化工公司财务报销审核办法

化工公司财务报销审核办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《企业会计准则第14号——收入》《化工行业安全生产专项整治三年行动实施方案》等国家法律法规及行业标准制定，同时参照《联合国跨国公司经营守则》《关于在境外推广使用中文的指导意见》等国际公约及惯例，确保制度符合中国及境外运营地的法律法规要求，适应化工企业国际化经营需求。

1.1.2制定目的

针对化工企业财务报销管理中存在的流程冗长、风险点分散、部门协同不足、国际化适配性弱等痛点，本制度旨在规范财务报销流程，强化风险防控，提升运营效率，实现制度与流程、表单、责任的四维一体闭环管理，为价值创造提供制度保障。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司总部及境内外所有分子公司，覆盖采购、生产、研发、销售、行政、人力资源等所有业务领域，涉及差旅费、招待费、采购费、维修费、折旧摊销等所有财务报销事项。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：包括公司直接雇佣的全体员工，需严格遵守本制度各项规定。

（2）外包及合作单位：涉及财务报销的第三方合作单位需参照本制度执行，具体合作条款另行约定。

1.2.3例外适用场景

（1）紧急采购类：因突发事件需紧急采购物资或服务的，可简化审批流程，但需在报销时补充说明情况及证明材料。

（2）境外特殊合规要求：境外子公司遇当地特殊法律法规或行业监管要求的，可按属地规则执行，但需报总部合规部备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

财务报销必须符合国家法律法规、行业标准及国际公约要求，确保资金使用合法合规。

1.3.2权责对等原则

报销审批权限与责任主体对等，每一审批节点需明确责任人与审批标准。

1.3.3风险导向原则

重点关注高风险业务领域（如大额采购、境外费用报销），实行重点监控。

1.3.4效率优先原则

优化审批流程，减少不必要的审批环节，提高报销效率。

1.3.5持续改进原则

基于制度执行情况、审计结果及业务变化，定期优化制度内容。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司基础性管理制度，与《公司内部控制手册》《财务费用管理办法》等专项制度形成配套体系。

1.4.2制度衔接

本制度与《合同管理规范》《采购管理办法》《差旅费管理规定》等制度存在衔接关系，冲突时以本制度为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司财务报销管理实行董事会决策、总经理办公会执行、内控部监督、财务部具体实施的四级管理架构。董事会负责重大费用审批权限设定；总经理办公会负责审批流程优化；内控部负责全流程监督；财务部负责日常执行与标准化管理。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策范围：年度预算外重大费用支出（单笔金额超过500万元人民币）。

议事规则：按股权比例投票表决，三分之二以上同意方可通过。

2.2.2董事会

决策范围：年度财务报销预算审批、重大审批权限调整。

议事规则：按股份比例投票表决，需三分之二以上董事出席且同意。

2.2.3总经理办公会

决策范围：单笔金额50万元以上200万元以下费用审批、审批流程优化。

议事规则：需三分之二以上成员出席且同意。

2.3执行机构与职责

2.3.1财务部

职责：制定报销标准、审核报销单据、录入财务系统、定期出具分析报告。

责任主体：财务部经理为第一责任人，报销审核岗为直接责任人。

2.3.2业务部门

职责：确认报销真实性、完整性，配合财务部核查。

责任主体：部门负责人为第一责任人，经办人为直接责任人。

2.3.3各子公司财务负责人

职责：执行总部制度、适配属地规则、定期上报执行情况。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

职责：全流程监督制度执行，每年开展专项审计，出具审计报告。

责任主体：内控部总监为第一责任人，审计专员为直接责任人。

2.4.2审计部

职责：对报销金额超过100万元的业务开展事后审计。

责任主体：审计部经理为第一责任人，审计员为直接责任人。

2.4.3合规部

职责：境外费用报销的合规性审核。

责任主体：合规部经理为第一责任人，法务专员为直接责任人。

2.5协调与联动机制

建立“月度财务报销协调会”，由财务部牵头，内控部、业务部门共同参与，解决跨部门问题。境外业务增设“属地合规联络员”制度，由各子公司指定专人对接总部合规部。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

目标：报销处理时效≤3个工作日，差错率≤0.5%，预算执行偏差率≤5%。

核心KPI：

-报销审批时效（ERP系统自动统计）

-风险事件发生次数（内控部统计）

-预算执行率（财务部季度报告）

3.2专业标准与规范

3.2.1费用分类标准

（1）差旅费：交通、住宿、市内交通按实报销，上限参照《中央和国家机关差旅费管理办法》。

（2）招待费：按业务实质列支，禁止虚列，境外招待费需符合当地反商业贿赂要求。

3.2.2风险控制点

高风险点：

-大额采购报销（单笔金额超过20万元，需附合同及验收单）

-境外费用报销（需附当地税务合规证明）

防控措施：

-大额采购需双人验收，财务部复核；

-境外费用需经合规部预审。

3.2.3行业适配要求

化工行业特殊要求：

-生产安全费用优先列支，禁止挪用；

-环保检测费用需附第三方报告。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-PDCA循环：计划（制定标准）-实施（执行报销）-检查（内控抽查）-改进（优化制度）。

-风险矩阵：按金额、频率、影响程度划分风险等级。

3.3.2管理工具

-ERP系统：自动校验金额、发票合规性；

-OA系统：电子审批流，全程留痕；

-CRM系统：境外费用自动匹配合规要求。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起：员工在OA系统填写报销单，上传发票、合同、验收单等附件。

