财务制度费用报销制度

PAGE财务制度费用报销制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司费用报销流程，加强财务管理，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，保障公司正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及因工作需要临时聘用的人员。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销必须基于真实发生的经济业务，报销凭证应真实、合法、有效，能够准确反映业务内容和金额。2.合理性原则：费用报销应符合公司经营活动的需要，遵循合理性标准，杜绝不合理的开支。3.合规性原则：费用报销必须严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司相关规定，确保报销行为合法合规。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免因拖延导致凭证丢失或信息不准确，影响报销流程的顺利进行。二、费用报销的审批流程（一）报销申请1.员工在完成相关业务后，应及时收集整理报销凭证，并按照公司规定的格式填写费用报销单。报销单应清晰注明报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额、报销事由等信息。2.对于涉及多张发票或其他报销凭证的情况，应将凭证整齐粘贴在报销单背面，并在报销单上注明所附凭证的张数。（二）部门负责人审批1.报销人所在部门负责人应对报销事项的真实性、合理性进行审核。重点审查费用是否与业务相关、是否符合公司规定的开支标准、报销凭证是否齐全有效等。2.部门负责人如认为报销事项存在疑问或不符合规定，应及时与报销人沟通核实，并在报销单上签署明确的审批意见。如同意报销，应签字确认；如不同意报销，应注明理由。（三）财务审核1.财务部门收到报销单后，应进行严格的财务审核。审核内容包括报销凭证的合法性、合规性、准确性，费用是否符合公司财务制度和相关规定，报销金额的计算是否正确等。2.财务审核人员如发现报销凭证存在问题或费用不符合规定，应及时与报销人或部门负责人联系，要求其补充资料或作出解释。对于不符合报销规定的费用，财务审核人员有权拒绝报销，并在报销单上注明原因。（四）总经理审批1.根据公司规定，部分费用报销需经总经理审批。总经理应对报销事项进行全面审查，重点关注费用的必要性、合理性以及对公司整体财务状况的影响。2.总经理在审批报销单时，应签署明确的审批意见。如同意报销，应签字确认；如不同意报销，应详细说明理由。（五）报销支付1.经过上述审批流程后，如报销申请获得批准，财务部门应按照公司财务制度的规定及时办理报销支付手续。2.对于符合报销规定的费用，财务人员应在规定的时间内将款项支付给报销人。支付方式可根据公司实际情况选择现金支付、银行转账等方式。三、费用报销的分类及标准（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.报销标准交通费用：根据出差的实际情况，按照公司规定的交通工具等级标准报销。如乘坐飞机，应选择经济舱；乘坐火车，应选择硬座、硬卧等标准座位。特殊情况需乘坐软卧或飞机头等舱的，应提前经上级领导批准。住宿费用：根据出差目的地的不同，设定相应的住宿标准。一般地区按照[X]元/晚的标准报销，一线城市或经济发达地区按照[X]元/晚的标准报销。住宿费用应提供正规的发票，并注明住宿日期、房间数量、单价等信息。餐饮费用：按照出差自然（日历）天数计算，每人每天的餐饮补贴标准为[X]元。餐饮补贴已包含市内交通、通讯等杂费，不再另行报销相关费用。3.报销要求员工应在出差结束后及时填写差旅费报销单，并附上出差审批单、机票、车票、住宿发票等相关凭证。差旅费报销应按照实际发生的金额进行报销，如有超标情况，需经上级领导批准后方可报销。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品赠送、娱乐等费用。2.报销标准业务招待费应严格控制在合理范围内，原则上不得超过当年销售（营业）收入的[X]%。宴请费用应提供详细的菜单清单，并注明宴请时间、地点、参与人员等信息。礼品赠送应提供购买发票，并注明礼品名称、数量、金额等信息。业务招待费报销需提前填写业务招待费申请单，注明招待事由、预计金额等信息，经部门负责人、财务审核、总经理审批后方可报销。3.报销要求业务招待费报销凭证应真实、合法、有效，严禁虚构业务招待事项进行报销。对于超标准的业务招待费，需详细说明原因，并经总经理特批后方可报销。（三）办公用品及设备购置费用1.定义：办公用品及设备购置费用是指公司为满足日常办公需要而购置的文具、办公设备、电脑及周边设备等费用。2.报销标准办公用品应按照公司制定的采购标准进行购置，优先选择性价比高、质量可靠的产品。办公设备及电脑等固定资产的购置，应按照公司固定资产管理制度进行审批和采购。