卫生院项目档案管理制度

PAGE卫生院项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为卫生院项目建设、运营及管理提供有力支持，依据国家相关法律法规及医疗卫生行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院所有项目档案的管理，包括新建、改建、扩建项目以及各类专项业务项目等从项目规划、立项、实施到竣工验收全过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则卫生院设立专门的项目档案管理机构或指定专人负责项目档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.全程跟踪原则项目档案管理应贯穿项目建设全过程，从项目启动开始，同步收集、整理、归档相关文件资料，确保档案与项目建设进程紧密衔接。3.真实准确原则项目档案应如实反映项目建设实际情况，所有文件资料必须真实可靠，数据准确无误，严禁弄虚作假。4.便于利用原则档案管理应便于项目相关人员查阅和利用，提高工作效率，同时确保档案信息的安全性和保密性。二、项目档案管理职责（一）项目档案管理机构及人员职责1.成立项目档案管理领导小组由卫生院院长担任组长，各相关部门负责人为成员，负责统筹协调项目档案管理工作，审议重大档案管理事项，监督制度执行情况。2.档案管理部门职责制定和完善项目档案管理制度、工作流程及标准规范，并组织实施。负责项目档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立项目档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用，提高档案管理信息化水平。定期对项目档案进行检查、鉴定、统计和销毁等工作，确保档案质量和安全。开展档案业务培训和指导，提高项目相关人员的档案意识和业务能力。3.项目负责人职责负责组织本项目文件资料的形成、积累和整理工作，确保项目文件资料的完整、准确、系统。及时向档案管理部门移交项目档案，并对移交档案的质量负责。配合档案管理部门做好项目档案的整理、归档、验收等工作，提供必要的协助和支持。4.项目文件资料形成部门及人员职责严格按照项目建设要求和档案管理规定，及时、准确地形成各自工作中产生的文件资料，并负责对其进行初步整理和分类。在项目建设过程中，妥善保管本部门产生的文件资料，防止丢失、损坏或泄密。按照档案管理部门的要求，定期将整理好的文件资料移交至档案管理部门。（二）各部门协作机制1.建立定期沟通协调机制项目档案管理领导小组定期召开会议，各部门汇报项目档案管理工作进展情况，协调解决工作中存在的问题，确保项目档案管理工作顺利推进。2.明确工作衔接流程项目建设过程中，各部门之间应明确文件资料的传递流程和交接责任，确保文件资料及时、准确地流转至档案管理部门。例如，项目前期规划部门在完成项目可行性研究报告等文件编制后，应及时将文件副本提交给档案管理部门备案；项目实施部门在工程建设过程中形成的各类施工记录、质量检验报告等，应定期整理后移交档案管理部门。3.加强培训与宣传档案管理部门应定期组织各部门相关人员参加档案业务培训，提高其档案管理意识和操作技能。同时，通过内部宣传、工作简报等形式，加强对项目档案管理工作重要性的宣传，营造良好的工作氛围。三、项目文件资料收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书等。项目规划设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更等相关图纸、说明及审批文件。2.项目实施过程文件项目招投标文件，包括招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书等。项目合同文件，如建设工程施工合同、设备采购合同、技术服务合同等，以及合同变更、补充协议等相关文件。项目施工过程文件，包括施工组织设计、施工日志、工程进度报表、质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。项目监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。项目资金管理文件，包括项目预算、决算报告、财务审计报告、资金拨付凭证等。项目竣工验收文件，如竣工验收申请报告、竣工验收报告、工程质量保修书、竣工结算审核报告等。项目运行过程中产生的各类文件资料，如设备操作规程、维护保养记录、运行数据统计报表等。3.项目相关的其他文件上级主管部门关于项目的各类批示、通知、会议纪要等文件。与项目相关的各类调研、考察、论证报告等资料。项目建设过程中形成的照片、录像、录音等声像资料，以及电子文档、光盘等存储介质。（二）收集要求1.及时性项目文件资料形成部门应在文件产生后及时收集整理，确保文件资料不遗漏、不延误。对于重要文件和紧急事项，应在规定时间内提交至档案管理部门。2.完整性收集的文件资料应齐全完整地反映项目建设全过程，包括项目前期准备、实施过程、竣工验收及运行管理等各个环节。要确保文件资料内容的完整性，不得缺页、漏项。3.准确性文件资料内容应真实准确，数据可靠，签字盖章等手续完备。对于涉及项目关键信息和技术数据的文件，应进行严格审核，确保其准确性。（三）整理方法1.分类原则按照项目建设阶段、文件性质和内容等进行分类，确保分类科学合理，便于查找和管理。例如，可分为项目前期文件、项目实施文件、项目竣工验收文件等大类，每大类下再根据具体内容细分若干小类。2.编号规则建立统一的档案编号体系，对每份档案进行唯一编号。编号应体现项目名称、档案类别、年份、顺序号等信息，便于识别和检索。例如，编号格式可为：[项目名称缩写][档案类别代码][年份][顺序号]，其中档案类别代码可根据档案分类设置相应的字母或数字代码。3.装订要求对纸质文件资料进行装订时，应去除金属物，采用左侧装订方式，确保装订牢固、整齐美观。对于幅面较大的图纸，应折叠成A4规格并进行装订。4.编目要求编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录清晰准确，便于查阅。