医学图书馆工作制度和医学图书馆信息服务制度

医学图书馆工作制度和医学图书馆信息服务制度第一章总则与立法依据1.1立法目的为规范医学图书馆文献资源管理与信息服务行为，保障临床、教学与科研数据安全，依据《中华人民共和国公共图书馆法》《医疗机构管理条例》《个人信息保护法》《数据安全法》《电子病历管理规范（2022版）》《医学图书馆建设标准（建标1272021）》以及本院《科研数据管理办法》，制定本工作制度与信息服务制度。1.2适用范围本制度适用于××医科大学附属第一医院图书馆（以下简称“本馆”）全体在编、合同制、外包及实习人员；亦适用于通过VPN、统一身份认证、机构邮箱、现场或远程方式使用本馆资源的院内外读者。1.3基本原则（1）合法合规：任何操作须在国家法律、行业规范及医院信息伦理委员会授权范围内进行。（2）最小可用：数据采集、加工、传递遵循“最小可用、最短周期、最少人群”原则。（3）可追溯：所有操作日志保留≥5年，支持秒级回溯。（4）双岗制衡：高风险流程须设置“操作+复核”双岗，系统强制留痕。第二章组织架构与岗位职责2.1组织架构馆长→副馆长→资源建设部、流通阅览部、信息技术部、参考咨询部、特藏与档案部、质量控制办公室（QC办）。2.2岗位清单A1馆长：全面负责，向医院党委及分管副院长汇报。A2副馆长：分管资源建设与信息服务。B1资源建设岗：中外文纸本、电子资源采购、验收、编目、剔旧。B2流通岗：借还、预约、在架率维护、读者证权限管理。B3系统运维岗：服务器、存储、网络、虚拟化、备份、容灾。B4参考咨询岗：查新、查引、学科服务、信息素养课程。B5特藏与档案岗：古籍、手稿、医院历史档案、病案缩微。B6质控岗：制度修订、内部审计、合规培训、事件调查。2.3岗位互斥矩阵资源采购与验收不能同一人；系统超级管理员与审计日志管理员不能同一人；读者数据导出与加密传输审批人不能同一人。第三章资源建设工作制度3.1采购流程（12步闭环）（1）需求征集：每年9月1日前，由参考咨询部向各科室发送《电子资源需求调查表》，回收率须≥80%。（2）初评：资源建设部汇总需求，依据“临床核心期刊占比≥30%、近五年影响因子中位数≥2.0”进行初筛。（3）专家论证：邀请分管科研副院长、科室主任、图书馆学术委员会共11人，采用“德尔菲法”两轮打分，变异系数<0.25视为共识。（4）招标参数：由医院招标办依据《政府采购需求管理办法》编制，设置“单篇下载成本≤￥2.80、并发用户≥200、DRAA集团价优先”等刚性指标。（5）招标：公开招标或竞争性磋商，全程录像，保存≥15年。（6）合同：须附《数据出境安全评估补充条款》，明确数据不出境、日志留存、违约按合同额30%赔偿。（7）开通：信息技术部在VPN、统一身份认证、Shibboleth、CARSI四通道同步开通，48小时内完成。（8）培训：参考咨询部在开通后5个工作日内完成直播培训，签到率≥90%，录播永久保存。（9）试用评估：试用30天，收集“下载量、检索量、满意度”三维数据，满意度<80%即终止。（10）正式验收：由质控办牵头，对照合同指标逐条核验，出具《验收报告》。（11）付款：验收合格后30天内支付95%，剩余5%作为质量保证金，满12个月无质量问题支付。（12）年度续停：次年8月31日前完成使用统计与成本效益分析，若“篇均成本上涨>15%且影响因子下降>10%”则启动退出程序。3.2编目规则采用《中国图书馆分类法（第五版）》《医学主题词表（MeSH2023中文版）》及RDA标准；MARC字段必备：020（ISBN）、245（题名）、246（变异题名）、600（个人主题）、650（topical）、773（丛编）、856（电子链接）；每条款目须由“初编+审校”两级把关，错误率<0.3%。3.3剔旧标准纸本图书：近8年零借阅且非经典图书、非馆藏重点、无电子版即可剔除；剔除前公示7天，无人异议后报院长办公会审批；剔除图书优先调拨至规培基地或乡村卫生院，残旧图书交由有资质的环保公司化浆，全程录像留档。第四章流通阅览工作制度4.1读者分层权限（1）本院职工：可借30册，借期90天，可续借2次，自动开通远程访问。