购置金额较大的设备，需进行市场调研和比价，确保采购价格合理。办公用品及设备购置费用报销时，应提供正规的发票，并注明购置物品的名称、数量、单价、金额等信息。对于固定资产，还需提供固定资产验收单。3.报销要求员工在购置办公用品及设备后，应及时办理入库手续，并填写入库单。报销时，应附上入库单及发票等相关凭证。对于已列入公司固定资产清单的设备，应按照固定资产折旧政策进行折旧处理，不得一次性全额报销。（四）通讯费用1.定义：通讯费用是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具而发生的费用。2.报销标准根据员工的工作岗位和业务需求，设定不同的通讯费用报销标准。一般员工每月的通讯补贴标准为[X]元，部门经理每月的通讯补贴标准为[X]元，副总经理及以上管理人员每月的通讯补贴标准为[X]元。员工如需报销超出补贴标准的通讯费用，应提供正规的发票，并注明通讯费用的发生时间、金额、用途等信息。经部门负责人审核、财务审核后，按照实际发生金额报销。3.报销要求通讯费用报销应与员工的工作业务相关，严禁将私人通讯费用混入公司报销。员工应按照公司规定的报销周期进行通讯费用报销，不得跨期报销。（五）会议费用1.定义：会议费用是指公司为组织召开各类会议而发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿、资料印刷等费用。2.报销标准会议费用应根据会议的规模、性质和实际需求进行合理安排，严格控制费用支出。场地租赁费用应提供租赁合同和发票，注明租赁时间、地点、面积、租金等信息。会议设备租赁费用应提供租赁清单和发票，注明设备名称、数量、租赁期限、租金等信息。会议餐饮和住宿费用应按照公司差旅费的相关标准执行，如有特殊情况需提高标准的，应提前经上级领导批准。资料印刷费用应提供印刷清单和发票，注明印刷内容、数量、单价、金额等信息。3.报销要求会议主办部门应提前填写会议费用预算申请表，经部门负责人、财务审核、总经理审批后，按照预算控制费用支出。会议结束后，主办部门应及时整理会议费用报销凭证，并填写费用报销单，附上会议通知、参会人员名单、费用预算申请表等相关资料，按照审批流程进行报销。四、费用报销凭证的要求（一）发票1.费用报销必须提供正规的发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与业务无关的发票。发票开具日期应在费用发生期间内，过期发票不得作为报销凭证。3.发票应保持票面整洁、清晰，不得有涂改、刮擦、挖补等痕迹。如有发票开具错误或其他问题，应及时与开票方联系更换发票。（二）其他凭证1.除发票外，部分费用报销还需提供其他相关凭证，如差旅费报销需提供出差审批单、机票、车票、住宿发票等；业务招待费报销需提供业务招待费申请单、菜单清单、礼品购买发票等；办公用品及设备购置费用报销需提供入库单、固定资产验收单等。2.其他凭证应真实、合法、有效，能够证明费用发生的真实性和合理性。凭证内容应完整、准确，与发票等其他报销凭证相互印证。（三）报销凭证的粘贴1.员工应将报销凭证整齐粘贴在费用报销单背面，粘贴时应注意凭证的顺序和方向，确保凭证内容清晰可见。2.对于多张发票或其他凭证，应按照类别和金额大小进行排列，先大后小，从上到下依次粘贴。凭证之间应保持适当的间距，避免相互重叠或遮挡。五、费用报销的时间规定（一）日常费用报销1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写费用报销单，并提交相关审批。如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向部门负责人说明原因，并在情况解决后尽快办理报销手续。2.部门负责人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批，如遇出差、外出等情况无法及时审批的，应在返回后及时审批。3.财务审核人员应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核工作，对于审核通过的报销单，应及时提交总经理审批。4.总经理应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批，如遇重大事项或需要进一步核实情况的，审批时间可适当延长，但最长不得超过[X]个工作日。（二）差旅费报销1.员工出差结束后，应在返回公司后的[X]个工作日内填写差旅费报销单，并提交相关审批。2.差旅费报销的审批流程与日常费用报销相同，各环节审批时间按照上述规定执行。（三）其他费用报销对于其他特殊费用的报销，如会议费用、大额设备购置费用等，应根据费用的性质和实际情况，在费用发生前或发生过程中按照公司规定的流程进行申请和审批。报销时，应在费用结算后的[X]个工作日内完成报销手续，审批时间按照日常费用报销的规定执行。六、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。如有未尽事宜或在执行过程中遇到问题，由财务部门根据公司实际情况进行补充和完善，并报