卫生院会议室制度

PAGE卫生院会议室制度一、总则1.目的为规范卫生院会议室的使用管理，提高会议室的使用效率，确保会议等活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有会议室，包括大会议室、小会议室等。3.管理原则遵循“统一管理、合理安排、高效利用、安全有序”的原则，确保会议室资源得到充分合理的使用。二、会议室使用申请与审批1.申请流程各科室或个人如需使用会议室，应提前填写《会议室使用申请表》，详细说明使用时间、会议主题、参会人数等信息。将申请表提交至卫生院办公室，由办公室负责接收和登记。2.审批权限一般性会议和活动，由办公室主任审批。涉及重要业务、多科室联合或较大规模的会议，需经分管院长审批。特殊情况，如上级部门检查、大型学术交流等会议，需经院长审批。3.审批反馈办公室应在收到申请表后的[X]个工作日内给予申请人审批结果反馈。如申请通过，告知具体的会议室安排；如申请未通过，说明原因。三、会议室安排与使用1.会议室分配办公室根据申请内容和会议室实际情况进行合理分配。优先安排与会议主题和参会人数相匹配的会议室。对于临时紧急会议，在条件允许的情况下，尽可能协调安排合适的会议室。2.使用时间正常工作时间内，会议室使用最长时长为[X]小时。如需延长使用时间，应提前向办公室提出申请并获得批准。非工作时间使用会议室，需经特殊审批流程，确保安全和相关保障措施到位。3.使用规定使用人员应提前[X]分钟到达会议室进行准备工作，如调试设备、摆放资料等。保持会议室整洁卫生，使用完毕后，清理会议产生的垃圾，将桌椅摆放整齐。爱护会议室设施设备，不得随意拆卸、损坏或挪用。如发现设备故障，应及时通知办公室。会议期间，应关闭手机或调至静音状态，不得在会议室内大声喧哗、吸烟或进行与会议无关的活动。严格遵守会议时间安排，不得无故拖延会议。如需调整会议时间，应提前通知参会人员和办公室。四、会议室设施设备管理1.设备配置会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响设备、麦克风、白板、桌椅等，确保满足会议等活动的需求。定期对设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。2.设备维护与维修办公室负责建立会议室设施设备台账，记录设备的型号、数量、购置时间、维修记录等信息。如设备出现故障，使用人员应及时向办公室报修。办公室根据故障情况联系专业维修人员进行维修，并记录维修情况。对于一般性设备问题，维修人员应在[X]个工作日内完成维修；对于较为复杂的设备故障，应尽快协调解决，确保不影响会议室的正常使用。3.设备使用培训办公室应定期组织对会议室设施设备使用方法的培训，提高使用人员的操作技能。新入职员工或对设备操作不熟悉的人员，在使用会议室前应接受相关培训。五、会议室安全管理1.消防安全会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并确保其处于良好状态。使用人员应熟悉消防设施的位置和使用方法，不得在会议室内堆放易燃、易爆物品。严禁在会议室内使用明火，如需进行电气设备操作，应确保符合安全规范。2.人员安全会议室应保持通道畅通，不得在通道内堆放杂物。对于较大规模的会议或活动，应合理安排座位，确保人员疏散安全。如遇紧急情况，使用人员应按照应急预案迅速组织参会人员疏散，并及时通知相关部门。六、会议室清洁与卫生管理1.日常清洁每次会议结束后，使用人员应负责清理会议产生的垃圾，如文件纸张、饮料瓶等，并将桌椅摆放整齐。办公室安排专人定期对会议室进行全面清洁，包括地面清扫、桌面擦拭、设备清洁等，保持会议室整洁卫生。2.定期消毒每周对会议室进行一次全面消毒，重点对桌椅、门把手、话筒等人员经常接触的部位进行消毒处理。在传染病高发季节，增加消毒频次，确保会议室环境安全。七、会议室费用管理1.费用标准会议室使用过程中产生的水电费、设备维护费等，按照实际发生额进行核算。对于外单位租用会议室，可根据市场行情制定合理的收费标准，并报相关部门备案。2.费用报销会议室使用费用由办公室统一负责报销管理。报销时应提供相关的发票、申请表等凭证。严格按照卫生院财务制度进行费用报销审批，确保费用支出合理合规。八、监督与考核1.监督检查办公室定期对会议室的使用情况、设施设备管理、清洁卫生等进行监督检查，发现问题及时督促整改。设立意见箱，接受全体员工对会议室管理的意见和建议，及时处理反馈。2.考核机制将会议室使用管理情况纳入科室和个人的绩效考核体系。对于违反会议室制度的行为，视情节轻重给