村级卫生室档案管理制度

PAGE村级卫生室档案管理制度一、总则（一）目的为加强村级卫生室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生室管理、医疗服务、公共卫生工作等方面的作用，依据国家相关法律法规及医疗卫生行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村级卫生室在医疗服务、疾病预防控制、妇幼保健、健康教育、卫生监督协管等各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫生室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映卫生室各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集、整理卫生室在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则对涉及患者隐私、卫生室机密等内容的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责卫生室档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便查询利用。4.定期检查档案的保管状况，对破损、变质的档案及时进行修复和复制。5.严格执行档案借阅制度，做好借阅登记和归还工作，确保档案安全。6.积极开展档案信息开发利用工作，为卫生室的管理和决策提供依据。（二）各科室人员职责1.负责本科室工作中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理人员。2.按照档案管理要求，规范填写各类记录和文件，保证档案质量。3.配合档案管理人员做好档案的整理、归档和查询利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗文书档案包括门诊病历、住院病历、处方、检查检验报告、医疗统计报表等。2.公共卫生档案如居民健康档案、预防接种记录、传染病报告卡、慢性病管理档案、健康教育资料等。3.行政管理档案卫生室的工作计划、总结、会议记录、考勤记录、财务报表等。4.药品与设备档案药品采购记录、库存清单、设备购置合同、使用说明书、维修记录等。5.人员档案员工的个人简历、资格证书、培训记录、考核结果等。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。3.对电子文件应进行备份，并按照规定格式存储，确保可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，分为医疗文书档案、公共卫生档案、行政管理档案、药品与设备档案、人员档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员应定期对收集整理好的档案进行归档，确保档案及时归入相应的档案类别和保管期限。2.归档时应编制归档清单，注明档案的名称、数量、日期等信息，便于核对和统计。（二）保管期限1.医疗文书档案门诊病历、住院病历等一般保存期限为[X]年，重要病历可适当延长保存期限。2.公共卫生档案居民健康档案等长期保存，预防接种记录、传染病报告卡等保存期限为[X]年。3.行政管理档案工作计划、总结等保存期限为[X]年，会议记录、考勤记录等保存期限为[X]年。4.药品与设备档案药品采购记录、库存清单等保存期限为[X]年，设备购置合同、使用说明书等到设备报废后保存[X]年。5.人员档案员工个人简历、资格证书等长期保存，培训记录、考核结果等保存期限为[X]年。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥，防止受潮、发霉、虫蛀。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，确保数据安全。备份数据应存放在不同的物理位置，防止因自然灾害等原因导致数据丢失。3.档案库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案信息的正确使用。2.档案利用应有利于卫生室的管理、医疗服务和公共卫生工作的开展。（二）利用方式1.查阅卫生室工作人员因工作需要可查阅相关档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理人员同意，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏。（三）借阅审批1.借阅档案时，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息。2.申请表经科室负责人签字同意后，报档案管理人员审批。3.档案管理人员根据审批意见，决定是否批准借阅，并办理借阅手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理人员、相关科室负责人等组成鉴定小组进行，鉴定结果应形成鉴定报告。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组批准后，进行销毁。2.销毁档案时，应填写销毁清单，注明档案名称、数量、销毁日期等信息，销毁清单应一式两份，一份留存档案部门，一份交财务部门作为记账凭证。3.销毁档案应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。七、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.档案统计报表应准确、及时，为卫生室的档案管理决策提供依据。（二）移交1.卫生室因机构变动、撤销等原