卫生院档案借查阅制度

PAGE卫生院档案借查阅制度一、总则1.目的本制度旨在规范卫生院档案的借查阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，保障卫生院业务活动的正常开展。2.适用范围本制度适用于卫生院全体员工、因工作需要查阅或借阅卫生院档案的外部单位及个人。3.档案定义本制度所指档案是卫生院在医疗、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案借阅管理1.借阅申请内部员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、预计归还日期等信息。外部单位及个人借阅档案，须持有单位介绍信或相关证明文件，说明借阅目的和范围，并填写《档案借阅申请表》。2.审批流程申请表由申请人所在部门负责人签署意见，确认借阅用途合理后，提交至档案管理部门。档案管理部门负责人对申请进行审核，重点审查借阅目的、范围及预计归还日期等内容。对于涉及重要机密或敏感信息的档案借阅申请，需经卫生院分管领导审批。经审批同意后，档案管理部门在申请表上加盖“同意借阅”章，并留存备案。3.借阅期限一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，须提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需继续借阅，应重新办理借阅手续。4.借阅数量原则上每次借阅档案数量不得超过[X]卷（册），确因工作需要大量查阅的，须经档案管理部门同意。5.借阅归还借阅人凭《档案借阅申请表》到档案管理部门领取档案，并在档案交接登记簿上签字确认。借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换、销毁档案内容。借阅期限届满，借阅人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应认真核对归还档案的数量、完整性及是否有损坏等情况，确认无误后在档案交接登记簿上签字注销。三、档案查阅管理1.查阅申请内部员工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息。外部单位及个人查阅档案，参照借阅申请流程，提交单位介绍信或相关证明文件及《档案查阅申请表》。2.审批流程同档案借阅审批流程，由申请人所在部门负责人、档案管理部门负责人及分管领导依次审批。3.查阅方式档案查阅应在档案管理部门指定的查阅地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督，确保查阅行为符合规定。如需复印、拍照档案内容，须经档案管理部门负责人批准，并按照相关规定办理手续。复印、拍照的档案资料应妥善保管，不得用于与申请用途无关的其他目的。4.查阅记录档案管理部门应对每次档案查阅情况进行记录，包括查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称、查阅内容、查阅目的等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询。四、档案保密管理1.保密责任所有接触档案的人员均负有保密义务，应严格遵守国家有关保密法律法规及卫生院的保密制度。档案管理人员应加强对档案保密工作的管理，确保档案信息不被泄露。2.保密措施档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全保管。对涉及机密、敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施，严格控制知悉范围。档案管理人员在借阅、查阅档案过程中，应提醒借阅、查阅人员注意保密事项，不得在非保密场所谈论档案内容。3.违规处理如发现档案借阅、查阅人员违反保密规定，泄露档案信息，档案管理部门应立即采取措施，停止其借阅、查阅行为，并视情节轻重给予相应的纪律处分。对于因泄露档案信息给卫生院造成损失的，应依法追究相关人员责任。五、档案归还与验收1.归还要求借阅人应按照约定的归还日期及时归还档案，如有特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因并办理延期手续。归还的档案应保持整洁、完好，无涂改、污损、缺页等情况。2.验收流程档案管理部门在收到归还的档案后，应进行认真验收。验收内容包括档案的数量、完整性、是否有损坏等。如发现档案有缺失、损坏或其他问题，档案管理部门应及时与借阅人沟通核实，并要求借阅人承担相应的责任。验收合格后，档案管理人员应在档案交接登记簿上签字确认，并将档案归还原位。六、监督与检查1.监督机制卫生院应建立健全档案借查阅监督机制，定期对档案借查阅情况进行检查。档案管理部门应加强对档案借查阅过程的日常监督，确保借阅、查阅行为符合制度规定。2.检查内容检查档案借阅、查阅申请表的填写及审批情况是否规范。核实档案借阅、查阅人员是否按时归还档案，归还档案是否完整、无损。检查档案查阅记录是否准确、完整，是否符合保密规定。3.问题处理对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情