卫生院采购业务内控制度

PAGE卫生院采购业务内控制度一、总则（一）目的为加强卫生院采购业务管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、科学高效，保障卫生院医疗业务的正常开展，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院所有采购业务活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，采用公平公正的采购方式，确保所有潜在供应商都有平等参与竞争的机会。3.科学高效原则：运用科学的采购方法和流程，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量。4.权责明确原则：明确采购业务各环节的职责和权限，做到分工合理、责任清晰，避免权力过度集中。5.监督制衡原则：建立健全采购业务监督机制，加强对采购全过程的监督，防止舞弊和腐败行为发生。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立卫生院采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，成员包括财务科、医务科、药剂科、设备科、总务科等相关科室负责人。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购业务进行决策和指导。（二）采购执行部门1.设备科：负责医疗设备、医疗器械的采购工作。制定设备采购计划，组织市场调研，选择供应商，参与采购谈判，签订采购合同，负责设备的验收、安装、调试及售后服务等工作。2.药剂科：负责药品、医用耗材的采购工作。制定药品和医用耗材采购计划，审核供应商资质，组织采购谈判，签订采购合同，负责药品和医用耗材的验收、入库、储存及发放等工作。3.总务科：负责办公用品、后勤物资等非医疗物资的采购工作。制定非医疗物资采购计划，选择供应商，组织采购谈判，签订采购合同，负责非医疗物资的验收、入库、保管及发放等工作。（三）采购监督部门成立卫生院采购监督小组，由纪检监察部门负责人担任组长，成员包括审计科、财务科等相关人员。采购监督小组负责对采购业务进行全程监督，审查采购计划、采购预算、采购方式选择、采购合同签订等是否合规，监督采购活动的执行情况，受理采购投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购流程（一）采购计划制定1.各科室根据业务发展需要和实际库存情况，每年年底前向采购执行部门提交下一年度采购需求计划。采购需求计划应详细列出所需物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购执行部门对各科室提交的采购需求计划进行汇总、审核和分析，结合卫生院实际情况和预算安排，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、类别、数量、预算金额、采购时间等，并报采购领导小组审议通过。3.采购执行部门根据年度采购计划，结合实际工作进度和物资库存情况，按月或按季度分解编制月度或季度采购计划，确保采购工作有序进行。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并对其进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商实地考察：对于重要采购项目或新合作的供应商，采购执行部门应组织相关人员对供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况，了解供应商的实际情况和能力水平。3.供应商资质审核：采购执行部门对拟合作的供应商进行资质审核，要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品注册证、质量检验报告、授权委托书等相关资质证明文件，并对其进行审核验证。确保供应商具备合法经营资格和提供符合质量要求产品或服务的能力。4.供应商评估与选择：采购执行部门根据供应商的初步评估、实地考察和资质审核情况，对供应商进行综合评估打分。按照得分高低选择排名靠前的供应商作为中标候选人或合作对象，并报采购领导小组审批。对于单一来源采购项目，应在采购申请中说明选择该供应商的理由和依据。5.供应商管理：采购执行部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史、采购业绩等内容。定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的表现调整合作策略。对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于出现质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合作等措施进行处理。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多且具有竞争性的采购项目。采购执行部门按照国家有关法律法规和招标程序，委托具有资质的招标代理机构组织公开招标活动，发布招标公告，邀请潜在供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购执行部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购执行部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购执行部门应在采购申请中说明选择单一来源采购的理由和依据，报采购领导小组审批后实施。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购执行部门根据采购方式和供应商选择情况，组织相关人员与供应商进行采购谈判。谈判内容包括采购价格、质量标准、交货期、售后服务、付款方式等条款。谈判过程中应充分沟通协商，争取有利的采购条件，维护卫生院的利益。2.合同起草与审核：采购谈判达成一致意见后，采购执行部门负责起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，应提交给卫生院法律顾问或法务部门进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由卫生院法定代表人或授权代表与供应商签订合同。签订合同应严格按照合同审批流程进行，确保合同签订程序合法合规。合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（五）采购验收1.验收准备：采购执行部门在采购合同约定的交货期前，通知相关科室做好验收准备工作。相关科室应安排熟悉业务的人员组成验收小组，并明确验收人员的职责分工。验收小组应根据采购合同和相关标准要求，制定验收方案，明确验收内容和验收方法。2.初步验收：物资到货后，采购执行部门通知供应商提交相关验收资料，包括产品合格证、质量检验报告、使用说明书、发货清单等。验收小组按照验收方案对物资的数量、规格、型号、外观等进行初步验收，检查物资是否与采购合同一致，是否有损坏、缺失等情况。3.专业验收：对于医疗设备、药品、医用耗材等特殊物资，验收小组应组织相关专业人员进行专业验收。