（2）审核：部门负责人审核真实性，财务部审核合规性。

（3）执行：财务部录入ERP系统，支付给供应商或员工。

（4）归档：电子单据归档至OA系统，纸质凭证由财务部存档。

4.2子流程说明

4.2.1大额采购报销

特殊流程：需经采购部会签，财务部双人复核，总经理审批。

表单要求：需附《采购申请单》《验收单》《发票》三联。

4.2.2境外费用报销

特殊流程：需经合规部预审，财务部按当地税务要求调整。

表单要求：需附《境外费用报销清单》《当地税务合规证明》。

4.3流程关键控制点

4.3.1发起环节

控制点：发票合规性（税率、开票主体）、附件完整性。

核查方式：ERP系统自动校验发票真伪，财务部人工抽查。

4.3.2审核环节

控制点：部门负责人确认业务真实性，财务部核查金额上限。

核查方式：OA系统审批记录、ERP系统金额校验。

4.3.3执行环节

控制点：支付方式合规（禁止现金支付）、金额准确。

核查方式：银行流水核对、支付指令审批记录。

4.4流程优化机制

每年10月开展全流程复盘，由内控部牵头，财务部、业务部门参与，提出优化建议，总经理办公会审议通过后实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“金额+业务类型+岗位层级”分配权限：

（1）金额：单笔5万元以下，部门负责人审批；5万元以上20万元以下，分管领导审批；20万元以上50万元以下，总经理审批。

（2）业务类型：差旅费按实际金额审批，招待费按预算比例审批。

（3）岗位层级：子公司总经理审批本辖区50万元以下费用。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-部门负责人：审批本部门员工日常报销；

-分管领导：审批本部门专项费用；

-总经理：审批跨部门重大费用。

5.2.2审批时限

常规审批2个工作日内完成，特殊情况需说明理由。

5.2.3禁止越权

审批人不得擅自将审批权限下放或上交，违反者追究责任。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）部门负责人出差期间，可授权副职审批；

（2）总经理休假期间，授权分管财务副总经理审批。

5.3.2授权范围

授权仅限于常规费用审批，重大费用需回归原审批人。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

需经总经理特批，OA系统标注“紧急”字样。

5.4.2补批流程

发票丢失需补办《补发票申请单》，经财务部、内控部双签后补批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）发票管理：需符合“三流一致”（发票、合同、入库单）；

（2）系统录入：ERP系统按模板填写，财务部抽查错误率。

6.1.2痕迹留存

电子单据在OA系统留存，纸质凭证归档至财务部，电子+纸质双备份。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每月抽查10%报销单据，重点关注大额采购、境外费用。

6.2.2专项监督

每年5月开展费用预算执行情况专项检查，审计部负责。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-日常检查：每月至少一次；

-专项检查：每季度至少一次。

6.3.2审计要求

专项审计每年至少一次，覆盖20%以上子公司，审计报告需提交董事会。

6.4执行情况报告

每月5日前，财务部向总经理办公会提交《财务报销执行报告》，含预算执行率、风险事件、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标

（1）财务部：报销差错率（权重30%）、审批时效（权重20%）；

（2）业务部门：预算执行偏差（权重20%）、合规性（权重30%）。

7.1.2评分标准

按100分制评分，90分以上为优秀，60-89分为合格，60分以下为不合格。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

月度考核由财务部发起，季度考核由总经理办公会组织。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动统计；

（2）现场核查：内控部随机抽查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

“发现-整改-复核-销号”闭环管理，一般问题7个工作日内整改，重大问题30个工作日内整改。

7.3.2责任追究

整改未达标的，对直接责任人罚款5000元，对部门负责人罚款10000元。

7.4持续改进流程

每年12月召开制度优化会，收集财务部、业务部门、内控部意见，形成《制度优化方案》，经总经理办公会审议后实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）连续6个月报销差错率为0；

（2）提出优化建议被采纳，节约成本超过10万元。

8.1.2奖励类型

精神奖励：通报表扬；物质奖励：奖金1000-5000元；晋升奖励：优先提拔。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）发票不规范，金额不超过1万元；

（2）报销不及时，超过3个工作日。

8.2.2较重违规

（1）虚列费用，金额1-10万元；

（2）多次发票不规范。

8.2.3严重违规

（1）伪造发票，金额超过10万元；

（2）泄露公司财务信息。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：罚款5000元；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

（1）调查取证：合规部牵头，2个工作日内完成；

（2）告知：当事人收到《处罚通知单》，有权陈述申辩；

（3）审批：总经理办公会审议。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚通知后3个工作日内提出书面申诉。

8.4.2复议流程

合规部受理申诉，5个工作日内出具复议结果，复议结果为终局。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

（1）重大舞弊：立即冻结账户，合规部调查，审计部跟进；

（2）系统故障：启动备用系统，财务部手工处理。

9.1.2危机处理

由董事会指定“危机处理小组”，制定境外业务差异化方案。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）自然灾害导致的紧急采购；

（2）境外突发合规要求。

9.2.2处理流程

需附《例外情况说明》，经总经理审批，合规部备案。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体

境外子公司需遵守当地公关规则，总部公关部统筹。

9.3.2善后措施

每季度开展一次危机演练，评估预案有效性。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由财