合同管理合同审查及签订流程模板

合同管理合同审查及签订流程模板一、适用范围与典型应用场景采购部门与供应商签订物资采购合同时需保证采购流程合规、条款无法律风险；销售部门与客户签订产品销售/服务合同时需明确双方权利义务、收款方式及违约责任；行政部门与外包服务商签订物业、保洁等服务合同时需界定服务范围、质量标准及费用结算；各部门与合作伙伴签订项目开发、技术协作等合同时需规范知识产权、保密条款及收益分配。二、合同管理全流程操作指南（一）合同起草与发起责任主体：业务部门（需求方）操作步骤：明确合同需求：业务部门根据合作事项（如采购内容、服务范围、交易金额等），梳理核心需求，确定合同类型（参考《合同分类标准》）。起草合同文本：优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），无模板时参考行业范本；合同内容应包含：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、地址、联系人等）、标的物/服务描述（名称、规格、数量、质量标准等）、权利义务（交付时间、验收方式、付款条件、违约责任等）、争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）、生效条件（签字盖章、附条件生效等）。发起审批流程：通过企业OA系统或合同管理系统合同文本，填写《合同审批流程表》（见模板1），明确合同背景、预计签订日期、涉及金额等关键信息，依次提交业务部门负责人、法务部门、财务部门及分管领导审批。（二）合同内部审查责任主体：法务部门（主责）、财务部门、业务部门操作步骤：法务审查（重点内容）：主体资格：审查对方企业是否为合法存续的法人/组织，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务，必要时要求提供加盖公章的营业执照复印件及法定代表人身份证明；合同条款：检查条款是否合法合规（如“霸王条款”无效情形）、是否存在重大歧义、违约责任是否明确且对等、争议解决方式是否符合企业规定（优先约定企业所在地法院/仲裁机构）；风险提示：识别潜在法律风险（如知识产权侵权、不可抗力范围过大等），并在《合同审查意见表》（见模板2）中明确修改意见。财务审查：涉及资金收支的，审查付款条件、金额、票据类型是否符合财务制度，对方账户信息是否准确（需核对开户许可证或银行开户证明）；大额合同需评估企业资金支付能力，避免流动性风险。业务部门配合：根据法务、财务审查意见，及时与对方沟通修改合同文本，修改后重新提交审查，直至无重大异议。（三）合同审批责任主体：业务部门负责人、法务负责人、财务负责人、分管领导、总经理（根据合同金额及重要性分级审批）审批权限划分（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人→法务负责人→财务负责人；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务负责人→财务负责人→分管领导；金额＞50万元：需经总经理最终审批。操作要求：审批人需在1-3个工作日内完成审批，未按时审批需说明原因；对审批未通过的合同，业务部门需根据审批意见修改后重新发起流程，不得“先签批后补流程”。（四）合同签订责任主体：业务部门、行政部（公章管理）、法定代表人/授权代表操作步骤：文本最终确认：审批通过后，业务部门与对方沟通确认最终合同文本，保证双方版本一致（可在关键页加盖“合同骑缝章”）。授权代表签字：由法定代表人签字的，需提供法定代表人身份证明；由授权代表签字的，需提前办理《授权委托书》（见模板3），明确授权范围、期限及权限，授权委托书需作为合同附件。加盖公章：合同文本需加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章、财务章代替）；加盖公章时需保证“骑缝章”覆盖合同各页连接处，避免单页抽换；合同签订一式三份（或根据实际需求增减），双方各执一份，企业行政部/档案室留存一份原件。（五）合同履行与归档责任主体：业务部门（履约跟踪）、行政部（档案管理）操作步骤：履行跟踪：业务部门负责监督合同履行情况，及时跟进对方交付进度、质量验收、款项支付等，发觉履约异常（如延迟交付、质量不达标）需第一时间书面报告分管领导，并启动协商/追责程序。验收与结算：涉及货物/服务的，需按合同约定组织验收（可邀请质检、技术部门参与），填写《验收确认单》；财务部门凭验收确认单、发票等资料办理付款手续。归档管理：合同签订后10个工作日内，业务部门将合同原件、审批流程表、授权委托书、验收确认单等资料移交行政部档案室；档案室按“合同编号+名称”分类归档，建立《合同台账》（见模板4），记录合同基本信息、履行状态、归档日期等，保证档案可查询、可追溯。三、模板表格模板1：合同审批流程表合同名称编号合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他签订日期年月日甲方（企业方）名称：_________________________统一社会信用代码：_________________________乙方（对方方）名称：_________________________统一社会信用代码：_________________________合同金额人民币（大写）：_________________________元整（小写）：¥_________元合同主要内容（标的物、服务范围、履行期限等简要说明）业务部门意见负责人签字：_________日期：______年_月_日法务部门意见负责人签字：_________日期：______年_月_日财务部门意见负责人签字：_________日期：______年_月_日分管领导意见签字：_________日期：______年_月_日总经理意见（如需）签字：_________日期：______年_月_日模板2：合同审查意见表合同名称审查人审查环节□起草阶段□修订阶段审查日期年月日审查要点□主体资格□条款合法性□权利义务□违约责任□财务风险□其他具体审查意见（分条列明，示例：1.乙方营业执照复印件未加盖公章，需补充；2.合同中“争议解决方式”未明确管辖地，建议修改为“由甲方所在地人民法院管辖”。）修改建议（针对审查意见提出具体修改方案）业务部门确认负责人签字：_________日期：______年_月_日模板3：授权委托书授权委托人（企业全称）统一社会信用代码：_________________________受托人姓名：_________职务：_________身份证号：_____________________授权范围□签订合同□谈判□收款□验收□其他（可多选）：_________________________授权期限自______年_月_日起至______年_月_日止委托权限（详细列明受托人可代表委托人处理的具体事项，示例：“代表委托人与公司就项目签订合同，合同编号不超过，金额不超过万元。”）声明本授权委托书自委托人签字盖章之日起生效，受托人在上述授权范围内签署的文件，委托人予以认可。委托人（盖章）日期：______年_月_日模板4：合同台账序号合同编号合同名称签订日期合同类型乙方名称合同金额（元）履行状态归档日期备注1□履行中□已完成□终止2四、关键注意事项与风险提示（一）法律风险防范要点主体资格审查：签订前务必核实对方营业执照、授权委托书等文件，避免与无民事行为能力人或超越权限签订合同；条款明确性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，质量标准、交付时间、违约责任等需量化或可执行；禁止“阴阳合同”：签订的合同文本需与审批版本一致，严禁签订“口头协议”“补充协议”规避审批流程；保密条款：涉及商业秘密的合同，需明保证密范围、期限及违约责任，可单独签订《保密协议》作为附件。（二）流程执行规范审批时效：各审批环节需在规定时限内完成，紧急合同可启动“绿色通道”，但事后需补全审批手续；用印管理：合同专用章由行政部专人保管，用印需填写《用印登记表》，记录用印日期、合同名称、经办人等信息；变更与解除：合同履行中如需变更或解除，需签订书面补充协议，履行内