；内部利用包括职业卫生日常管理、危害治理、科研教学、纠纷处理；外部利用包括劳动者本人、监管部门、司法部门、技术服务机构。第二十六条内部借阅：申请人填写《档案借阅审批表》，注明用途、范围、期限，经部门负责人、职卫办负责人两级审批，一般档案借期不超过7个工作日，核心档案不超过3个工作日；借出前由管理员与借阅人当面清点页码、加盖骑缝章；归还时逐页复核，缺失或污损按每页200元赔偿并追责。第二十七条劳动者本人或其委托代理人查阅，须出示身份证、委托书，现场阅览，禁止拍照、抄录、外借；确需复制，由管理员使用不可修改水印纸打印，加盖“复制件”章并注明用途，复制内容不得超过本人信息范围。第二十八条监管部门、司法部门依法调阅，须出具正式执法文书，由公司法律事务部核验后，职卫办在2小时内提供；提供方式优先使用加密只读光盘，现场签署《档案利用交接单》。第九章安全与保密第二十九条档案密级分核心、重要、一般三级；核心档案包括疑似职业病、基因检测结果、心理健康评估；重要档案包括复查结论、伤残等级；一般档案包括常规胸片、血常规。第三十条核心档案实行专柜存放、双人双锁、单独登记；电子档案采用AES-256加密，密钥长度32位随机字符，由职卫办与信息中心分别保管半段；传输使用VPN加密隧道，禁止通过互联网邮箱发送。第三十一条发生丢失、泄密、篡改事件，当事人须在2小时内书面报告职卫办，24小时内组成调查组，72小时内形成调查报告，提出补救措施；对责任人视情节给予警告直至解除劳动合同，并赔偿经济损失；涉嫌犯罪的，移送公安机关。第十章电子系统管理第三十二条系统采用B/S架构，开发语言Java，数据库Oracle19c，中间件WebLogic，服务器虚拟化集群，RPO≤15分钟，RTO≤30分钟；每年通过三级等保测评。第三十三条功能模块包括：档案采集、质检、编目、检索、借阅、鉴定、销毁、统计、审计、移动审批；支持批量导入DICOM、PDF，自动提取元数据；全文检索响应时间≤2秒。第三十四条账号分级：超级管理员、档案管理员、部门查阅员、普通用户；采用双因子认证，密码长度≥12位，含大小写、数字、特殊字符，90天强制更换；连续输错5次锁定15分钟。第三十五条日志审计：系统记录登录、查询、下载、修改、删除、打印、复制、授权、备份、恢复等操作，日志保存20年，禁止人工删除；每月由审计部抽查10%日志，发现异常立即溯源。第十一章备份与灾难恢复第三十六条采用“3-2-1”策略：至少3份副本，2种介质，1份异地；每日增量备份，每周全量备份，每月将冷数据写入一次性光盘；光盘存放于距主址≥30公里的银行保管箱。第三十七条每年组织一次灾难演练：模拟机房火灾，使用备份系统在4小时内恢复全部档案，演练报告经CEO签字后归档；对RPO、RTO未达标的情况，限期整改并复核。第十二章统计分析与持续改进第三十八条职卫办每半年生成《职业健康检查档案质量报告》，指标包括：归档率、完整率、准确率、利用率、借阅及时率、差错率、整改闭环率；指标纳入部门绩效考核，权重不低于10%。第三十九条建立劳动者健康趋势数据库，对接体检机构API，自动抓取历年指标，生成个人健康曲线、部门危害分布热力图；对异常趋势自动预警，推送至用人部门、安全总监、工会。第四十条每年管理评审时，职卫办汇报档案管理制度运行效果，提出改进建议；对流程冗余、系统瓶颈、法规变化进行修订，修订后的制度经职工代表大会讨论，总经理批准后发布，旧版收回作废。第十三章培训与宣传第四十一条新员工三级安全教育必须包含档案管理内容，不少于2学时；在职员工每年再培训不少于1学时；培训记录存入员工培训档案，与职业健康档案交叉引用。第四十二条制作档案科普折页、短视频、海报，通过食堂电视、公众号、班组会议滚动播放；设立“职业健康档案开放日”，劳动者可预约参观档案室，增强透明度与信任度。第十四章考核与奖惩第四十三条对归档率