（2）研究生：可借20册，借期60天，可续借1次，须导师二次确认后方可开通远程。（3）本科生：可借10册，借期30天，不可续借，馆内阅览优先。（4）进修医生：凭科教科证明，可借5册，借期30天，不可续借，押金500元。（5）院外读者：须签订《文献传递协议》，不提供外借，仅提供文献传递与馆内阅览。4.2预约与催还采用“Redis分布式锁”防止超卖；预约队列>5人时，系统强制缩短借期至14天；逾期第1天、第7天、第30天自动发送短信、邮件、企业微信三次；逾期31天启动“限制门禁+扣减绩效”双重惩罚，欠款>50元冻结一卡通。4.3盘点制度采用RFID手持机+无人机视觉辅助盘点，每年5月、11月各一次；盘点误差率>0.5%即启动复盘；复盘仍不合格，扣发责任部室季度绩效5%。第五章信息技术与数据安全制度5.1系统架构生产环境采用“双活数据中心+异地容灾”：主馆机房与院本部核心机房相距3.5km，光纤延迟<2ms；容灾节点位于200km外市中西医结合医院，RPO≤15min，RTO≤30min；所有虚拟化集群采用vSphere8.0+vSAN延伸集群，数据库采用MySQL8.0主从+半同步。5.2账号与权限统一身份认证对接医院AD域，采用OAuth2.0+SAML2.0双协议；图书馆系统权限颗粒度细化到“字段级”，如“读者手机号”仅参考咨询部3人可见；离职人员账号须在HR系统状态变更为“离职”后30分钟内自动失效，由信息技术部脚本自动巡检，漏检率0。5.3数据分级与加密（1）公开级：书目、目次、开放获取论文，可公网直接访问。（2）内部级：读者借阅记录、培训视频，须院内IP或VPN访问，传输采用TLS1.3。（3）敏感级：读者身份证、导师评语、查新报告，须AES256加密存储，密钥托管于医院HSM（硬件加密机），每90天轮换。（4）核心级：涉及生物安全、人类遗传资源、未脱敏临床数据，须国密SM4加密，实行“白名单IP+双人审批+水印溯源”，任何导出须生成带隐式水印PDF，水印包含用户ID、时间、目的，泄密可秒级定位。5.4备份策略数据库：每日2:00全备，每4小时增备，备份文件采用“源端重删+加密”，保留30天；应用系统：采用CDP（持续数据保护），颗粒度≤15秒；备份恢复演练：每季度进行一次“盲演”，随机挑选1套系统，由质控办设定故障场景，要求45分钟内恢复至可用，失败则扣发信息技术部月度绩效10%。第六章参考咨询与信息服务制度6.1服务分层Tier0自助服务：FAQ、Chatbot、LibGuides；Tier1常规咨询：电话、企业微信、邮件，承诺“首响”≤10分钟；Tier2专业检索：查新、查引、专利分析、循证医学证据整合，承诺“首响”≤2小时；Tier3学科嵌入：参与MDT、科研立项、数据管理计划（DMP）、临床试验注册，提供“驻科馆员”服务。6.2查新工作细则（1）受理：读者通过OA提交《查新委托单》，须附“伦理批件+研究方案+关键词”；（2）检索策略：采用PICO框架，数据库须≥6个（PubMed、Embase、Cochrane、CNKI、万方、Sinomed）；（3）质量控制：双人独立检索，一致性<90%须第三人仲裁；（4）报告格式：含“检索式截图+结果去重流程+证据分级（GRADE）+相似文献对比表”；（5）交付时限：标准5个工作日，加急3个工作日，加急费￥500；（6）异议处理：读者对结论有异议，可在收到报告7天内申请复评，由“医学伦理与学术诚信委员会”组织复评，结论为终局。6.3学科服务嵌入流程（1）需求对接：参考咨询部每月第一周参加科研处例会，现场收集科室需求；（2）签署MOU：与科室签订《学科服务备忘录》，明确“驻科时间、成果产出、保密条款”；（3）信息素养课程：采用“BOPPPS”教学模型，每门课程≥2学时，课后测验合格率≥85%；（4）科研产出统计：采用InCites、ScopusAPI、R语言bibliometrix包，每半年出具《学科竞争力分析报告》，列出“全球前1%高被引论文、热点主题、潜在合作机构”；（5）成果转化：对高价值专利（≥￥100万）提供“专利地图+竞争对手监控+技术路线图”，并纳入医院科研成果转化中心孵化。