卫生局涉外活动管理制度

PAGE卫生局涉外活动管理制度一、总则（一）目的为加强卫生局涉外活动管理，规范涉外活动流程，确保涉外活动的顺利开展，维护国家利益和形象，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局组织或参与的各类涉外活动，包括但不限于国际会议、学术交流、合作项目洽谈、人员出访等。（三）基本原则1.合法性原则：涉外活动必须遵守我国法律法规以及国际通行规则，确保活动合法合规。2.安全原则：保障参与涉外活动人员的人身安全和财产安全，防范各类安全风险。3.对等原则：在涉外交往中遵循对等原则，维护国家尊严和利益。4.保密原则：严格保守国家机密、商业秘密和个人隐私，防止信息泄露。二、活动审批与备案（一）审批流程1.活动申请：主办部门需提前[X]个工作日填写《卫生局涉外活动申请表》，详细说明活动的目的、内容、时间、地点、参与人员、经费预算等信息，并提交相关活动方案。2.初步审核：申请表及活动方案提交至卫生局外事管理部门，外事管理部门对申请内容进行初步审核，重点审查活动的必要性、合规性、安全性等方面。如发现问题，及时与主办部门沟通并要求补充或修改相关材料。3.多部门会审：初步审核通过后，外事管理部门组织相关部门进行会审，包括但不限于法规部门、财务部门、安全部门等。各部门根据职责对活动进行审查，提出意见和建议。法规部门审查活动是否符合法律法规要求；财务部门审核经费预算的合理性；安全部门评估活动的安全风险并提出防范措施。4.领导审批：会审通过后，将申请表及相关材料提交至卫生局领导审批。领导根据活动的重要性、影响范围等因素进行综合考虑，做出最终审批决定。（二）备案要求1.备案材料：经领导审批同意的涉外活动，主办部门需在活动举办前[X]个工作日将活动的最终方案、参与人员名单、活动日程安排等相关材料报卫生局外事管理部门备案。2.备案内容变更：如活动备案内容发生变更，主办部门应及时向卫生局外事管理部门提交变更申请，并说明变更原因及变更后的具体内容。外事管理部门审核通过后，重新进行备案。三、活动组织与实施（一）活动筹备1.成立筹备小组：主办部门负责成立涉外活动筹备小组，明确小组成员的职责分工，确保筹备工作有序进行。筹备小组应包括活动策划、联络协调、文件准备、后勤保障等方面的人员。2.制定详细计划：筹备小组根据活动审批意见和备案要求，制定详细的活动计划，包括活动日程安排、会议议程、接待方案、宣传方案等。活动计划应充分考虑活动的各个环节，确保活动顺利进行。3.文件准备：准备活动所需的各类文件，如邀请函、会议资料、协议合同等。文件内容应准确无误，符合法律法规和国际惯例要求。涉及重要事项的文件，需提前报外事管理部门审核。4.人员培训：对参与活动的工作人员进行培训，使其熟悉活动流程、外事礼仪、安全注意事项等内容。培训应确保工作人员具备良好的专业素养和服务意识，能够为活动的顺利开展提供保障。（二）活动实施1.现场组织：活动期间，筹备小组应按照活动计划进行现场组织和协调，确保活动各项议程顺利推进。加强对活动现场的管理，维护活动秩序，保障人员安全。2.沟通协调：与外方人员保持密切沟通，及时解决活动中出现的问题。加强与国内相关部门和单位的协调配合，形成工作合力，共同推动活动顺利进行。3.安全保障：严格落实安全保障措施，制定安全应急预案，确保活动现场及参与人员的安全。加强对活动现场的安全检查，消除安全隐患。如遇突发事件，应按照应急预案及时妥善处理，并及时向上级主管部门报告。4.宣传报道：按照宣传方案进行活动宣传报道，及时发布活动信息，展示卫生局良好形象。宣传报道应客观真实，符合国家宣传政策和外事纪律要求。四、外事礼仪与规范（一）基本礼仪1.仪表仪态：参与涉外活动的人员应保持良好的仪表仪态，穿着得体、整洁大方。男士着正装，女士着职业装或礼服，避免穿着过于随意或奇装异服。注意个人卫生，保持良好的形象。2.言行举止：言行举止要文明礼貌，尊重他人，避免使用不当言语或做出不恰当的行为。在与外方人员交流时，要注意语言表达清晰、准确、礼貌，避免使用生僻词汇或方言。保持微笑，展现友好态度。3.社交礼仪：遵守国际社交礼仪规范，了解不同国家和地区的文化习俗差异。在社交场合中，要注意问候、介绍、握手、用餐等礼仪细节。尊重外方人员的宗教信仰和风俗习惯，避免因文化差异引起误解或冲突。（二）会见与会谈礼仪1.会见安排：根据活动安排，提前确定会见时间、地点和人员。会见时，双方人员应按照礼宾顺序就座，注意座次安排。会见过程中，要保持专注，认真倾听对方发言，适时发表意见。2.会谈礼仪：会谈前，要充分准备会谈资料，明确会谈主题和议程。会谈过程中，要注意语言表达清晰、逻辑严谨，避免冗长和无关的发言。尊重对方意见，如有不同观点，应通过友好协商解决。