零陵卫生院公章管理制度

PAGE零陵卫生院公章管理制度一、总则（一）目的为加强零陵卫生院公章管理，确保公章使用的合法性、严肃性和规范性，维护卫生院的正常工作秩序和合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于零陵卫生院各类公章的刻制、启用、保管、使用、更换、废止等管理活动。（三）基本原则1.严格审批原则：公章使用必须经过严格的审批流程，确保使用事由合法合规。2.专人保管原则：指定专人负责公章的保管，确保公章安全。3.登记备案原则：对公章的使用情况进行详细登记备案，以备查询。二、公章种类及用途（一）单位公章1.用于以卫生院名义对外发布的各类文件、函件、报表、证明等。2.用于签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。3.用于办理各类行政事务、业务手续等需要加盖公章的场合。（二）财务专用章1.用于办理卫生院财务收支、结算等相关业务。2.用于开具财务票据、支票等。（三）法定代表人章1.用于办理特定的财务、人事等重要事务，作为法定代表人的个人签章。2.在特定情况下，根据法定代表人授权，代表法定代表人行使职权。（四）其他专用章根据工作需要刻制的其他专用章，如医疗业务章、收费专用章等，分别用于相应的特定业务领域。三、公章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制公章时，由相关部门或科室填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息。2.《申请表》需经部门负责人签字确认，并报卫生院分管领导审批。（二）刻制审批1.卫生院分管领导对《公章刻制申请表》进行审核，确保刻制公章的必要性和合规性。2.审核通过后，报卫生院法定代表人批准。（三）刻制办理1.经法定代表人批准后，由卫生院办公室负责统一联系具有资质的印章制作单位进行刻制。2.印章制作单位必须严格按照国家相关规定和卫生院要求进行刻制，确保公章质量和安全性。（四）启用备案1.新刻制的公章启用前，由卫生院办公室填写《公章启用备案表》，详细记录公章名称、启用日期、保管人等信息。2.《备案表》需经卫生院分管领导签字确认，并报上级主管部门备案。3.同时，在卫生院内部发布公章启用通知，告知全体员工新公章的启用情况及相关注意事项。四、公章的保管（一）保管人员确定1.单位公章由卫生院办公室指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.财务专用章由财务部门指定专人负责保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。3.其他专用章由相关业务部门指定专人负责保管。（二）保管要求1.公章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、专柜等，确保公章存放环境安全，防止被盗、遗失或损坏。2.保管人员不得将公章随意交予他人代管，如因特殊情况需要委托他人代管，必须经分管领导批准，并办理书面委托手续。3.保管人员应定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）保管场所安全措施1.保管公章的场所应安装必要的安全防护设施，如防盗门、监控设备等，确保公章保管安全。2.保管场所应保持整洁、干燥，防止公章受潮、生锈等影响使用。五、公章的使用（一）使用流程1.用章申请人填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章时间等信息。2.《申请表》需经部门负责人签字确认，涉及重要事项或金额较大的合同等，还需经卫生院分管领导或法定代表人审批。3.保管人员根据审批后的《申请表》，对用章文件进行审核，确保用章内容合法合规、手续齐全。4.审核通过后，保管人员在用章文件上加盖公章，并在《公章使用登记表》上进行详细登记，记录用章时间、用章文件名称、用章申请人等信息。5.用章完毕后，保管人员应及时将公章归还原位，并妥善保管相关用章文件。（二）使用审批权限1.一般性文件、函件等加盖单位公章，由部门负责人审批后，即可使用。2.涉及重要事项、重大决策、对外合同协议等加盖单位公章，需经卫生院分管领导审批。3.涉及财务收支、重大资金使用等加盖财务专用章，需经财务部门负责人和卫生院分管领导审批。4.法定代表人章的使用，必须经法定代表人本人批准或其授权的专人按照授权范围使用。（三）特殊情况用章1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程用章时，用章申请人应电话请示相关领导同意后，先行用章，并在事后及时补办审批手续。2.对于异地用章等特殊情况，应根据实际情况采取相应的安全措施，确保用章安全，并严格按照审批流程进行操作。六、公章使用的登记与备案（一）登记要求1.保管人员应建立《公章使用登记表》，对每一次公章使用情况进行详细登记。2.登记内容包括用章时间、用章文件名称、用章申请人、用章事由、审批人等信息，确保登记内容准确、完整。（二）备案管理1.卫生院办公室应定期对《公章使用登记表》进行整理归档，保存期限不少于[X]年。2.同时，应将重要的用章文件复印件留存备案，以备查阅。3.对于涉及重大事项、重要合同等用章情况，应及时向上级主管部门备案。七、公章的更换与废止（一）更换1.公章因磨损、损坏等原因无法正常使用时，由保管人员填写《公章更换申请表》，详细说明更换原因、原公章情况等信息。2.《申请表》经部门负责人签字确认，并报卫生院分管领导审批后，按照公章刻制与启用的相关流程进行更换。3.更换后的新公章启用后，原公章应及时废止，并按照规定进行妥善处理。（二）废止1.因卫生院机构变更、名称变更等原因需要废止公章时，由卫生院办公室填写《公章废止申请表》，详细说明废止原因、原公章情况等信息。2.《申请表》经卫生院分管领导审核，报法定代表人批准后，对废止公章进行登记备案。3.废止的公章应及时上缴上级主管部门或按照规定进行销毁处理，严禁私自留存或使用废止公章。八、监督与检查（一）内部监督1.卫生院办公室负责对公章管理情况进行定期检查，确保公章保管安全、使用规范。2.财务部门负责对财务专用章的使用情况进行监督检查，防止违规使用。3.各部门负责人负责对本部门涉及的公章使用情况进行监督，发现问题及时纠正。（二）外部监督1.接受上级主管部门、审计部门等的监督检查，如实提供公章管理相关资料和情况。2.主动接受社会公众的监督，对公章使用过程中出现的违规行为，及时进行整改并公开处理结果。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款