职业卫生档案保管制度

PAGE职业卫生档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司职业卫生档案管理，有效保护和利用档案资源，保障员工职业健康，依据《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及职业卫生管理的部门、车间及员工。（三）基本原则职业卫生档案管理应遵循真实、完整、有效、安全的原则，确保档案资料能够准确反映公司职业卫生管理工作的实际情况，便于查询、使用和监督。二、职业卫生档案的分类与内容（一）职业卫生管理档案1.公司职业卫生管理方针、目标、计划及实施方案。2.职业卫生管理机构及人员职责分工文件。3.职业卫生管理制度、操作规程及考核记录。4.职业卫生培训计划、教材、记录及考核结果。5.职业健康监护档案，包括员工职业健康检查表、职业病诊断证明书等。6.职业卫生事故应急救援预案及演练记录。7.职业卫生监督检查记录，包括自查、上级部门检查及整改情况。（二）职业卫生防护设施档案1.职业卫生防护设施清单，包括名称、型号、规格、数量、安装位置等。2.防护设施设计图纸、说明书及验收报告。3.防护设施运行、维护、检修记录。4.防护设施效果评价报告。（三）职业危害因素监测与评价档案1.职业危害因素检测计划及检测报告，包括检测时间、地点、项目、结果等。2.职业危害因素评价报告，包括评价机构资质证明、评价方法、评价结论及建议等。3.职业危害因素动态监测数据汇总及分析报告。（四）职业卫生宣传培训档案1.职业卫生宣传资料，包括宣传海报、手册、视频等。2.职业卫生培训教材、教案、课件等。3.培训师资资质证明及培训记录。4.员工职业卫生知识考核试卷及成绩记录。（五）职业卫生费用档案1.职业卫生专项费用预算及执行情况记录。2.职业卫生防护设施购置、维护、检测等费用支出凭证。3.职业健康监护费用支出凭证。4.职业卫生培训费用支出凭证。三、职业卫生档案的建立与收集（一）建立要求1.各部门应指定专人负责职业卫生档案的建立工作，确保档案资料的及时、准确、完整。2.档案建立应按照分类标准进行，做到条理清晰、便于查阅。3.档案资料应采用纸质和电子两种形式保存，确保数据的一致性和安全性。（二）收集范围1.公司内部产生的职业卫生管理文件、记录、报告等。2.职业卫生防护设施采购、安装、运行过程中的相关资料。3.职业危害因素监测与评价机构出具的检测报告、评价报告等。4.职业卫生宣传培训活动中产生的各类资料。5.职业卫生费用支出的相关凭证。（三）收集时间1.职业卫生管理文件、记录等应在形成后及时收集归档。2.职业危害因素检测报告、评价报告等应在收到后10个工作日内收集归档。3.职业卫生宣传培训资料应在活动结束后5个工作日内收集归档。4.职业卫生费用支出凭证应在报销后及时收集归档。四、职业卫生档案的整理与归档（一）整理要求1.对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，确保档案资料的系统性和完整性。2.档案资料应按照时间顺序排列，同一类资料应集中存放。3.对破损、褪色的档案资料应进行修复或复制，确保档案资料的可读性。（二）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案资料进行审核，确保资料的准确性和完整性。2.将审核通过的档案资料按照分类标准装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，并按照档案类别和保管期限进行排列，便于查询和使用。五、职业卫生档案的保管（一）保管场所1.设置专门的职业卫生档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调等。（二）保管期限1.职业卫生管理档案、职业卫生防护设施档案应长期保存。2.职业危害因素监测与评价档案、职业卫生宣传培训档案应保存10年。3.职业健康监护档案应在员工离职后继续保存10年。（三）保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格限制无关人员进入档案保管库房，确保档案资料的安全。六、职业卫生档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅职业卫生档案的，应填写《职业卫生档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《职业卫生档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司外部单位因工作需要借阅职业卫生档案的，应填写《职业卫生档案借阅申请表》，经公司主管领导批准后，方可借阅。2.借阅档案时，应与档案管理人员签订《职业卫生档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等事项。3.借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、复印、泄露档案内容，归还档案时，应确保档案资料的完整性和保密性。七、职业卫生档案的销毁（一）销毁条件1.档案资料已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.档案资料因损坏、变质等原因无法继续保存的。（二）销毁程序1.档案管理人员对拟销毁的档案资料进行清点、核对，编制《职业卫生档案销毁清单》。2.将《职业卫生档案销毁清单》报公司主管领导审批。3.经批准后，由档案管理人员会同相关部门人员对档案资料进行