卫生院档案管理制度

PAGE卫生院档案管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范卫生院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在卫生院各项工作中的作用，为卫生院的发展提供有力支持。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各类档案资料的管理。3.档案定义本制度所指档案是指卫生院在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。4.管理原则档案管理遵循集中统一管理、真实完整、方便利用的原则，确保档案管理工作的科学化、规范化、制度化。二、档案管理机构与职责1.档案管理领导小组成立以卫生院院长为组长，各分管副院长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调卫生院档案管理工作，审定档案管理工作计划和规章制度，研究解决档案管理工作中的重大问题。2.档案管理部门卫生院设立专门的档案管理科室或指定专人负责档案管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉卫生院业务工作，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.各科室职责各科室负责本科室档案资料的收集、整理、立卷和移交工作，并指定一名兼职档案员协助档案管理部门做好相关工作。科室兼职档案员应及时将本科室形成的档案资料收集齐全，进行初步整理，定期移交档案管理部门。三、档案的收集与整理1.收集范围医疗业务档案：包括病历、处方、检查检验报告、医疗统计报表等。行政管理档案：包括各类文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。教学科研档案：包括教学计划、教案、科研项目申报书、研究成果等。其他档案：如设备档案、基建档案、合同协议档案等。2.收集要求各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整收集。档案收集人员应熟悉档案收集范围和要求，对收集到的档案资料进行认真核对，确保其真实性、准确性和完整性。对于重要档案资料，应实行双人核对制度，确保档案资料无遗漏、无差错。3.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类、后勤保障类等。编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编目：编制档案目录，包括案卷目录（全宗卷）、卷内文件目录等。目录应清晰、准确地反映档案的内容和存放位置。装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件的原貌，避免损坏文件。四、档案的保管1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等防护功能。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架（柜）、温湿度计、灭火器、防虫药品、吸尘器等，确保档案的安全保管。3.档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的类别、编号、存放位置等信息。4.电子档案保管对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，并定期进行数据维护和检查，确保电子档案的完整性和可用性。电子档案应按照纸质档案的分类方法进行分类管理，并建立相应的目录索引。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定方法直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其保存价值。分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、历史背景等方面的异同，确定其保存价值。4.销毁程序经过鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报档案管理领导小组审批。经批准销毁的档案，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存。六、档案的统计与利用1.统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。统计数据应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。2.利用服务建立健全档案利用制度，积极为卫生院各项工作提供档案信息服务。档案管理人员应热情接待利用者，认真查阅、调阅档案，及时提供所需档案资料。严格执行档案查阅审批制度和保密制度，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照规定进行管理，防止档案信息泄露。积极开发档案信息资源，编写档案参考资料，为卫生院领导决策、医疗业务、教学科研等工作提供参考依据。七、档案的信息化建设1.建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理工作的效率和水平，实现档案信息资源的共享和利用。2.建设内容建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务流程的信息化管理。对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。加强档案管理信息系统的安全防护，确保档案信息的安全可靠。3.实施步骤制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。组织实施档案管理信息系统建设，选择合适的软件和硬件设备，进行系统开发和调试。开展纸质档案数字化工作，按照相关标准和规范进行档案扫描、图像处理、数据挂接等工作。