卫生系统档案统计制度

PAGE卫生系统档案统计制度一、总则（一）目的为加强卫生系统档案统计工作，规范档案统计行为，提高档案管理水平，充分发挥档案在卫生事业发展中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本系统实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级各类医疗卫生机构、卫生行政部门及相关直属单位的档案统计工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案统计数据必须真实、准确、完整，如实反映档案管理的实际情况。2.科学性原则：运用科学的统计方法和指标体系，确保统计结果的科学性和可靠性。3.及时性原则：及时收集、整理、报送档案统计信息，保证信息的时效性。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案统计数据，严格保密，防止泄露。二、档案统计机构与人员（一）机构设置各级卫生系统应设立档案统计工作机构或指定专人负责档案统计工作。档案统计工作机构应相对独立，配备必要的办公设备和人员。（二）人员职责1.档案统计人员负责制定档案统计工作计划和统计报表制度。组织实施档案统计调查，收集、整理、汇总档案统计数据。编制档案统计报告，进行统计分析，为档案管理决策提供依据。建立和维护档案统计数据库，保管档案统计资料。对档案统计工作进行总结和评估，不断改进统计工作方法和质量。2.档案管理人员协助档案统计人员做好档案统计数据的收集、整理工作。按照档案统计要求，及时准确地提供档案管理相关信息。配合档案统计人员开展统计调查和数据分析工作。三、档案统计内容与指标（一）档案数量统计1.各类档案的总量统计：包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、医疗业务档案等的数量。2.档案年度新增量统计：统计每年新增档案的数量，分析档案增长趋势。3.档案载体形式统计：如纸质档案、电子档案、声像档案等的数量及比例。（二）档案整理情况统计1.档案整理数量统计：按年度统计已整理的档案数量。2.档案整理质量统计：通过抽检等方式，统计档案整理符合规范的比例。（三）档案利用情况统计1.档案查阅利用人次统计：统计每年档案查阅利用的总人次。2.档案利用目的统计：如工作查考、科研参考、医疗纠纷处理等不同利用目的的人次分布。3.档案利用效果反馈统计：收集利用者对档案利用效果的反馈意见，进行量化统计。（四）档案保管情况统计1.档案库房面积统计：包括档案库房的总面积、各类档案分区存放面积等。2.档案保管设备统计：如档案柜、密集架、温湿度控制设备、消防设备等的数量及运行状况。3.档案安全事故统计：记录档案保管过程中发生的火灾、水灾、失窃等安全事故的次数及损失情况。（五）档案信息化建设统计1.档案数字化进度统计：统计已数字化的档案数量、比例及年度数字化任务完成情况。2.档案信息系统应用情况统计：如系统登录次数、功能使用频率等。3.档案数据备份与存储统计：备份方式、存储介质、备份周期等情况。四、档案统计调查方法（一）定期统计报表1.各级卫生系统应按照统一的格式和要求，定期向上级主管部门报送档案统计报表。2.报表内容应涵盖档案数量、整理情况、利用情况、保管情况等各项统计指标。3.定期统计报表的报送时间、方式等应明确规定，确保数据及时、准确上报。（二）专项统计调查1.根据档案管理工作的需要，适时开展专项统计调查。2.专项统计调查可采用问卷调查、实地访谈、抽样调查等方法。3.专项统计调查应制定详细的调查方案，明确调查目的、对象、内容、方法和步骤等。（三）统计台账1.建立档案统计台账，对档案管理过程中的各项数据进行实时记录。2.统计台账应包括档案收进、移出、整理、利用、保管等环节的详细信息。3.定期对统计台账进行核对和更新，确保数据的准确性和完整性。五、档案统计数据的收集与整理（一）数据收集渠道1.档案管理系统：通过档案管理信息化系统自动采集相关数据。2.档案实体清查：定期对档案实体进行清查盘点，获取实际数量等数据。3.利用登记记录：查阅档案利用登记册，收集利用情况数据。4.业务部门反馈：与档案形成部门、利用部门等进行沟通，获取相关数据。（二）数据收集要求1.数据收集应全面、准确、及时，不得遗漏重要信息。2.收集的数据应来源可靠，有相关记录或凭证支持。3.对收集的数据要进行初步审核，确保数据质量。（三）数据整理方法1.分类汇总：按照档案统计指标体系，对收集的数据进行分类整理和汇总。2.数据审核：对汇总后的数据进行审核，检查数据的准确性、完整性和逻辑性。3.数据录入：将审核无误的数据录入档案统计数据库。六、档案统计数据分析与报告（一）数据分析方法1.对比分析：将不同时期、不同机构的档案统计数据进行对比，分析变化趋势和差异。2.结构分析：分析各类档案在总量中的占比结构，了解档案构成情况。3.相关分析：研究档案统计指标之间的相关性，揭示内在联系。4.预测分析：根据历史数据和发展趋势，对未来档案管理情况进行预测。（二）统计报告编制1.定期报告：按照规定的时间周期，编制档案统计定期报告，如年度统计报告、季度统计报告等。2.专题报告：针对档案管理中的特定问题或专项工作，编制专题统计报告。3.统计报告内容：应包括统计数据、分析结果、存在问题及建议等。统计报告应语言简洁、数据准确、分析深入、建议可行。（三）报告审核与发布1.档案统计报告编制完成后，应进行审核。审核内容包括数据准确性、分析合理性、报告格式规范性等。2.审核通过的统计报告应及时报送上级主管部门和相关领导，并在一定范围内发布，为档案管理决策提供参考依据。七、档案统计资料的管理与保存（一）资料归档1.档案统计工作中形成的各类报表、调查方案、分析报告、统计台账等资料，应及时归档保存。2.归档资料应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等整理工作。（二）存储方式1.档案统计资料可采用纸质和电子两种存储方式。2.纸质资料应存放在专门的档案柜中，确保安全、完整。3.电子资料应进行备份存储，存储介质可选用光盘、硬盘等，并定期进行检查和维护。（三）保管期限1.档案统计资料的保管期限应根据其重要性和使用价值确定。2.一般统计报表、台账等资料保管期限为[X]年，重要的统计报告、调查方案等资料保管期限为[X]年。（四）查阅利用1.内部人员查阅档案统计资料，应填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。2.外部单位查阅档案统计资料，应按照相关规定办理查阅手续，经严格审批后方可查阅。查阅过程中应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播统计资料。八、档案统计工作的监督与考核（一）监督检查1.上级主管部门应定期对下级卫生系统的档案统计工作进行监督检查。2.监督检查内容包括统计制度执行情况、数据质量、统计资料管理等方面。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求限期整改。（二）考核评价1.建立档案统计工作考核评价机制，对各级卫生系统的档案统计工作进行量化考核。2.考核评价指标包括统计工