卫生所死亡档案管理制度

PAGE卫生所死亡档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生所死亡档案的管理，规范死亡档案的收集、整理、保管、利用等工作流程，确保死亡档案的完整性、准确性和安全性，为医疗、科研、统计等工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生所涉及的所有死亡病例档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及医疗卫生行业标准，确保死亡档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：死亡档案记录应如实反映患者的诊疗过程和死亡情况，保证信息的真实性和准确性。3.完整规范原则：涵盖患者从就诊到死亡的全过程相关资料，按照统一规范的格式和要求进行整理归档。4.安全保密原则：妥善保管死亡档案，防止信息泄露，确保患者隐私得到充分保护。二、死亡档案的收集（一）收集范围1.患者在本卫生所就诊期间的门诊病历、住院病历、检查检验报告、医嘱单、护理记录等所有与诊疗相关的资料。2.死亡医学证明及相关审批文件。3.其他与患者死亡相关的补充材料，如家属提供的情况说明等。（二）收集要求1.临床科室负责在患者死亡后及时整理相关病历资料，确保资料齐全、完整。2.对于涉及医疗纠纷或法律问题的死亡病例，需按照相关规定妥善留存证据资料，并及时通知相关部门。3.死亡医学证明由专人负责填写、审核和盖章，确保证明内容准确无误。（三）收集流程1.患者死亡后，责任医生应立即停止相关医疗活动，并在规定时间内（如[X]小时内）完成病历的初步整理。2.将整理好的病历资料及死亡医学证明等一并交至科室护士长进行核对。3.科室护士长核对无误后，在规定时间内（如[X]个工作日内）将资料移交至卫生所档案室。4.档案室接收资料时，应认真核对资料的完整性和准确性，填写接收清单，并签字确认。三、死亡档案的整理（一）整理人员由经过专业培训的档案管理人员负责死亡档案的整理工作。（二）整理内容1.对收集到的病历资料进行分类，按照门诊病历、住院病历、检查检验报告等类别分别整理。2.剔除重复、无效的资料，对缺页、破损的资料进行补充或修复。3.按照病历书写规范，对病历中的错别字、涂改处等进行修正，并确保修改痕迹清晰可辨。4.为每份死亡档案编制唯一的标识号，便于管理和查询。（三）整理方法1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行整理。纸质档案按照档案盒或文件夹进行分类存放，电子档案按照统一的命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。2.对于病历中的各项资料，按照时间顺序或诊疗流程进行排列，确保逻辑清晰。3.在每份病历资料首页附上资料清单，注明资料名称、页码等信息，方便查阅。四、死亡档案的保管（一）保管场所设立专门的档案室用于存放死亡档案，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（二）保管期限1.一般死亡档案的保管期限为[X]年，自患者死亡之日起计算。2.涉及医疗纠纷、法律诉讼等特殊情况的死亡档案，应按照相关法律法规的要求延长保管期限，并单独存放。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对死亡档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。2.对破损、褪色等影响档案质量的情况，应及时进行修复或复制。3.严格限制非档案管理人员进入档案室，如需查阅档案，应按照规定办理借阅手续。五、死亡档案的利用（一）利用范围1.医疗质量控制与评估：通过分析死亡病例，总结经验教训，改进医疗服务质量。2.医学科研：为医学研究提供数据支持和研究素材。3.统计分析：为卫生所的医疗统计工作提供基础数据，了解疾病谱变化等情况。4.法律纠纷处理：作为处理医疗纠纷、法律诉讼等问题的重要依据。（二）利用流程1.内部利用卫生所内部人员因工作需要查阅死亡档案时，应填写《死亡档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。申请表经所在科室负责人审核签字后，交至档案室。档案室档案管理人员对申请表进行审核，确认无误后，为查阅人员提供档案，并做好查阅记录。2.外部利用司法机关、行政部门等因工作需要查阅死亡档案时，应出具单位介绍信及相关证明文件。档案室档案管理人员对介绍信和证明文件进行审核，按照规定办理查阅手续。查阅过程中，应安排专人陪同，确保档案安全。查阅结束后，查阅人员应在规定时间内归还档案，并在借阅登记本上签字确认。（三）利用限制1.未经卫生所批准，任何个人不得擅自将死亡档案带出档案室。2.不得对死亡档案进行涂改、伪造、损毁等行为。3.利用死亡档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露患者隐私信息。六、死亡档案的信息化管理（一）信息化系统建设建立完善的死亡档案信息化管理系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、利用等功能。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将整理好的死亡档案信息录入信息化系统，确保数据准确无误。2.定期对信息化系统中的数据进行维护和更新，保证数据的完整性和时效性。（三）信息安全管理1.加强信息化系统的安全防护，设置用户权限管理，防止数据泄露和非法访问。2.定期对信息化系统进行备份，确保数据安全可靠。七、监督与考核（一）监督检查1.卫生所定期对死亡档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等环节。2.对发现的问题及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。（二）考核评价1.建立死亡档案管理工作考核评价机制，对各科室及档案管理人员的工作进行量化考核。2.考核结果与科室及个人的绩效挂钩，对工作表现优秀的科室和个人给予表彰和奖励，对工作