卫生物资采购制度

PAGE卫生物资采购制度一、总则1.目的为加强公司卫生物资采购管理，规范采购行为，确保采购的卫生物资符合质量要求，满足公司业务开展和员工工作、生活需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有卫生物资的采购活动，包括但不限于办公用品中的清洁用品（如纸巾、清洁剂等）、个人防护用品（如口罩、手套等）以及公共区域卫生维护所需物资（如消毒剂、垃圾桶等）。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、信誉良好的供应商提供的卫生物资，保障物资的安全性和有效性。效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。二、采购需求管理1.需求提出各部门根据工作实际需要，定期或不定期填写卫生物资采购申请表，详细注明所需物资的名称、规格、数量、用途等信息。对于因突发情况急需的卫生物资，由需求部门及时提交紧急采购申请，并说明紧急原因。2.需求审核部门负责人对本部门提交的采购申请进行初审，重点审核需求的合理性、必要性以及与预算的匹配性。财务部门对采购申请进行预算审核，确保采购费用在预算范围内，对于超预算的申请提出调整建议。采购管理部门对采购申请进行汇总和终审，综合考虑公司整体需求、库存情况等因素，确定最终采购需求。三、供应商管理1.供应商选择采购管理部门通过多种渠道收集卫生物资供应商信息，建立供应商数据库。根据供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，制定供应商评估标准，并定期对供应商进行评估。优先选择具有合法经营资质、生产或销售的卫生物资符合国家相关标准、信誉良好、价格合理且售后服务完善的供应商。对于新供应商，采购管理部门应进行实地考察或要求其提供样品进行检测，合格后方可纳入供应商名单。2.供应商考核采购管理部门定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面。建立供应商考核档案，记录每次考核结果。对于考核不合格的供应商，采购管理部门应及时与其沟通，要求其限期整改；若整改后仍不符合要求，应暂停与其合作。3.供应商关系维护采购管理部门与供应商保持密切沟通，及时了解产品信息、市场动态等，协调解决合作过程中出现的问题。对于长期合作且表现优秀的供应商，可给予一定的奖励或优惠政策，以巩固合作关系。四|采购流程1.采购计划制定采购管理部门根据审核通过的采购需求，结合库存情况，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等信息。将采购计划提交给公司领导审批，经批准后实施采购。2.采购实施采购人员根据采购计划，选择合适的供应商进行采购。对于批量较大或金额较高的采购项目，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。在采购过程中，采购人员应及时跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇问题，应及时与供应商沟通协调解决，并向采购管理部门汇报。3.验收物资到货前，采购管理部门应通知相关部门准备验收工作。验收人员应由使用部门、质量控制部门等相关人员组成。验收人员按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、质量等进行验收。对于卫生物资，重点检查其包装、标识、有效期、质量检测报告等是否符合要求。验收合格的物资，验收人员应签署验收报告，并办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理，如退货、换货等，并做好记录。五、采购合同管理1.合同签订采购人员在确定供应商后，应及时签订采购合同。合同文本应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、完整性和有效性。2.合同执行采购管理部门负责监督采购合同的执行情况，确保双方按照合同约定履行各自的职责。采购人员应及时跟踪合同执行进度，协调解决合同执行过程中出现的问题。3.合同变更与终止如因市场变化、业务调整等原因需要变更采购合同的，采购人员应及时与供应商协商，签订合同变更协议，并报采购管理部门备案。如采购合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，采购人员应及时办理相关手续，并对合同执行情况进行总结和评估。六、采购预算管理1.预算编制财务部门根据公司年度工作计划和卫生物资采购需求，编制卫生物资采购预算。采购预算应明确各项采购项目的费用预算，并细化到季度、月度。2.预算执行采购管理部门应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购费用支出。对于超预算的采购项目，必须经过严格的审批程序，报公司领导批准后方可实施。3.预算调整如因市场价格波动、业务需求变化等原因导致采购预算需要调整的，采购管理部门应及时提出预算调整申请，说明调整原因和调整金额。财务部门对调整申请进行审核，报公司领导批准后进行预算调整。七、采购风险管理1.风险识别采购管理部门应定期对卫生物资采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险（如价格波动、供应短缺等）、质量风险（如产品质量不合格等）、合同风险（如合同纠纷等）、人员风险（如采购人员违规操作等）等。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。3.风险应对针对不同等级的风险，制定相应有效的风险应对措施。如对于市场风险，可通过建立价格预警机制、与供应商签订长期合作协议等方式应对；对于质量风险，加强供应商管理和验收环节控制；对于合同风险，规范合同签订和执行流程；对于人员风险，加强采购人员培训和监督等。八、采购信息管理1.采购档案建立采购管理部门应建立完善的采购档案，对采购活动中的各项文件和资料进行整理归档，包括采购申请、采购计划、采购合同、验收报告、供应商资料等。2.信息共享采购管理部门应及时将采购相关信息在公司内部进行共享，方便各部门了解采购情况，协调工作。同时，应定期向上级领导汇报采购工作进展和存在的问题。九、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对卫生物资采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购资金使用是否合理等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。