卫生院档案管理安全制度

PAGE卫生院档案管理安全制度一、总则1.目的为加强卫生院档案管理的安全性，确保档案的完整、准确、系统，有效保护和利用档案资源，为卫生院的各项工作提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在档案管理工作中的行为规范。3.依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《医疗机构病历管理规定》、《医疗卫生机构档案管理办法》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案管理职责分工1.档案管理部门职责负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各科室的档案管理工作。集中统一管理卫生院的各类档案，包括文书档案、医疗档案、财务档案、人事档案等，确保档案的安全和完整。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。组织开展档案管理培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和管理水平。2.各科室兼职档案员职责负责本科室档案的收集、整理、初步分类，并定期移交至档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，确保本科室档案的安全和正常流转。配合档案管理部门开展档案管理相关工作，及时反馈本科室档案管理工作中的问题和建议。三、档案收集与整理1.收集范围文书档案：包括卫生院的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、总结等。医疗档案：涵盖门诊病历、住院病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等。财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等。人事档案：涉及职工的履历、学历、职称、考核、奖惩等资料。其他档案：如设备档案、基建档案、科研档案等。2.收集要求各科室应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对于电子档案，应确保其存储格式规范、内容完整，并定期进行备份。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序，便于查找和统计。4.整理方法文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，采用“件”的整理方式，对每份文件进行编号、编目。医疗档案按照病历号顺序进行整理，确保病历资料的完整性和连贯性。财务档案按照会计年度和类别进行整理，装订成册，编制目录。人事档案按照干部人事档案管理的相关规定进行整理，建立档案目录和索引。四、档案分类与编号1.分类标准文书档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、经营管理类等类别。医疗档案按照疾病诊断、治疗过程等进行分类。财务档案按照会计科目和业务类型进行分类。人事档案按照档案内容的性质进行分类。2.编号规则文书档案编号采用年度+保管期限+流水号的形式，如“2023永久001”。医疗档案编号为病历号。财务档案编号按照会计凭证编号规则进行编制。人事档案编号按照干部人事档案管理规定执行。五、档案存储与保管1.存储环境要求档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，确保档案的安全存储。档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。2.保管期限划分文书档案的保管期限分为永久、长期（16年50年）、短期（15年以下）。医疗档案的保管期限按照相关法律法规执行，一般病历不少于30年。财务档案的保管期限根据会计档案管理办法确定，如会计凭证保管期限为30年，账簿保管期限为30年等。人事档案的保管期限为永久。3.档案存放方式按照档案类别和编号顺序进行存放，不同保管期限的档案应分开存放。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。六、档案借阅与利用1.借阅权限内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。外部单位因工作需要查阅档案，须持有单位介绍信，经卫生院分管领导批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的查阅，需经卫生院主要领导批准。2.借阅期限一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。医疗档案借阅期限按照相关规定执行，原则上不得带出档案库房。3.借阅要求借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。借阅档案应在指定地点查阅，不得转借他人。借阅完毕后，应及时归还档案管理部门，由档案管理人员进行核对和清点。4.档案利用档案管理部门应积极为卫生院各项工作提供档案利用服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料。鼓励各科室充分利用档案资源，开展数据分析、总结经验、指导工作等活动，提高工作效率和质量。七、档案鉴定与销毁1.鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。2.鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。对失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。3.销毁程序编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。《档案销毁清册》经卫生院分管领导审批后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将其归档保存。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查询和利用，提升档案服务水平。2.信息化管理措施配备必要的计算机设备、存储设备和软件系统，确保档案信息化管理工作的正常开展。对各类档案进行数字化处理，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保图像清晰、完整。建立档案数据库，录入档案的基本信息和全文数据，实现档案信息的快速检索和共享。加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。九、档案安全保密1.保密制度加强档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书。明确档案管理人员的保密职责，严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施。2.安全防范措施档案库房应安装监控设备，24小时实时监控，确保档案安全。配备消防器材，定期进行检查和维护，确保消防设施完好有效。对档案数据进行加密存储，防止数据丢失和损坏。加强对档案管理人员的安全培训，提高应对突发事件的能力。十、监督与检查1.监督检查机制建立档案管理监督检查机制，定期对各科室的档案管理工作进行检查和评估。档案管理部门负责对档案管理工作进行日常监督检查，及时发现问题并督促整改。2.检查内容档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、存储、借阅、鉴定等环节。档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、规范性等。档案安全保密措施的落实情况，如库房安全、信息安全等。3.问题整改对检查中发现的