标准劳动合同解除流程指引

标准劳动合同解除流程指引劳动合同的解除，是劳动关系管理中的关键环节，既涉及劳动者的切身权益，也关乎企业的运营秩序与法律风险。规范、合法地处理劳动合同解除事宜，是企业人力资源管理水平的重要体现，也是构建和谐劳动关系的基础。本指引旨在梳理劳动合同解除的标准流程，为企业提供实操层面的专业参考，确保每一步操作都于法有据、稳妥审慎。一、解除前的审慎考量与准备在启动劳动合同解除程序之前，用人单位首先需要进行全面而细致的内部评估与准备工作，这是确保解除行为合法合规的前提。（一）明确解除事由与法律依据首要任务是清晰界定解除劳动合同的具体事由。这一事由必须严格限定在《中华人民共和国劳动合同法》及相关法律法规规定的可解除情形之内，例如劳动者在试用期间被证明不符合录用条件、严重违反用人单位的规章制度、严重失职给用人单位造成重大损害、劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系对完成本单位工作任务造成严重影响且经提出后拒不改正、因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效、被依法追究刑事责任等过失性情形；或是诸如劳动者患病或非因工负伤医疗期满后不能从事原工作也不能从事另行安排的工作、劳动者不能胜任工作经培训或调岗后仍不能胜任、劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化致使劳动合同无法履行经协商未能就变更劳动合同内容达成协议等非过失性情形。必须确保解除事由与法律条文的精准对应，避免主观臆断或模糊表述。（二）收集与固定相关证据“以事实为依据，以法律为准绳”，在劳动合同解除中尤为重要。一旦确定了解除事由，用人单位需立即着手收集、整理和固定相关证据材料。这些证据应具有客观性、关联性和合法性，能够形成完整的证据链，足以证明解除事由的真实性与严重性。例如，对于“严重违反规章制度”的解除，需收集劳动者违反规章制度的具体行为记录、规章制度本身的有效性证据（如制定程序合法、已向劳动者公示或告知的证明）；对于“不能胜任工作”的解除，则需有岗位胜任标准、绩效考核结果、培训或调岗记录等。证据形式可以多样化，包括但不限于书面记录、影音资料、证人证言、通讯记录等，但务必注意获取途径的合法性。（三）评估解除成本与潜在风险在作出解除决定前，进行全面的成本与风险评估至关重要。这包括但不限于经济补偿金、赔偿金的计算（依据劳动者的工作年限、月工资标准以及解除事由的性质），未结薪资、加班工资、未休年休假工资的结算，以及可能产生的其他费用。同时，需预判劳动者可能提出的异议，如申请劳动仲裁或诉讼，评估企业在仲裁或诉讼中的胜诉可能性，以及由此可能产生的声誉影响和管理成本。对于一些特殊群体的劳动者，如处于医疗期、孕期、产期、哺乳期的员工，或疑似职业病患者、工伤职工等，其解除条件更为严格，风险也更高，需格外审慎。（四）履行内部审批程序规范的内部审批流程是企业管理合规性的体现，也是防范内部风险的重要一环。根据企业的层级设置和规章制度，解除劳动合同的决定通常需要经过直接上级、人力资源部门、乃至企业高层管理团队的逐级审批。审批过程中，应将解除事由、证据材料、成本评估等一并提交，确保决策的透明度和审慎性。二、解除通知的送达与形式规范解除劳动合同的意思表示，必须通过法定或约定的形式，清晰、准确地送达给劳动者，这是解除行为生效的法定要件。（一）书面形式为原则劳动合同的解除，应以书面形式作出并送达。书面形式不仅是法律的明确要求（《劳动合同法》第五十条规定用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明），也为后续可能发生的争议提供了直接的证据支持。解除通知一般称为《解除劳动合同通知书》。（二）解除通知的核心内容《解除劳动合同通知书》应包含以下核心要素：1.标题：明确为“解除劳动合同通知书”。2.称谓：劳动者的姓名。3.正文：*明确双方劳动关系的基本信息（如劳动合同签订日期、岗位等）。*清晰、具体地阐述解除劳动合同的事实依据和法律依据（引用相关法律法规条款及企业规章制度条款）。*确定劳动合同解除的具体日期（这是计算薪资、补偿金以及后续义务的基准点）。*告知劳动者在解除日期前的工作安排、交接要求。*说明薪资结算、经济补偿（如适用）、社会保险及住房公积金停缴等事宜的处理方式和时间节点。*告知办理工作交接、离职手续的流程和期限。*提示劳动者对解除决定如有异议，可通过何种途径（如内部申诉、劳动仲裁）维护权益。4.落款：用人单位全称（并加盖公章）、日期。（三）送达方式的选择与证据保留确保劳动者收到解除通知是关键环节，不同送达方式的法律效力和证明力有所不同：1.当面送达并签收：这是最直接、最有效的方式。用人单位应安排专人（至少两人）将书面通知送达劳动者，并要求其在《解除劳动合同通知书（回执）》上签字确认，注明签收日期。