会谈结束后，要及时整理会谈纪要，确保会谈成果得到有效落实。（三）宴请礼仪1.宴请准备：根据活动性质和规格，确定宴请形式、时间、地点和菜单。宴请地点应选择环境优雅、卫生条件良好的场所。菜单要体现地方特色和文化内涵，同时要考虑外方人员的饮食习惯和禁忌。提前发送邀请函，告知宴请相关信息。2.宴请过程：宴请时，要提前到达宴请地点迎接客人。引导客人就座，注意座次安排。用餐过程中，要注意礼仪规范，如使用餐具、敬酒等。尊重客人的用餐习惯，避免强迫客人饮酒或食用不喜欢的食物。用餐结束后，要礼貌送客。五、保密管理（一）保密责任1.明确保密职责：参与涉外活动的所有人员均负有保密责任，应签订保密承诺书，明确保密义务和违约责任。主办部门负责人为活动保密工作的第一责任人，负责组织实施保密工作。2.加强保密教育：对参与活动人员进行保密教育，提高保密意识。保密教育应包括国家保密法律法规、外事保密规定、活动保密事项等内容，确保人员了解保密要求，掌握保密技能。（二）保密措施1.文件资料管理：对活动中涉及的文件资料进行严格管理，明确文件资料的密级和保管期限。文件资料应专人专管，妥善保存，防止丢失、被盗或泄露。如需对外提供文件资料，必须经过严格的审批程序，并采取必要的保密措施。2.信息交流管理：在与外方人员交流过程中，要注意信息的保密性。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的信息不得随意透露。如需交流相关信息应由专人负责，并按照规定进行审批和登记。3.电子信息管理：加强对电子信息的保密管理，对存储有敏感信息的电子设备要采取加密、访问控制等安全措施。在使用电子设备进行信息传输和处理时，要确保网络安全，防止信息被窃取或篡改。六、经费管理（一）预算编制1.经费预算原则：涉外活动经费预算应遵循合理、节约、有效的原则，根据活动的实际需要和规格标准进行编制。预算内容应详细、准确，包括活动费用、人员费用、交通费用、住宿费用、餐饮费用、宣传费用等各项支出。2.预算编制流程：主办部门负责编制涉外活动经费预算，经财务部门审核后报卫生局领导审批。财务部门应重点审核预算的合理性和合规性，确保经费使用符合国家财务制度和相关规定。（二）经费使用1.严格经费审批：活动经费使用应严格按照审批后的预算执行，严格经费审批程序。每一笔经费支出都必须有合法的票据和审批手续，确保经费使用真实、合规。2.经费报销管理：活动结束后，主办部门应及时办理经费报销手续。报销凭证应符合财务制度要求，经财务部门审核后予以报销。对经费使用情况进行定期审计，确保经费使用合理、透明。七、人员管理（一）人员选派1.选派原则：根据活动需要，选派政治素质高、业务能力强、外语水平好、熟悉外事礼仪的人员参与涉外活动。选派人员应具备良好的团队协作精神和沟通能力，能够代表卫生局形象，圆满完成活动任务。2.选派程序：主办部门提出人员选派建议，经外事管理部门审核后报卫生局领导批准。选派人员名单确定后，应及时通知相关人员做好准备工作。（二）人员培训1.培训内容：对选派人员进行针对性培训，培训内容包括外事政策法规、外事礼仪、外语交流、安全知识等方面。通过培训，提高人员的综合素质和业务能力，确保其能够胜任涉外活动工作。2.培训方式：培训方式可采用集中授课、案例分析、模拟演练等多种形式，确保培训效果。培训结束后，应对人员进行考核，考核合格后方可参与涉外活动。（三）人员考核与奖惩1.考核机制：建立人员考核机制，对参与涉外活动人员的工作表现进行考核评价。考核内容包括活动组织、礼仪规范、沟通协调、保密工作、经费管理等方面。考核结果作为人员奖惩和今后选派的重要依据。2.奖惩措施：对在涉外活动中表现优秀的人员给予表彰和奖励，对违反外事纪律和本制度规定的人员进行批评教育，情节严重的给予相应的纪律处分，并追究相关责任。八、突发事件应急处理（一）应急管理机制1.成立应急小组：卫生局成立涉外活动突发事件应急小组，由外事管理部门负责人担任组长，相关部门人员为成员。应急小组负责制定应急预案，组织协调应急处置工作。2.制定应急预案：根据涉外活动的特点和可能出现的突发事件类型，制定详细的应急预案。应急预案应包括突发事件的预警、报告、处置流程、责任分工等内容，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。（二）突发事件处置1.事件报告：在涉外活动中发生突发事件后，现场工作人员应立即向活动负责人报告，活动负责人应及时向卫生局外事管理部门报告。外事管理部门接到报告后，应迅速启动应急预案，并及时向上级主管部门报告。2.应急处置措施：应急小组根据突发事件的性质和严重程度，采取相应的应急处置措施。如涉及人员伤亡，应立即组织救援