医疗设备由设备科组织专业技术人员按照设备验收标准进行验收，包括设备的性能、功能、运行状况等方面的测试；药品和医用耗材由药剂科按照药品验收规范和医用耗材验收标准进行验收，检查药品和医用耗材的质量、有效期、包装等情况。4.验收报告：验收完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等信息。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。对于验收合格的物资，验收小组应在验收报告上签署同意验收意见；对于验收不合格的物资，验收小组应在验收报告上注明不合格原因，并提出处理意见，如要求供应商更换、退货、补货等。（六）采购付款1.付款申请：采购执行部门根据采购合同约定和验收情况，填写付款申请单。付款申请单应注明采购项目名称、供应商名称、合同编号、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款方式等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.付款审核：付款申请单提交给财务科进行审核。财务科审核人员应核对付款申请单与相关凭证的一致性，检查采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合法性等。审核通过后，财务科审核人员在付款申请单上签字确认，并提交给财务负责人审批。3.付款审批：财务负责人根据财务审核情况进行付款审批。付款审批应严格按照卫生院财务管理制度和审批流程进行，确保付款金额准确无误、付款方式合规合理。对于金额较大的采购付款，还应报院长审批。4.付款执行：付款审批通过后，财务科按照付款申请单上的付款方式和金额进行付款操作。对于采用银行转账方式付款的，财务科应及时办理转账手续；对于采用支票、汇票等方式付款的，财务科应按照规定开具票据，并妥善保管相关票据存根。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立风险识别机制：采购执行部门、采购监督部门及相关科室应定期对采购业务进行风险识别，收集采购过程中可能出现的风险信息，包括法律法规风险、市场风险、质量风险、价格风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵图等工具对风险进行分类和排序，确定风险等级。对于高风险事项，应重点关注并采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.法律法规风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和合规意识。采购活动严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。建立健全内部审计和监督机制，定期对采购业务进行审计和检查，及时发现和纠正违法违规行为。2.市场风险应对：加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势。合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本过高或物资短缺。与供应商建立长期稳定合作关系，通过签订框架协议等方式锁定采购价格和供应数量，降低市场风险。3.质量风险应对：严格供应商选择和管理，加强对供应商的资质审核和实地考察，确保供应商具备良好的质量管理体系和生产能力。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节管理，严格按照验收标准进行验收，确保采购物资质量符合要求。对于质量不合格的物资，及时与供应商沟通协商，要求其采取更换或退货等措施，保障卫生院医疗业务的正常开展。4.价格风险应对：通过多种采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等，引入市场竞争机制，降低采购价格。加强采购成本控制，对采购价格进行分析和比较，合理确定采购预算和价格上限。与供应商进行谈判时，争取有利的价格条款，如批量折扣、价格调整机制等。定期对采购价格进行监控和评估，及时发现价格异常波动情况并采取相应措施。5.供应商风险应对：建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的表现调整合作策略。加强对供应商的日常管理，及时了解供应商的经营状况和合作动态，发现问题及时采取措施解决。与重要供应商签订战略合作协议，明确双方的权利和义务，建立长期稳定的合作关系，降低供应商风险。6.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同审批流程签订合同，确保合同条款合法合规、公平合理。明确合同双方的权利和义务，特别是关于质量标准、交货期、付款方式、违约责任等关键条款。加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现合同履行过程中出现的问题并采取相应措施解决。定期对合同进行清理和归档，妥善保管合同档案，以备查阅和审计。7.验收风险应对：加强采购验收环节管理，明确验收人员的职责分工，制定详细的验收方案和验收标准。验收人员应严格按照验收方案和标准进行验收，确保验收工作客观公正、准确无误。对于验收不合格的物资，及时与供应商沟通协商，要求其采取更换或退货等措施，避免不合格物资进入卫生院。加强对验收过程的记录和档案管理，保存验收报告等相关资料，以备查阅和审计。8.付款风险应对：加强采购付款管理，严格按照付款审批流程进行付款操作。财务科应核对付款申请单与相关凭证的一致性，确保付款金额准确无误、付款方式合规合理。对于金额较大的采购付款，应报院长审批。加强对付款过程的跟踪和监督，及时发现付款过程中出现的问题并采取相应措施解决。定期对付款情况进行统计和分析，评估付款风险，采取有效措施降低付款风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购监督小组定期检查：采购监督小组定期对采购业务进行检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择是否合规、供应商的选择与管理是否规范、采购合同的签订与履行情况、采购验收情况、采购付款情况等。通过查阅文件资料、实地查看、访谈相关人员等方式，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购执行部门自查：采购执行部门应定期对本科室采购业务进行自查，发现问题及时整改。自查内容包括采购流程的执行情况、采购文件的编制与保存情况、采购合同的管理情况、采购项目的绩效情况等。采购执行部门应将自查情况形成报告，报采购监督小组备案。（二）内部审计1.定期审计：审计科定期对采购业务进行审计，审计周期一般为一年。审计内容包括采购内部控制制度的执行情况、采购业务的合法性和合规性、采购项目的经济效益和社会效益等。审计人员通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，实地走访供应商和相关科室，对采购业务进行全面审查，并出具审计报告。2.专项审计：对于重大采购项目或出现问题的采购业务，审计科应开展专项审计。专项审计应深入调查采购业务的具体情况，分析问题产生的原因，提出审计建议和整改措施。专项审计报告应报采购领导