若劳动者拒绝签收，送达人应在回执上注明情况，并可邀请见证人在场见证并签字。2.邮寄送达：当劳动者拒绝当面签收或无法当面送达时，可采用邮寄方式。建议使用EMS等可追踪、可查询的快递服务，并在快递单上清晰注明“解除劳动合同通知书”字样及内件页数。收件地址应为劳动合同中约定的劳动者住址或劳动者确认的其他有效地址。邮寄后，应保留好快递底单、邮寄凭证以及查询回执（证明邮件已妥投或拒收、退回等情况）。若邮件被退回，需分析退回原因，必要时可采取其他送达方式。3.电子邮件/企业内部通讯系统送达：若劳动合同中明确约定了劳动者的电子邮箱或企业内部通讯账号为有效的法律文书送达地址，且有证据证明劳动者已收悉（如已读回执、劳动者对此进行过回复或行动），则电子邮件或内部通讯系统通知可作为辅助送达方式。但为确保万无一失，建议仍辅以书面通知。4.公告送达：这是在穷尽上述所有送达方式仍无法联系到劳动者，且劳动者下落不明的情况下，方可采用的兜底方式。公告通常需在用人单位所在地省级以上主流媒体或人力资源社会保障部门指定的网站上发布，公告期一般为三十日。公告内容应包含劳动者基本信息、解除事由、解除日期等。三、协商、沟通与异议处理在解除劳动合同的过程中，有效的沟通与协商不仅能体现人文关怀，也有助于化解矛盾，减少不必要的纠纷。（一）解除前的沟通（如适用）对于非过失性解除（如不能胜任工作、客观情况重大变化）或双方协商一致解除的情形，在正式发出解除通知前，与劳动者进行坦诚的沟通是非常必要的。沟通的目的在于说明情况、听取劳动者的意见，探讨是否有协商一致的可能，或为劳动者争取缓冲期、提供必要的帮助（如推荐工作机会）等。即使是过失性解除，在证据确凿的前提下，与劳动者进行最后一次沟通，明确事实与依据，也有助于其理解和接受。（二）协商一致解除的特殊处理若双方经协商达成解除劳动合同的一致意见，应签订《解除劳动合同协议书》。该协议书需明确双方系自愿协商解除，约定解除日期、经济补偿的金额及支付方式、双方权利义务的结清（包括薪资、福利、加班费等），以及劳动者对用人单位不存在其他任何主张等核心内容。协议书应由双方签字盖章，各执一份。（三）劳动者异议的应对劳动者收到解除通知后，可能会提出异议。用人单位应耐心听取其陈述和申辩，对其提出的问题和证据进行复核。如果劳动者的异议确实有理，应重新评估解除决定的合法性与合理性，必要时纠正错误决定。如果异议不成立，应向劳动者作出清晰、专业的解释，阐明解除的事实依据和法律依据。若劳动者通过内部申诉渠道提出异议，用人单位应按内部申诉程序妥善处理。四、解除后的手续办理与收尾工作劳动合同解除后，用人单位和劳动者均需履行相应的法定义务，确保劳动关系的顺利终结。（一）工作交接用人单位应与劳动者明确工作交接的内容、范围、期限和标准，并安排专人负责监交。交接内容通常包括：岗位职责范围内的未了事务、经手的文件资料、办公用品、工具设备、客户资源、财务账目、电子数据、系统权限等。工作交接完成后，双方应签署《工作交接确认书》，明确交接完毕，无物品、资料遗失或损坏等情况。（二）薪资及各项费用的结算用人单位应在解除劳动合同当日或最迟在解除劳动合同的下一个工资支付周期内，一次性结清劳动者的工资。同时，需结算应付未付的加班工资、未休年休假工资等。对于经济补偿金或赔偿金，应按照法律规定或双方约定的金额和时间支付给劳动者。代扣代缴的个人所得税、社会保险及住房公积金个人缴纳部分，应依法依规处理。（三）出具离职证明与档案转移用人单位应当在解除劳动合同时出具解除劳动合同的证明（即《离职证明》）。《离职证明》应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。这是用人单位的法定义务，若未出具，给劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。同时，用人单位应在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。劳动者应予以配合，提供必要的证明文件。（四）社会保险与住房公积金的处理用人单位应在解除劳动合同的当月或次月，按规定为劳动者办理社会保险和住房公积金的停缴手续。劳动者应及时关注自身社保和公积金的接续情况。（五）保密与竞业限制义务的重申（如适用）如果劳动者与用人单位签订过保密协议或竞业限制协议，在解除劳动合同时，用人单位应向劳动者重申其在离职后仍需遵守的保密义务和竞业限制义务（如有），明确竞业限制的范围、地域、期限以及竞业限制经济补偿的支付标准和方式。（六）内部信息系统权限清理与资产回收用人单位应及时清理劳动者在企业内部信息系统（如邮箱、OA系统、业务系统等）中的账号和权限，回收发放给劳动者的工作证件、门禁卡、企业配备的通讯工具、电脑等物品，并做好记录。（七）相关文件资料的归档劳动合同解除后，用人单位应将与本次解除相关的所有文件资料，如《解除劳动合同通知书》、回执、邮寄凭证、《工作交接确认书》、《解除劳动合同协议书》（如协商解除）、