乡镇卫生院采购记录制度

PAGE乡镇卫生院采购记录制度一、总则1.目的为加强乡镇卫生院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、透明，保障卫生院医疗工作的正常开展，特制定本采购记录制度。2.适用范围本制度适用于乡镇卫生院所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等各类物品及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。规范性原则：建立健全采购记录流程，规范采购文件的编制、审核、存档等工作，保证采购记录真实、完整、准确。透明性原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，防止腐败和不正当利益。效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。二、采购记录的内容与要求（一）采购计划记录1.需求分析各科室根据医疗业务发展和实际工作需要，定期进行物资需求分析，填写物资需求申请表，详细说明所需物资的名称、规格、数量、用途、预计使用时间等信息。2.计划编制物资管理部门汇总各科室需求申请表，结合库存情况，编制采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购预算、采购时间等内容，并经相关领导审核批准。3.记录保存采购计划编制过程中的相关文件，如需求申请表、汇总表、审核意见等，应妥善保存，作为采购记录的重要组成部分。保存期限不少于[X]年。（二）采购申请记录1.申请流程采购计划批准后，使用科室如需采购物资，应填写采购申请表。采购申请表应注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由、预计到货时间等内容，并经科室负责人签字确认。2.审批环节采购申请表提交至物资管理部门，物资管理部门对申请内容进行初审，审核通过后提交至分管领导审批。分管领导根据采购预算、实际需求等情况进行审批，审批通过后方可进入采购环节。3.记录要求采购申请过程中的所有文件，包括采购申请表、初审意见、审批意见等，应进行详细记录，并妥善保存。记录应清晰反映采购申请的提出、审核、审批过程，便于追溯和查询。（三）采购文件记录1.招标文件编制对于达到招标采购标准的项目，物资管理部门应按照相关法律法规和招标程序，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件内容完整、准确、合法。2.投标文件记录供应商提交的投标文件应进行详细记录，包括投标函、投标报价表、技术方案、售后服务承诺等内容。物资管理部门应妥善保存投标文件副本，作为评标和合同签订的参考依据。3.开标、评标记录开标过程应进行详细记录，包括开标时间、地点、投标人名单、投标报价等信息。评标过程中，评标委员会应按照评标标准进行评审，并填写评标记录，记录评审过程和结果。开标、评标记录应经评标委员会成员签字确认，并妥善保存。4.中标通知书记录确定中标供应商后，应及时发出中标通知书。中标通知书应记录中标供应商名称、中标金额、中标项目等内容，并经双方签字确认。中标通知书作为采购合同签订的依据，应妥善保存。（四）采购合同记录1.合同签订采购合同应按照招标文件和中标通知书的内容签订，明确双方的权利和义务。合同内容应包括合同编号、签订日期、采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核采购合同签订前，应提交至卫生院法律顾问或相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等，确保合同符合法律法规和卫生院利益。审核通过后的合同方可正式签订。3.合同存档采购合同签订后，应及时进行存档。合同存档应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等相关文件，确保合同记录完整、可查。合同存档期限不少于[X]年。（五）采购验收记录1.验收准备物资到货前，物资管理部门应通知使用科室和相关人员做好验收准备工作。使用科室应安排专业人员参与验收，熟悉验收标准和流程。2.验收过程物资到货后，验收人员应按照合同要求和相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对验收。验收过程中应填写验收记录，记录验收时间、地点、验收人员、验收项目、验收结果等信息。验收合格的物资应办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理。3.验收报告验收结束后，验收人员应编制验收报告。验收报告应包括验收概况、验收依据、验收结果、存在问题及处理建议等内容，并经验收人员签字确认。验收报告作为采购记录的重要组成部分，应妥善保存。（六）采购付款记录1.付款申请物资验收合格后，使用科室应填写付款申请表，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款理由等内容，并经科室负责人签字确认。付款申请表提交至物资管理部门进行审核。2.审核流程物资管理部门对付款申请表进行审核，核实采购项目的验收情况、合同执行情况等。审核通过后，提交至财务部门进行付款审批。财务部门根据卫生院财务制度和合同约定进行付款审批，审批通过后方可办理付款手续。3.付款记录财务部门应详细记录采购付款情况，包括付款日期、付款金额、付款方式、收款单位等信息。付款记录应与采购合同、验收报告等相关文件相互印证，确保付款准确无误。付款记录应妥善保存，作为财务核算和审计的依据。三、采购记录的管理与保存（一）管理职责1.物资管理部门负责采购记录的收集、整理、归档和保管工作，确保采购记录的完整性和准确性。定期对采购记录进行清查和核对，发现问题及时处理。2.财务部门负责采购付款记录的审核和管理，确保付款符合财务制度和合同约定。协助物资管理部门做好采购记录的相关工作，提供财务数据支持。3.审计部门负责对采购记录进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）保存方式采购记录应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应按照档案管理要求进行分类、编号、装订，存放在专门的档案柜中。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行备份。电子档案应按照文件类型和时间顺序进行分类存储，便于查询和检索。（三）保存期限采购记录的保存期限应符合国家法律法规和行业标准的要求。一般情况下，采购记录应保存不少于[X]年。对于涉及重大采购项目、法律纠纷或其他特殊情况的采购记录，应根据实际需要适当延长保存期限。（四）查阅与借阅1.查阅规定内部人员因工作需要查阅采购记录的，应填写查阅申请表，注明查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。查阅申请表提交至物资管理部门，物资管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅结果等信息。2.借阅规定因特殊原因需要借阅采购记录的，应填写借阅申请表，注明借阅内容、借阅目的、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人和物资管理部门负责人签字批准。借阅申请表提交至物资管理部门，物资管理部门办理借阅手续，并将采购记录复印件提供给借阅人员。借阅人员应妥善保管借阅的采购记录，不得擅自涂改、转借、丢失。借阅期满后，应及时归还采购记录原件。四、监督与检查（一）内部监督1.定期检查卫生院应定期对采购记录制度的执行情况进行检查，检查内容包括采购计划的编制与执行、采购申请的审批、采购文件的管理、采购合同的签订与履行、采购验收与付款等环节。检查周期不少于[X]次/年。2.专项检查针对采购过程中的重大项目、关键环节或存在问题的采购活动，应开展专项检查。专项检查应深入调查采购活动的各个环节，查找问题根源，提出整改措施。3.内部审计审计部门应定期对采购记录进行审计，审查采购活动的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购制度的执行情况、采购流程的规范性、采购文件的完整性、采购合同的履行情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出审计意见和建议。（二）外部监督1.接受财政、审计等部门监督乡镇卫生院应主动接受财政、审计等部门的监督检查，如实提供采购记录和相关资料。对于财政、审计等部门提