同时，应根据档案内容编写简要的摘要，概括档案主要内容，提高检索效率。四、项目档案归档与保管（一）归档流程1.项目文件资料形成部门在完成文件资料的初步整理后，填写《项目档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.将整理好的文件资料连同《项目档案移交清单》一并移交至档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行核对验收，检查档案的完整性、准确性和整理质量，如发现问题，及时与移交部门沟通解决。3.档案管理部门对验收合格的档案进行登记入库，按照档案分类编号规则进行上架排列，建立档案实体保管秩序。（二）保管期限根据项目档案的重要程度和利用价值，确定不同档案的保管期限。一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等项目前期重要文件。项目竣工验收报告、工程质量保修书等反映项目建设成果和质量的关键文件。涉及项目产权、权益、法律纠纷等重要文件。2.长期保管的档案项目规划设计文件、施工图纸、设备采购合同等项目实施过程中的重要文件，保管期限一般为1030年。项目运行过程中的主要技术资料、运行数据统计报表等，保管期限一般为1020年。3.短期保管的档案项目建设过程中的一般性文件资料，如工程进度报表、施工日志等，保管期限一般为35年。（三）保管条件1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。库房应安装防火、防盗报警装置，配备消防器材和防虫、防霉药品等。2.档案库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。应配备温湿度调节设备，定期监测和记录库房温湿度情况。3.档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐有序，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同保管期限和类别的档案应分开存放，并有明显标识。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选用质量可靠、耐久性好的设备，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。同时，应建立电子档案的安全管理制度，采取加密、访问控制等措施，确保电子档案信息安全。五、项目档案利用与借阅（一）利用方式1.查阅项目相关人员因工作需要可到档案管理部门查阅项目档案。查阅时，应填写《项目档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称及用途等信息。档案管理部门工作人员应根据查阅需求，提供相应的档案，并在现场监督查阅过程，确保档案安全和完整。2.借阅因特殊情况需要借阅项目档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅人应填写《项目档案借阅申请表》，明确借阅档案名称、借阅期限、归还日期等信息，经批准后，领取档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏或丢失，按时归还档案。3.复制对于需要复制项目档案的，应经档案管理部门负责人同意。复制时，档案管理部门工作人员应按照规定的复制方式和要求进行操作，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。（二）利用审批1.一般利用审批项目相关人员查阅、借阅一般性项目档案的，由档案管理部门负责人审批。审批时，应审核查阅或借阅申请的合理性和必要性，确保档案利用符合工作需要。2.重要档案利用审批对于涉及项目核心机密、重要技术资料等重要档案的利用，须经项目档案管理领导小组组长审批。审批过程中，应严格审查利用目的、利用范围和利用方式，确保档案信息安全。（三）利用登记与跟踪1.档案管理部门应建立项目档案利用登记台账，详细记录档案利用情况，包括查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称、借阅期限、归还日期等信息。利用登记台账应定期进行整理和统计分析，以便掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。2.对借阅的档案，档案管理部门应定期跟踪借阅人使用情况，督促借阅人按时归还档案。如发现借阅人有违反档案管理规定的行为，应及时采取措施，追回档案，并视情节轻重给予相应处理。六、项目档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案管理部门应定期对项目档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。鉴定工作应依据档案保管期限规定和实际利用情况，对档案的价值进行重新评估。2.客观公正原则鉴定工作应组织相关专业人员进行，确保鉴定过程客观公正。鉴定人员应根据档案的内容、来源、形式、时间等因素，综合判断档案的保存价值，避免主观随意性。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组由档案管理部门负责人、项目负责人及相关专业技术人员组成档案鉴定小组。鉴定小组负责制定鉴定方案，组织实施鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。2.鉴定程序档案管理部门根据鉴定计划，提前通知相关部门和人员准备待鉴定档案。鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的保管期限规定和实际利用价值，提出鉴定意见，确定档案的存毁。对拟销毁的档案，应编制《项目档案销毁清单》，详细列出档案名称、数量、保管期限等信息，并经鉴定小组全体成员签字确认。将《项目档案销毁清单》报项目档案管理领导小组审批，经批准后方可实施销毁。（三）销毁实施1.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门工作人员负责监销。监销人员应