6.4文献传递与版权合规（1）境内文献：采用“CALIS、NSTL、省数图”三级文献传递网，遵守《著作权法》第22条“合理使用”；（2）境外文献：通过ReprintsDesk、CopyrightClearanceCenter获取，每篇须留存“版权付费凭证+订单号”，保存≥5年；（3）批量下载监控：系统设置“同一IP24小时内下载>200篇即触发阈值”，自动弹窗警告并暂停账号，由信息技术部+参考咨询部联合调查，确认恶意即封禁并通报科技处。第七章特藏与档案管理7.1特藏范围（1）古籍：1950年前出版的中西医典籍共1,836册，其中《本草纲目》明万历刻本1部入选《国家珍贵古籍名录》；（2）手稿：建院以来名医手写病历、处方、科研笔记共5,400份；（3）声像：1958年建院纪录片、重大手术录像带（Betacam）370盘；（4）实物：老式手术器械、药碾、针灸铜人共210件。7.2保存环境库房采用“恒温恒湿+净化+气灭”：温度18±1℃，相对湿度50±3%，PM2.5≤15μg/m³，气体灭火剂采用七氟丙烷，浓度9%，喷放时间≤10s；每年3月、9月进行纸张酸度抽检，pH<6.0即启动脱酸修复。7.3数字化流程（1）预处理：采用“DryCleaning+SoftBrush”除尘，严禁化学清洗；（2）扫描：古籍采用“冷光源+非接触式”扫描，分辨率≥600dpi，色彩模式RGB48bit；（3）图像处理：采用AI去噪+人工修图，保持原貌，修图前后双版本保存；（4）存储格式：原始TIFF、发布JP2、预览PDF三线存储，采用“磁光双套+异地备份”；（5）元数据：采用DublinCore+METS+MODS，字段必备“题名、责任者、版本、行款、牌记、藏印”；（6）版权：数字化前须完成“公共领域+著作权人授权”双重认定，存疑文献一律不上网。第八章质量控制与绩效考评8.1内部审计质控办每季度随机抽取20%业务环节，采用“TRIZ理论”查找缺陷，出具《纠正预防措施报告》，责任部门须在7天内提交整改证据，逾期扣月度绩效2%。8.2关键绩效指标（KPI）（1）资源建设：电子资源满足率≥95%，篇均成本年增幅≤5%；（2）流通服务：图书在架率≥98%，预约满足率≥90%，读者满意度≥4.5/5；（3）参考咨询：查新报告一次通过率≥98%，学科服务科室覆盖率100%；（4）系统安全：全年重大安全事件0起，备份演练成功率100%；（5）科研支持：每百人发表论文数、IF≥5论文数年增幅≥8%。8.3奖惩措施超额完成：KPI每超1个百分点，部室绩效上浮1%，个人优先推荐职称评审；未达标：KPI每低1个百分点，部室绩效下调1%，连续两年末位启动“岗位调整或末位淘汰”。第九章培训与能力建设9.1年度培训计划采用“543”模型：每年50学时线上、40学时线下、3天封闭式集训；培训内容涵盖“医学信息检索、数据管理、知识产权、隐私合规、系统运维、用户研究、服务设计、危机沟通”。9.2新员工上岗须完成“72小时岗前集训+1对1导师制+3个月试用期考核”，考核包括“闭卷测试+实操演练+读者模拟投诉”，合格率<90%延长试用期或终止合同。9.3继续教育资助鼓励员工报考“医学信息学、图书情报、公共卫生”硕博，医院报销70%学费，毕业后须服务≥5年，提前离职按“剩余年限×20%学费”缴纳违约金。第十章应急预案与灾难恢复10.1场景分类A级：火灾、水灾、地震、网络攻击、勒索病毒；B级：服务器硬件故障、数据库误删、空调故障；C级：单册图书霉变、个别读者信息泄露。10.2应急响应（1）任何员工发现异常，3分钟内电话通知“应急指挥长”（馆长），同时登陆OA填写《安全事件初报》，超时未报视为瞒报；（2）定级：指挥长10分钟内组织技术、质控、安保三方定级，A级事件30分钟内上报省卫健委；（3）处置：A级：启动“双活切换+异地容灾”，48小时内恢复核心服务；B级：本地恢复，RTO≤4小时；C级：责任部室24小时内完成整改；（4）总结：事件关闭后5个工作日内完成《根本原因分析（RCA）